干部學(xué)習(xí)課件：機(jī)關(guān)公文寫作與處理

國家機(jī)關(guān)公文寫作與處理
趙國俊
中國人民大學(xué)教授、博士生導(dǎo)師

前言
這堂課要講的內(nèi)容，主要是國家機(jī)關(guān)公文寫作與處理。大家非常清楚，公文是我們國家機(jī)關(guān)工作人員，在日常工作當(dāng)中使用頻率非常高的一個(gè)管理工具。有效地掌握相關(guān)的知識(shí)，養(yǎng)成我們公文寫作方面的能力，對于我們每一個(gè)國家機(jī)關(guān)工作人員來說，是一個(gè)非常重要的事情，今天，我們就用大約三個(gè)小時(shí)的時(shí)間，來向大家介紹一下，有關(guān)公文寫作、處理方面的一些基本的知識(shí)、基本的要求和公文處理的一般的過程，我要講的主要是兩個(gè)問題。
一、機(jī)關(guān)公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
第一講，我們要講的是：機(jī)關(guān)公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)關(guān)公文的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，這一講當(dāng)中我們主要講的基本內(nèi)容，就是我們匯總了我們國家黨政軍領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對公文質(zhì)量的一個(gè)總體要求，我把這個(gè)總體要求做了一個(gè)概括，一共有十點(diǎn)。我這一講主要是講這十點(diǎn)，每一點(diǎn)是兩個(gè)字，一共是二十個(gè)字。我這一講就將二十個(gè)字。
我們大家知道，公文的質(zhì)量在一定意義上，就是我們機(jī)關(guān)處理工作事物的質(zhì)量，事物的質(zhì)量應(yīng)該說是機(jī)關(guān)工作的生命，所以我們應(yīng)該了解公文的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求，并且掌握相關(guān)的規(guī)范性要求、掌握相關(guān)的一些方法和技巧，我這一講主要就是涉及這樣一些基本的內(nèi)容，好，我們開始入正題，剛剛我講了，我把公文的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)做了一個(gè)概括，我們要講二十個(gè)字，一共十點(diǎn)。
1. 合“法”
第一點(diǎn)，是這樣兩個(gè)字：合法。我把 “法”加了個(gè)引號(hào)，就是說我這里所說的 “法”并不是一般意義上的法律、法規(guī)、法令，比這個(gè)范圍要寬，實(shí)際上，這個(gè)“法”的概念，就是包括國家的法律、法規(guī)、黨的各種方針政策還有上級(jí)的指示和相關(guān)的規(guī)定，或者換一句話說，我在這所說的法，就是效力等級(jí)比你高的公文，都在我這個(gè)法的范圍之內(nèi)。那么我們這兩個(gè)字的內(nèi)涵，就是要求大家在寫公文、處理公文的過程當(dāng)中，要保證公文的內(nèi)容、形式、程序手續(xù)，這三個(gè)方面都要合法，都要合乎法律、法規(guī)、法令、黨的方針政策，合乎上級(jí)的指示和有關(guān)的規(guī)定。為什么我們把合法。作為第一位的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求？，因?yàn)榇蠹曳浅Ｇ宄�，制發(fā)公文的行為本身，就是一個(gè)法律行為。我們之所以需要制發(fā)公文，主要的是要達(dá)成我們的一個(gè)特定的管理的目的，管理的目標(biāo)，這個(gè)目的、目標(biāo)，就是要追求實(shí)際的結(jié)果，就是要使公文能夠具備這樣一種影響。這種影響，我們叫它“執(zhí)行效用”。
執(zhí)行效用，也就是說我們發(fā)文件的目的就是為了讓公文產(chǎn)生執(zhí)行效用，這種執(zhí)行效用就是公文對對方工作行為的強(qiáng)制性的影響，就叫執(zhí)行效用。就是說我們制發(fā)公文的目的就是要追求這樣一種影響，也就是要強(qiáng)制的影響對方的工作行為。那好，公文是一個(gè)管理的工具，好的工具一定能夠有助于達(dá)成我們管理的目的、管理目標(biāo)。好的公文必須具備這樣一種影響，也就是要具備對對方工作行為的強(qiáng)制性的影響，強(qiáng)制性的一種約束力，我們在寫公文的過程當(dāng)中為了保證我們的公文是有效的，是有用的，是優(yōu)質(zhì)的，就必須注意到這樣一點(diǎn)，要使你的公文具備執(zhí)行效用具備對對方工作行為的強(qiáng)制性的影響，你自身必須合法。因?yàn)槲覀兇蠹抑溃◤膩聿粏畏矫姹Ｗo(hù)任何事物，只有你的內(nèi)容、形式和相關(guān)的程序手續(xù)符合法律規(guī)范，法律才會(huì)保護(hù)你，否則得話可能不僅不保護(hù)，可能還是制裁的對象，那么為了保證我們公文的有效，我們必須堅(jiān)持合法，必須堅(jiān)持合法，只有如此，我們的公文才能真正的具備我們所預(yù)計(jì)的那種影響力，能夠達(dá)成我們的工作目標(biāo)，工作目的。
（1）內(nèi)容的合法性
在我們講到的三個(gè)方面當(dāng)中無論從內(nèi)容到形式還是程序手續(xù)都必須符合相關(guān)的規(guī)范、相關(guān)的要求，在這里我們特別首先強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的合法性。，內(nèi)容的合法性是公文有效性的一個(gè)重要的前提條件，如果我們的公文內(nèi)容不合法，和法律法規(guī)、規(guī)章、上級(jí)的指示，相關(guān)的規(guī)定抵觸，那就意味著你的文件沒有法律效力，不受法律的保護(hù)，我們在這方面首先要引起足夠的注意。但是在實(shí)際上在我們機(jī)關(guān)處理公文的過程當(dāng)中，在內(nèi)容上出現(xiàn)違法違紀(jì)的現(xiàn)象不是個(gè)別的，具有一定的普遍性。
比如說，大家來看下面的例子，如果我們對《憲法》的相關(guān)的規(guī)則有了解，就非常地清楚，這個(gè)文件不用看內(nèi)容，這個(gè)文件的標(biāo)題就告訴了我們，這個(gè)文件是違法的，因?yàn)橹腥A人民共和國憲法當(dāng)中沒有民族自治鄉(xiāng)的建制，只有民族鄉(xiāng)，而沒有民族自治鄉(xiāng)，民族鄉(xiāng)和民族自治鄉(xiāng)是截
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心的、共同涉權(quán)的問題如果需要對下行文的時(shí)候，必須經(jīng)過協(xié)商一致以后再對下行文，如果雙方不能取得一致，必須經(jīng)過上級(jí)機(jī)關(guān)仲裁以后再下行文，不允許各自分別按照自己的意見對下行文，這條具體的程序規(guī)則主要是為了維護(hù)我們政令的一致性，政令的有效性。但如果不遵循這樣的一個(gè)規(guī)則就非常容易削弱我們整體的行政效能，影響到工作的有效性，特別是會(huì)使我們很多的行政相對人拿到政府機(jī)關(guān)相互對立的規(guī)則，造成無所適從，給我們的社會(huì)管理增大成本，增加損失。比如說，我們在大屏幕上舉的這樣一個(gè)例子，某一個(gè)省它的商務(wù)局和省的技術(shù)監(jiān)督局就雙方權(quán)限范圍之內(nèi)的政策的問題經(jīng)過多次協(xié)商，達(dá)不成一致的意見，一個(gè)月以后，他們各自就這方面的政策方面的規(guī)定分別向自己的下屬單位行文，強(qiáng)制下屬單位執(zhí)行自己的意見，這種做法就是典型的涉權(quán)不商。
而我們的規(guī)則是涉權(quán)必商，通過涉權(quán)來協(xié)商，維護(hù)我們整體的行政效能，維護(hù)我們組織規(guī)則的有效性，所以希望大家在處理公文的過程當(dāng)中，要有強(qiáng)烈的程序意識(shí)，要自覺遵循相關(guān)的程序規(guī)則，這樣，既使我們的公文質(zhì)量得到維護(hù)的同時(shí)，又維護(hù)了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利，也維護(hù)了我們具體工作人員的利益，避免去承擔(dān)本來不應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，這就是我們講的第一個(gè)方面，叫合法。
2. 求實(shí)
第二點(diǎn)還是兩個(gè)字叫“求實(shí)”，求實(shí)就是實(shí)事求是的原則，在我們公文過程中的一個(gè)具體的體現(xiàn)，一個(gè)具體的要求，這兩個(gè)字的內(nèi)涵包括這樣的幾句話。
（1）內(nèi)容從實(shí)際出發(fā)
首先，要求我們公文的內(nèi)容要從實(shí)際出發(fā)，要有切實(shí)的客觀針對性，要有利于解決實(shí)際問題。實(shí)際上這里面包含三個(gè)“實(shí)”，這三個(gè)“實(shí)”總體的精神就是要求我們要克服文牘主義，特別是要禁絕一紙空文，也就是古人所說的“具文”，沒有任何實(shí)際價(jià)值，對實(shí)際工作沒有任何推動(dòng)的公文當(dāng)然是質(zhì)量最差的公文。因?yàn)槲覀兊墓木褪且鉀Q實(shí)際問題的，如果它對解決實(shí)際問題沒有幫助，沒有注意就沒有存在的價(jià)值，它就絕對不是好公文。但在這方面我們有一部分公文或多或少的、或輕或重的存在類似問題。
比如說有些主管防火的部門，北京一到入冬的時(shí)候氣侯很干燥，他們可能就把去年的防火的通知拷貝一份，忘了今年是2005年了，把2004年的文件就再發(fā)一遍。至于說下級(jí)單位當(dāng)中有哪些新的火災(zāi)隱患，下級(jí)單位有沒有相關(guān)的財(cái)力、能力購置你所要求它購置的防火器材，相關(guān)的人員隊(duì)伍有沒有條件做完整的配備這一系列的問題都不去做任何調(diào)查研究，就匆匆忙忙地發(fā)出這樣一紙公文。這種公文當(dāng)然對我們實(shí)際工作的有效通過的有效性非常非常有限，甚至有可能造成我們工作失誤的根源。所以這個(gè)“實(shí)”首先要從實(shí)際出發(fā)，有客觀針對性，要有助于解決實(shí)際問題，這是“求實(shí)”當(dāng)中的第一個(gè)方面的要求。
（2）忠實(shí)地反映情況和問題
第二個(gè)方面的要求，也就是第二個(gè)“實(shí)”，也就要求我們忠實(shí)地反映情況和問題，不做任何的夸大、縮小和虛構(gòu)。因?yàn)槲覀兇蠹抑�，公文是一個(gè)機(jī)關(guān)鄭重意志的表示，它對這種表示承擔(dān)法律責(zé)任，同時(shí)收受公文的這一方要受你的公文內(nèi)容的強(qiáng)制的影響。我們?nèi)绻诠漠?dāng)中有夸大、有縮小、有虛構(gòu)，也就是說不能真切地、忠實(shí)地反映情況和問題，就非常可能讓別人以假當(dāng)真，給上級(jí)機(jī)關(guān)的政策制定帶來嚴(yán)重的損害，給下級(jí)執(zhí)行這些政策，執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定帶來一系列的困難、障礙和問題。所以我們要有非常強(qiáng)的意識(shí)，在我們的公文當(dāng)中一定要忠實(shí)地反映情況和問題，不能做任何的虛構(gòu)、夸大和縮小，因?yàn)檫@些東西都是非常非常有害的，我們對公文的內(nèi)容，對對方工作的影響是直接的、是強(qiáng)制的，任何疏漏、任何虛假帶來的危害都是巨大的。所以我們應(yīng)該引起足夠的注意，特別是我們應(yīng)該注意到在公文當(dāng)中有些失實(shí)它所造成的法律后果幾乎是無法彌補(bǔ)的。
比如我們舉一個(gè)離我們行政機(jī)關(guān)稍微遠(yuǎn)一點(diǎn)，但是實(shí)際上很典型的一個(gè)案例。有一個(gè)法院，它在審理一個(gè)案件的過程中，就出現(xiàn)過這樣一個(gè)失誤，本來這個(gè)案件審理得非常好，很清楚，但是到最后，在法庭上念判決書的時(shí)候，被告的辯護(hù)律師三次舉手要求審判長終止判決。他的理由是什么？他就從聽眾席里請了幾位，讓這幾位見證被告有幾只手，也請當(dāng)庭的審判人員見證被告有幾只手，最后請審判長念判決書的第三頁倒數(shù)第八行，就是我們大屏幕上演示的這句話：“被告用兩只手掐著被害人的脖子，同時(shí)用另外一只手猛擊被害人的太陽穴致死�！边@就是一個(gè)嚴(yán)重的失實(shí)，如果被告沒有第三只手就做不了這個(gè)案子。你根據(jù)這樣一個(gè)事實(shí)要執(zhí)行死刑，那當(dāng)然就是草菅人命，這就是錯(cuò)案，最后的結(jié)果這個(gè)案件被列入當(dāng)?shù)氐牡谝惶?hào)錯(cuò)案，相關(guān)的責(zé)任人受到處分。
那就是說這種失實(shí)的表述在很多時(shí)候，它也會(huì)受到法律的保護(hù)，它的這種影響對你來說就是負(fù)面影響，當(dāng)然這是你絕對不需要的，不追求的，但是在法律面前人人平等，在法律面前任何人做出的承諾，做出的表示都要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，當(dāng)然這個(gè)結(jié)果絕對不是法庭，絕對不是執(zhí)法過程中執(zhí)法這一方所預(yù)計(jì)的，所期望的。
（3）判斷要合乎實(shí)際
這是一個(gè)實(shí)，再一個(gè)求實(shí)的內(nèi)涵是“判斷要合乎實(shí)際”。在公文當(dāng)中我們可能會(huì)直接對一個(gè)事物的性質(zhì)、狀態(tài)做出直接的判斷，有的時(shí)候我們不需要做直接的判斷，而我們提出的方法、措施就是基于這種判斷做出的，所以在公文當(dāng)中都是要對相關(guān)的事物的性質(zhì)和狀態(tài)進(jìn)行判斷，當(dāng)我們在進(jìn)行判斷的時(shí)候，要注意體現(xiàn)這樣一種精神，一定要合乎實(shí)際，如果不合乎實(shí)際，憑著我們主觀的想象去臆想、去臆斷就會(huì)給工作帶來嚴(yán)重的失誤，嚴(yán)重的損失。在這方面特別要引起我們的注意。
有些機(jī)關(guān)之所以辛辛苦苦制發(fā)了一個(gè)公文，本來是影響力很大的公文，但是最后被上級(jí)機(jī)關(guān)明令撤銷。大家知道公文被撤銷就是《公文處理辦法》當(dāng)中所寫的這句話：“公文被撤銷視作自始不產(chǎn)生效力”。如果公文因?yàn)楦鞣N各樣錯(cuò)漏被上級(jí)機(jī)關(guān)撤銷就意味著這份文件從制發(fā)的那天開始它就沒有法律效力，就不是正式公文，依據(jù)這份公文實(shí)施的所有行為都不是合法行為，都不受法律保護(hù)。相反有可能你會(huì)因此付出這樣的代價(jià)，要承認(rèn)你的行為無效性并且承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)的、法律的、行政的責(zé)任。
舉個(gè)例子說，如果依據(jù)你一份公文做出這樣一個(gè)規(guī)則，要實(shí)施行政處罰，比如說要對相對人實(shí)施罰款，這個(gè)文件我是十年前發(fā)的，已經(jīng)對行政相關(guān)人實(shí)施這種罰款，累計(jì)數(shù)額假定已經(jīng)有30億了，如果文件被撤銷，這30億都視作無效罰款，就是不該罰沒的款項(xiàng)，這個(gè)罰款的行為本身是無效的。甚至按照國家《賠償法》相關(guān)規(guī)則不僅要清償這30億，甚至可能還會(huì)要根據(jù)《賠償法》規(guī)定和有關(guān)規(guī)則還要再補(bǔ)充賠償相關(guān)的損失。所以公文被撤銷是一個(gè)非常嚴(yán)厲的處置，如果我們的判斷不合實(shí)際，沒有客觀的根據(jù)，是一種主觀的臆想、臆斷，它最終的結(jié)果就是這樣的一種結(jié)果，你的文件不僅沒有效力，而且會(huì)被撤銷，會(huì)給你帶來一系列的問題，一系列的麻煩。就是判斷要合乎實(shí)際。
（4）解決問題的方法要切實(shí)可行
最后一個(gè)“實(shí)”就是解決問題的方法措施要切實(shí)可行，要具有可操作性。因?yàn)槲覀兇蠹抑拦恼w上沒有欣賞的價(jià)值，人們制發(fā)公文主要不是供欣賞，是為了解決實(shí)際問題，是為了能夠克服存在的困難和障礙，有效地去實(shí)施相應(yīng)的一些管理行為、工作行為。那么我們在公文中都是要直接地或者是間接地涉及解決問題的方法和措施，那么為了保證我們公文有效，我們必須要堅(jiān)持這些方法、措施的可行性，讓我們的公文不僅可以看，可以讀，更重要的是可以去做，這樣來實(shí)現(xiàn)公文的價(jià)值。
我們在實(shí)際工作中特別要這在方面要注意，而我們在相關(guān)的一些具體單位的工作實(shí)踐當(dāng)中，這方面還是存在一些問題。也就是說有一些文件、有一些公文它自身只能讀，不能操作，沒有實(shí)際的操作的意義。比如說有一些機(jī)關(guān)在制發(fā)規(guī)范性文件的時(shí)候引用這樣的字眼“原則上如何如何”，“一般如何如何”。如果我們寫的是一個(gè)指導(dǎo)性的文件，就是給自己的下級(jí)指引一個(gè)方向，提供一個(gè)方法的選擇的時(shí)候，為了避免一刀切，我們可以說“原則上”、可以說“一般如何如何”。在規(guī)范性文件上應(yīng)該確定無疑，不該用這種“原則上”、“一般”這樣字眼來修飾我們的規(guī)則，否則這個(gè)文件就不會(huì)被實(shí)施，政策就不會(huì)有真正的操作的意義。只要我們制發(fā)文件的目的就無法達(dá)成，所以要應(yīng)該堅(jiān)持方法措施的切實(shí)可行性。
為保證這些措施可行，就應(yīng)該注意，這些措施應(yīng)該是合法的、合情理的，能夠做得起來的，而且有資源保證，能夠做得成的。
像這樣一個(gè)例子在我們工作中就應(yīng)該禁絕，就應(yīng)該避免。有一個(gè)單位本來是一個(gè)行政機(jī)關(guān)，做了改制之后變成了一個(gè)行政性的公司，為了能夠按照新的機(jī)構(gòu)性質(zhì)的財(cái)務(wù)制度來運(yùn)行，對相關(guān)的部門提一些要求，請對方盡快和它清理舊賬，給一個(gè)時(shí)間的限制，一個(gè)建議的時(shí)間限制還是合理的，還是可以的。但是不能寫成現(xiàn)在的這種寫法：“凡與本司有未了經(jīng)濟(jì)事宜的單位務(wù)必于某年某月之前來本公司辦理，逾期概不負(fù)責(zé)補(bǔ)辦”，我們大家知道這句話不合情、不合理、也不合法。因?yàn)榻?jīng)濟(jì)事宜不能單方面說廢除就廢除，單方面說不再辦理就不再辦理，這是為法律所不允許的，為經(jīng)濟(jì)交往的一般規(guī)則所不允許的，也為我們的常情常理所不允許的。這個(gè)措施它實(shí)際的效果非常非常的差，不僅沒有達(dá)到它的目標(biāo)，還給它帶來的一系列的問題，甚至損害了這個(gè)單位的聲譽(yù)。這是第二點(diǎn)，要求實(shí)。
3. 合體
第三點(diǎn)還是兩個(gè)字，就是要“合體”�！昂象w”主要是兩個(gè)方面的意思。
第一層意思就是我們所說的“合體”就是文體要正確，也就是說要符合公文的特定樣式，因?yàn)闃邮绞菄矣幸?guī)范的，我們就要符合規(guī)范，使你的公文是公文，像公文，別人拿過來之后就認(rèn)為是公文，它就能夠發(fā)揮公文的作用。第二的意思就是，“合體”指的是語言的表達(dá)、詞語的運(yùn)用要得體，要符合特定的場景、特定對象的特定需要。
我們首先講第一的方面就是文體要正確。文體指的是文章的樣式，我們做公文，特別是今天我們在做公文，絕大多數(shù)還是在寫文章，那它就要有一個(gè)文章的樣式的歸屬，公文到底是什么樣式的文章？它有哪些特殊的講究？在中華人民共和國政務(wù)院1951年的時(shí)候頒發(fā)的《公文處理暫行辦法》當(dāng)中，對中國行政機(jī)關(guān)公文的文體做了一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范性的要求。這個(gè)要求當(dāng)中的實(shí)際含義就是我在大屏幕當(dāng)中概括的這一句話，它的意思就是說要求你以語體文為原則，寫成一種特殊的應(yīng)用文。這種應(yīng)用文兼有議論文、說明文、記敘文的一般特點(diǎn)，我們大家知道，我們現(xiàn)在日常生活當(dāng)中特別在交際中所使用的各種各樣的文體，各種各樣的文章都有特定的文體的歸屬，這種文體基本上都不是用國家法律的形式來確立的，只有公文這種特殊的應(yīng)用文被國家用行政法規(guī)的形式予以規(guī)范。要求你必須寫成這樣一種范式，按照這樣一種范式的結(jié)構(gòu)，就要寫成應(yīng)用文，符號(hào)體系必須用現(xiàn)代漢語的書面形式，白話文、語體文就是現(xiàn)在漢語的書面形式，一定要用現(xiàn)代漢語的書面形式來寫你的公文，而要寫成一種特殊的應(yīng)用文，因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系我們不能再做具體的解釋。我想大家更關(guān)注的是這種文體到底對我們有哪些方面的要求。
那好我們就來介紹一下公文這種特殊的應(yīng)用文到底對我們在寫作過程中有哪些要求，我們怎樣做才能寫成國家要求的這種樣式，符合特定的規(guī)范性的要求。
首先，就是文體要求我們要直接表意，不渲染，不用曲筆。公文它所表示的意思就在字面上，我們不需要?jiǎng)e人去猜，也不允許別人去猜，字面上表達(dá)的意思就是我們要表達(dá)的意思。它所使用的表達(dá)手法主要是直接表意的手法，不允許你去渲染。比如說對環(huán)境、對氣氛做一些渲染，做一些烘托，在一般的文章中可以，在公文上是不允許的，沒有效用，它會(huì)給對方帶來誤解，給對方帶來認(rèn)識(shí)上的模糊，這是公文所不需要的，特別注意不要用曲筆，也就是那種間接的表達(dá)手法，在公文當(dāng)中都是排斥的。
在我們平時(shí)從小學(xué)、中學(xué)到大學(xué)，在寫作課當(dāng)中老師講的有一些寫文章的要求，一些講究可能在公文上就已經(jīng)不適用了。我們可能在講寫作文的老師，在小學(xué)、中學(xué)、大學(xué)都會(huì)講我們的結(jié)尾一定要注意言止意不盡。話說完了，意思不能完，要追求給對方有一個(gè)廣闊的、豐富的聯(lián)想，追求那種余音繞梁，三日未絕的效果。這是在文藝題材的文章或者我們熟悉的那種所謂記敘文的寫作上是可以用這種結(jié)尾的，在公文上不能用，公文上必須言止意盡，直接表意，話說完了什么意思都沒有了。如果我要再有別的意思，我再寫另外一篇公文，在這里不做暗示，不給你一個(gè)不受控的聯(lián)想的范圍，比如說我剛剛說到的結(jié)尾，有些人在寫報(bào)告的時(shí)候可能喜歡于用這種所謂的發(fā)人深思，追求那種余音繞梁三日未絕的效果。
我就見過這樣的公文，寫一個(gè)調(diào)查報(bào)告，就是一個(gè)詐騙案件的調(diào)查報(bào)告，這個(gè)報(bào)告應(yīng)該說本來寫得很好，但是最后結(jié)尾的時(shí)候加了這樣一句話：“在群眾當(dāng)中還有一些比我們反映更強(qiáng)烈的意見在此不詳談了”。文件本身就是機(jī)關(guān)派一個(gè)部分負(fù)責(zé)人到那邊去查處一個(gè)案件，把事實(shí)弄清楚，把它的性質(zhì)搞準(zhǔn)確，提出一個(gè)給他處分的辦法，是報(bào)告的功能，報(bào)告必有的內(nèi)容，如果你用這樣的結(jié)尾就動(dòng)搖了領(lǐng)導(dǎo)的決心，你的意思可能是很明確的，就是說這個(gè)人實(shí)際上做的壞事比我們反映的可能要嚴(yán)重，但你為什么不把真切的情況寫出來？你這樣寫的結(jié)果可能就是讓領(lǐng)導(dǎo)無法下決心，只能再派第二個(gè)的調(diào)查組去把這個(gè)事情的真相原原本本、完完整整地搞清楚，再給他一個(gè)貼切的、實(shí)際的處分。當(dāng)然這就不是我們公文所需要的，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)派你去，讓你做調(diào)查，寫這樣一個(gè)報(bào)告就是為了達(dá)成這樣一個(gè)目的，直接地認(rèn)清事實(shí)，搞準(zhǔn)了情況，界定清楚性質(zhì)，然后給他一個(gè)貼切的、切合實(shí)際的處分。而這種公文、這種追求言止意不盡的公文結(jié)果就事與愿違。它會(huì)給我們帶來困惑，帶來認(rèn)識(shí)上的不確定性，但這也不是公文的功能。這是一個(gè)方面要求直接表意。
第二個(gè)方面就是在公文中要表達(dá)那些對于解決你的實(shí)際問題，處置相關(guān)的事物有直接應(yīng)用價(jià)值的事情和道理。不是所有的事情，所有的道理都可以寫在公文上。為了保證公文的有效性，為了保證這種文體的規(guī)范，我們要求在講事情，講道理的時(shí)候，要考慮到它和你要解決問題的直接相關(guān)性，因?yàn)槿f物皆有聯(lián)系，我們所要考察的主要是那些直接的聯(lián)系，有直接應(yīng)用價(jià)值的事情和道理，而不能離題萬里，不能大海茫茫，把一些很空泛的道理，很一般的、不具有普遍性的、一般的事物通通都寫到公文中來，這樣的結(jié)果一個(gè)是使我們的公文不簡明，再一個(gè)就是這種寫法和文體規(guī)范嚴(yán)重不合，它會(huì)干擾上級(jí)的決心，讓上級(jí)不明所以，讓你自己的下屬不明所以，所以應(yīng)該注意堅(jiān)持我們在講事情、講道理的時(shí)候要注意它的直接的應(yīng)用價(jià)值、直接的有效性。
再有，這種文體要求我們不虛構(gòu)、不夸張，追求本質(zhì)到細(xì)節(jié)的全面真實(shí)。我們大家都清楚，寫任何文章都應(yīng)該堅(jiān)持真實(shí)，要真切地反映客觀的情況、客觀的面貌。當(dāng)然我們大家都知道，文藝題材的文章它的真實(shí)性的講究主要是本質(zhì)上的真實(shí)，而細(xì)節(jié)上恰恰不能和客觀實(shí)際嚴(yán)絲合縫。如果是這樣，文藝題材的文章的有效性，它的表達(dá)的效果，它的效用就會(huì)受到削弱。
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