用內控機制防范欺詐

千里之堤，潰于蟻穴，很多公司因為監(jiān)控不力，資產被內部的員工監(jiān)守自盜，造成不可估量的損失。而除了財務的損失外，這種事件的發(fā)生使得員工對于公司的信心和管理層的能力、誠信都產生懷疑和動搖，這種負面影響對公司的長遠發(fā)展都是不利的。
　　本文列舉了公司資產被盜竊的幾種常見途徑，以及如何制定相應的管理措施來防范這些漏洞被心懷不軌的員工利用。作者還特別強調，公司要制定能夠防范資產流失的內控機制并且加以悉心維護。畢竟，我們不能僅僅依靠人的道德自律，只有規(guī)范的制度才是強化員工道德和使公司的安全得到保障并運作良好的基石。
　　辦公室用品被夾在手提袋和公文包中大搖大擺地帶回家；開支報告中列有從未消費的餐費和小費；存貨無端地消失或者壓根就沒有被送出去；耐用物品、原材料以及包括計算機在內的大件物品，在下班以后或在周末被工人一起合謀搬回了家；
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查。這樣就使得會計部門成為公司內部控制計劃的關鍵部門。
　　內控計劃可能有不同形式，但都應含有以下基本內容：
　　計劃要將運營職責在各部門間相互分離，特別是那些直接控制資產的部門。比如，存貨控制應分成實物資產管理及其記錄管理，處理現金的部門則負責將現金流量記入總帳中。這一簡單的過程，不僅操作快捷、高效，而且能夠保護資產，也避免了對相關人員產生偷盜的誘惑。
　　員工應能勝任所負職責負責管理公司內控機制的人必須具備相應的能力，即使他沒有受過專門的管理培訓。而實際情況往往是：一些小公司把這一任務交給了本已負擔過重的主管。
　　所有交易記錄和資產監(jiān)管應分開管理。如果一位員工負責文件，而另一位負責簽署支票、記入貸方，或其它影響公司資產價值的事務。那么，對防范資產流失將是頗具成效的。
　　盜竊的幾種途徑
　　當為操作運營設定目標時，應付帳款是會計系統(tǒng)中最容易和最經常被鉆空子之處。即使沒有流動資產，聰明的貪污者也會注意到在資金流出最大的地方，總是有機可乘。
　　賣主為從未有的服務開具帳單，而內部人員則幫助其從公司獲得現金�；蛘�，他們更改發(fā)票，使應付款大于實際所欠金額，然后再與其外部同謀瓜分多付的部分。
　　還有一些騙術專門欺騙那些易輕信的公司。他們聲稱有定單，但那是決不可能運來的偽造的貨物定單，他們還要求為某個已離開公司的人所定的貨物付款。為了爭取效率，那些無知的、或糊涂的、好意的員工往往給這些不實的定單付款，外面的騙子則帶著公司寶貴的資產逃之夭夭。
　　合理的步驟是將付款職能分開。如果有一人負責支付的審查和批復，另一人負責開支票，那么出錯和盜用的機會就會減少。
　　一旦這一過程完成了，將所有應付帳款和總帳以及供應商明細帳對照起來，在已付發(fā)票上蓋上已付，將所有未用支票作廢。
　　任何一個應付帳款系統(tǒng)的優(yōu)點就在于其記錄跟蹤，要利用這一優(yōu)點，當然，也不要忘了說明各帳戶間的聯(lián)系。
　　將收入登記入帳是另一處可乘之機。就象處理應付帳款一樣，將付款和記帳職責分開非常關鍵。負責銷售的人員不應是將其計入總帳的人。如果你的公司還不是這樣做的話，那么就需要做一些改變。
　　定期核實應收帳款是否已收到以保持記錄的準確性。有時銀行對此也有所要求，特別是當應收帳款用作擔保時更是如此。給隨機挑選的客戶寄信要求確認欠款的數目是較為普遍的做法。
　　薄弱環(huán)節(jié)
　　存貨管理對盜竊行為來說尤為敏感。在夜間消失的公司物品和存貨不難計算，這使公司遭受損失并導致其它欺詐性問題的發(fā)生。
　　解決這一問題的方法非常簡單：小心做好各項記錄，最好按照會計功能作一個詳細的電子備份，仔細處理公司貨物。而使用帶有合適的相互制衡機制的永久性存貨管理系統(tǒng)，則有助于你嚴密監(jiān)視所有行為。
　　此外，無論是成品或原材料，在整個生命周期過程中是不斷變化的。有鑒于此，如果沒有某種操作文件，存貨不得轉移。這樣，不僅能跟蹤了解存貨狀況，而且有助于更好地管理存貨運轉，減少損失。
　　工資單是另一個薄弱之處。盜 ……（未完，全文共3199字，當前僅顯示1616字，請閱讀下面提示信息。收藏《用內控機制防范欺詐》）