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秘書隨從事務(wù)的工作程序

發(fā)表時間:2006/1/27 10:24:12

隨從事務(wù)的類型很多,諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù),往往內(nèi)容不同,時間有短長,但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例,其工作程序大致可分為三個階段:
 、睖(zhǔn)備階段
  當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后,秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作,包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。
  ()思想準(zhǔn)備。秘書要了解商務(wù)出訪的意圖、目的;
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秘書要攜帶:辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。
 、渤鲈L階段
 。ǎ┳龊媒M織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場,召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動,隨從秘書都要做好記錄,以便事后分析、研究。
  秘書看到、聽到的情況要及時、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報
  ()主動提出建議。在出訪階段,隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。
 。ǎ┘皶r同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間,秘書要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè),使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息,使外出領(lǐng)導(dǎo)及時了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示,以及原企業(yè)的工作動向,保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通,以利實施不間斷的指揮。
 。ǎ┨幚砗萌粘J聞(wù)。隨從秘書要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點(diǎn)等方面的矛盾,要主動協(xié)調(diào),盡量做好事半功倍,提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。
  ⒊結(jié)束階段
  隨從秘書要做好出訪活動的善后工作,這個階段主要有:
 。ǎ┳龊梅党贪才。聯(lián)系安排好返程的交通工具,預(yù)定好車、船、機(jī)票,安排好途中食宿,確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。
  ()整理調(diào)查資料;仄髽I(yè)后,要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條,提出改進(jìn)工作、解決問題的建議。
  ()抓緊有關(guān)問題的落實。在出訪時,領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事,回企業(yè)后秘書要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實,做到言而有信,件件有著落,事事 ……(未完,全文共1352字,當(dāng)前僅顯示860字,請閱讀下面提示信息。收藏《秘書隨從事務(wù)的工作程序》
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