文書檔案整理的有關(guān)國(guó)家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案整理的有關(guān)國(guó)家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)

一、歸檔文件整理規(guī)則
（一）立卷改革的背景及《歸檔文件整理規(guī)則》編制的過(guò)程
1.立卷改革的背景
文件材料歸檔，既是文件處理工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起始點(diǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)一直沿用傳統(tǒng)的立卷方法。隨著社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)的立卷方法明顯暴露出繁瑣、復(fù)雜、效率低等弱點(diǎn)，影響檔案工作的發(fā)展，客觀上成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。檔案戰(zhàn)線的理論界和實(shí)際工作者在總結(jié)立卷工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)基礎(chǔ)上，逐步開(kāi)始嘗試立卷改革，從靈活運(yùn)用“六個(gè)特征”的角度，提出了多種改革方案，其大致可分為三種：
一是在“六個(gè)特征”的基礎(chǔ)上，引入其它因素結(jié)合組卷，如“四分四注意”，“三為主五分開(kāi)”等。二是組卷時(shí)突出強(qiáng)調(diào)文件某一特征，如“一事一卷”、“文號(hào)立卷法”等。三是分類組合法。這些方法，大多是在“六個(gè)特征”立卷法的基礎(chǔ)上，各有側(cè)重地進(jìn)行了完善和簡(jiǎn)化。
近年來(lái)，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革的全面實(shí)施，不可避免地對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作產(chǎn)生沖突，檔案人員緊缺與歸檔文件整理任務(wù)繁重之間的矛盾更為突出，各級(jí)機(jī)關(guān)檔案人員改革歸檔文件整理方法的呼聲日益高漲。探索新的改革思路，真正簡(jiǎn)化歸檔文件整理工作，已成為檔案工作者共同面臨的緊迫問(wèn)題。在這方面，部分省、市檔案行政管理部門和國(guó)家專業(yè)主管機(jī)關(guān)開(kāi)始嘗試與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，推行新的歸檔文件整理方法。一些省，如廣東、吉林、上海、山東、四川、深圳、河南等許多省先后進(jìn)行了試點(diǎn)，個(gè)別省市還在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上開(kāi)始在部分地區(qū)加以推廣。由于這項(xiàng)工作尚處于探索階段，沒(méi)有成功的經(jīng)驗(yàn)，各地做法不盡相同，因此歸檔文件整理工作陷入了某種程序的無(wú)須化狀態(tài)，這對(duì)將來(lái)進(jìn)行館際檔案信息交流等建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上的工作是很
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《規(guī)則》的制定，填補(bǔ)了我國(guó)檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作方面的空白，為新形勢(shì)下規(guī)范、高效地進(jìn)行歸檔文件整理工作提供了依據(jù)，對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
1.對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的意義
⑴緩解機(jī)關(guān)檔案工作壓力。
⑵節(jié)省機(jī)關(guān)的財(cái)力、物力。
⑶理順機(jī)關(guān)檔案工作職能。
⑷《規(guī)則》對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的其他改革奠定了基礎(chǔ)。
2.對(duì)檔案館工作的意義
⑴便于檔案館控制檔案進(jìn)館質(zhì)量。
⑵有利于檔案館向社會(huì)開(kāi)放檔案。
⑶緩解檔案館庫(kù)房壓力，強(qiáng)化檔案館基礎(chǔ)建設(shè)。提高檔案檢索的效率以及查準(zhǔn)率、查全率，更好地完成收集、保管、利用等職能。
3.對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的意義
⑴為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路。
⑵促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。
⑶為電子文件整理方法打下基礎(chǔ)。
二、文書案卷案卷格式
《文書案卷案卷格式》(以下簡(jiǎn)稱《格式》)（GB/T 9705-88），于1988年9月5日由國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局首次發(fā)布，1989年3月1日開(kāi)始實(shí)施�！陡袷健肥菄�(guó)家檔案局以檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)公布的，在長(zhǎng)期的檔案工作實(shí)踐中發(fā)揮了重要作用。為了適應(yīng)檔案工作發(fā)展的新形勢(shì)，國(guó)家檔案局在2008年對(duì)此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行第一次修訂，由中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布。
㈠《格式》發(fā)布的時(shí)代背景
我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的三個(gè)主要階段：
1.草創(chuàng)階段：1950年4月26日，中央辦公廳的《關(guān)于統(tǒng)一文件紙形與格式的規(guī)定》是建國(guó)后第一份檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件。
2.發(fā)展階段：1979年國(guó)家為加強(qiáng)我國(guó)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，專門頒布了《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》。
3.法制化建設(shè)階段：自從《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施后，全國(guó)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作逐步納入了法制化的軌道。
1987年8月，《檔案法》正式公布，并于1988年1月1日實(shí)施。
《檔案法》是我國(guó)法制建設(shè)取得的一項(xiàng)新成果，它的頒布實(shí)施對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。它是我國(guó)國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)頒布的關(guān)于檔案事業(yè)的第一部法律，是協(xié)調(diào)國(guó)家機(jī)關(guān)、集體單位和公民三者在檔案方面關(guān)系的法律準(zhǔn)繩。它的問(wèn)世，使檔案事業(yè)的建設(shè)有了法律依據(jù)和保障，改變了過(guò)去僅靠政策、行政措施等手段來(lái)推動(dòng)檔案事業(yè)的做法，標(biāo)志著檔案和檔案工作從此進(jìn)入了法制管理的軌道。同時(shí)，它又增強(qiáng)了全社會(huì)的檔案意識(shí)，保證了檔案財(cái)富的完整與安全，使檔案資源得到有效利用，更有利于為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
國(guó)家檔案局于1983年成立了全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組，與有關(guān)部門合作先后制定了《檔案著錄規(guī)則》和《文書檔案案卷格式》兩部文件，加強(qiáng)了對(duì)檔案事業(yè)的宏觀管理。
㈡文書檔案案卷格式發(fā)布的意義
《格式》，對(duì)案卷的卷皮格式，卷內(nèi)備考表格式及填寫方法、填寫要求等都作了詳細(xì)的規(guī)定，是目前檔案館(室)整理文書檔案的主要依據(jù)之一。
《格式》屬于檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理，以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案著錄規(guī)則》（GB/T 3792.5-85）、《格式》（GB/T 9705-88）等法規(guī)性文件的要求為基礎(chǔ)，涵蓋檔案的收集、整理、立卷、鑒定、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供利用、銷毀等項(xiàng)工作。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不僅包括檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制訂、實(shí)施等項(xiàng)工作內(nèi)容。還包括標(biāo)準(zhǔn)制訂前的調(diào)查研究工作，標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充、完善、修訂、廢除等項(xiàng)管理與維護(hù)工作；標(biāo)準(zhǔn)化體系的設(shè)計(jì)；標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項(xiàng)具體工作活動(dòng)。從中可以看出，《格式》的發(fā)布的確花了很大氣力，同樣也發(fā)揮了重要作用。
1.它是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)中非�；A(chǔ)，也是非常重要的一環(huán)，有利于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)。
2.通過(guò)實(shí)行簡(jiǎn)化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動(dòng)，節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高效率、獲得效益。
3.它能促使檔案管理活動(dòng)的最佳效果。
㈢標(biāo)準(zhǔn)的重新修訂
《格式》作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，隨著檔案工作的不斷發(fā)展，它也要不斷補(bǔ)充、完善。標(biāo)準(zhǔn)從制定距今已有20年了,為了讓它發(fā)揮更大的價(jià)值，2008年國(guó)家檔案局對(duì)《格式》進(jìn)行了修訂（已發(fā)布征求意見(jiàn)稿）。
1.修訂標(biāo)準(zhǔn)與GB/T 9705—88相比主要變化如下：
①標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1—2000進(jìn)行了修改；
②增加了目次和前言；
③修改了硬卷皮封面和封底尺寸、軟卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸。硬卷皮封面尺寸采用300mm*220mm(長(zhǎng)*寬)，封底尺寸佟封面尺寸。軟封面尺寸規(guī)格采用310mm*220mm(長(zhǎng)*寬)，封底尺寸297mm*210mm(長(zhǎng)*寬)。卷盒外形尺寸采用310mm*220mm(長(zhǎng)*寬)，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30、40或50mm的規(guī)格。目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(即長(zhǎng)*寬為297mm*210mm)；
④增加“歸檔號(hào)”為硬卷皮卷脊項(xiàng)目；
⑤調(diào)整檔號(hào)章項(xiàng)目，并增加檔號(hào)章的填寫要求。單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)上端空白處，歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)附錄I）；
⑥修訂標(biāo)準(zhǔn)的附錄A、附錄B、附錄C、附錄D、附錄E、附錄F、附錄G、附錄H、附錄I、附錄J是規(guī)范性附錄。
2.對(duì)于新的《格式》，要有正確的思想作指導(dǎo)，還需確立良好的_意識(shí)來(lái)保證其順利推行：
①堅(jiān)持全面、系統(tǒng)的指導(dǎo)思想。在某些情況下，應(yīng)當(dāng)注意一些檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的相互關(guān)系，使它們協(xié)調(diào)配合地得到貫徹執(zhí)行。
②檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要依靠有關(guān)方面的努力，才能順利實(shí)施。在實(shí)際工作中，應(yīng)十分注意提高人們的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)水平，確立良好的社會(huì)_意識(shí)。在實(shí)施過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)有關(guān)新、舊標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性的討論與研究工作，以研促建，不斷提高我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制訂水平。
三、歸檔制度
㈠歸檔范圍和保管期限
國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）已于2006年12月18日發(fā)布施行。《規(guī)定》共15條�！兑�(guī)定》從機(jī)關(guān)文件材料的歸檔原則（歸檔范圍、不歸檔范圍）、歸檔要求、保管期限的確定及編制審批等方面做出明確規(guī)定，還對(duì)不同類別和載體檔案的歸檔原則進(jìn)行了說(shuō)明�！兑�(guī)定》發(fā)布以來(lái)，全國(guó)各級(jí)檔案部門認(rèn)真學(xué) ……（未完，全文共13941字，當(dāng)前僅顯示3316字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《文書檔案整理的有關(guān)國(guó)家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)》）