行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析

*行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析
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　　**《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》）對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實(shí)際工作中，仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
　　*公文格式組成部分中常見(jiàn)的問(wèn)題
　　*眉首部分
　　*發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)應(yīng)小于黃委，各市河務(wù)（管理）局應(yīng)小于省局。但有的單位字號(hào)比黃委、省局都大，略小于國(guó)務(wù)院發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)，應(yīng)予以糾正。
　　*發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列，左空一字，但這一點(diǎn)往往被忽略，左空不是多就是少；括年份應(yīng)使用六角括號(hào)“〔〕”而經(jīng)常用方括號(hào)“”，如“某黃辦號(hào)”；便函的發(fā)文字號(hào)置于武文線下行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)，可是有的將發(fā)文字號(hào)置于武文線上，有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒(méi)有右頂格到邊緣。
　　*簽發(fā)人。
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將“零”寫(xiě)作“”，如“二三年二月一日”，正確的寫(xiě)法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。
　　*印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見(jiàn)的問(wèn)題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等還有將印章蓋到成文日期以外。
　　*附注。公文如有需要說(shuō)明的事項(xiàng)要標(biāo)識(shí)附注如請(qǐng)示需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見(jiàn)的問(wèn)題是請(qǐng)示沒(méi)有標(biāo)識(shí)附注，或者是附注標(biāo)識(shí)的位置不規(guī)范。
　　*版記部分
　　*主題詞。常見(jiàn)的問(wèn)題是主題詞、詞目均用標(biāo)引，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識(shí)“主題詞”三字用，詞目用小標(biāo)號(hào)字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“（）”括起來(lái)的現(xiàn)象，《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“（）”括起。
　　*抄送機(jī)關(guān)。常見(jiàn)的問(wèn)題是有的公文還將“抄報(bào)”和“抄送”分開(kāi)，而不是統(tǒng)一為“抄送”；有的抄送機(jī)關(guān)較多回行時(shí)頂行，而不是與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；再有就是最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)經(jīng)常不標(biāo)句號(hào)。
　　*印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位公文經(jīng)常將二者左右頂格。
　　*公文組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則中常見(jiàn)的問(wèn)題
　　*排版裝訂。公文用紙應(yīng)采用國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)型，一般每個(gè)頁(yè)面排行，每行個(gè)字，雙面印刷，左側(cè)騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁(yè)面排版不整齊，行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)不一、左側(cè)明訂、壞訂、訂位不正等問(wèn)題。
　　*頁(yè)碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條號(hào)一字線，單頁(yè)碼居左空一字，雙頁(yè)碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁(yè)碼一律居中，還有的頁(yè)碼兩側(cè)沒(méi)有一字線。
　　*表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨(dú)表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經(jīng)常穿插一些表格。
　　*公文格式中常見(jiàn)的其他問(wèn)題
　　*數(shù)字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如表示數(shù)量、長(zhǎng)度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略法和具有修辭色彩語(yǔ)句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。
　　*名稱。公文中第一次出現(xiàn)人名、地名、組織機(jī)構(gòu)名均應(yīng)全稱，使用簡(jiǎn)稱必須是約定俗成的規(guī)范化簡(jiǎn)稱。為方便行文，如名稱較長(zhǎng)，可在第一次使用時(shí)說(shuō)明“以下簡(jiǎn)稱為****”，再次使用時(shí)用簡(jiǎn)稱。
　　*時(shí)間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時(shí)間概念，如“去年”、“前天”等，而應(yīng)寫(xiě)明具體的年、月、日。公文中如出現(xiàn)歷史朝代年號(hào)時(shí)，同時(shí)加注公歷年份。
　　*標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。有將間隔號(hào)“·”寫(xiě)為點(diǎn)號(hào)“”的，如“·洪水”寫(xiě)為“洪水”，“山東省志·黃河志”寫(xiě)為“山東省志黃河志”。還有的連接號(hào)使用不規(guī)范，如“年月日”，使用連接號(hào)，應(yīng)占一字的位置，并上下居中。
　　*規(guī)范公文格式，提高公文質(zhì)量的措施
　　*提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
　　*規(guī)范公文格式，防止格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，對(duì)于進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動(dòng)機(jī)關(guān)正常工作的開(kāi)展，有著十分重要的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員都要從這個(gè)高度去認(rèn)識(shí)規(guī)范公文格式的重要意義。各級(jí)要加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)分管，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守。
　　*加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)
　　*適應(yīng)新形勢(shì)下公文處理工作的 ……（未完，全文共2798字，當(dāng)前僅顯示1779字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《行政公文處理中常見(jiàn)的格式問(wèn)題分析》）