會計軟件中設計反記賬功能探討

無論在手工會計系統(tǒng)還是在計算機會計系統(tǒng)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是計算機會計系統(tǒng)獨有的一個概念。會計軟件中要不要設反記賬功能，一直存在激烈的爭論。筆者認為，反記賬是計算機會計系統(tǒng)在處理經濟業(yè)務數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤時予以更正的理想方式，不過在設計時必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對其使用設置嚴格的限制條件。
　　一、反記賬的作用反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用。
　　大量的錯誤憑證被登記入賬。這種情況在計算機會計系統(tǒng)投入使用初期（尤其在試運行期間）非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能，則只能編制大量的錯賬更正憑證予以更正，從而導致賬簿中存在大量的冗余信息，影響會計信息的使用。從審計的角度來看，當審計人員查到一筆又一筆的錯賬時，這些錯賬也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，但仍會使審計人員對錯誤產生
……（新文秘網(wǎng)http://120pk.cn省略642字，正式會員可完整閱讀）……　
登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許接著記賬，唯一的辦法就是設置反記賬功能。對此，《會計核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會計軟件“應當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關機及其他原因引起內部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復到“最近狀態(tài)”就需對最后一次記賬進行反記賬。
　　二、反記賬功能使用條件設計反記賬功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為由反對在會計軟件中設計反記賬功能。因此，對反記賬功能的使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：
　　操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權的原記賬人。在計算機會計系統(tǒng)中，記賬人員應對賬簿的正確性負完全責任，誰記賬有誤就只能由誰負責更正。設置反記賬功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬，從本質上講，這是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權后才能進行反記賬。
　　只能在結賬前進行。結賬就是在本期經濟業(yè)務全部處理完畢并確認無誤后予以封賬。進行結賬操作就意味著本期已經沒有經濟業(yè)務需要處理，因而不但不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經濟業(yè)務進行記賬和反記賬。
　　只能按憑證號或日期逆序連續(xù)進行操作。記賬是按日期和憑證號順序進行的，只有逆序地連續(xù)取消賬簿數(shù)據(jù)庫的記錄，才能保證重新記賬的正常進行。這就意味著，反記賬時應該以賬簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄（或者說是最后一張已記賬的憑證）為起點，依逆序前溯定位，確定出反記賬的記錄數(shù)，而不能從賬簿數(shù)據(jù)庫中任意抽取幾條記錄（不管是否連續(xù)）作為反記賬的范圍。
　　三、反記賬過程的數(shù)據(jù)處理反記賬是記賬的逆操作，即將賬簿數(shù)據(jù)文件中的最后一條或多條記錄轉回到未記賬憑證文件中去，應該轉回的記錄就是反記賬的范圍。一般來說，這個范圍應該由反記賬執(zhí)行人員根據(jù)需要確定。但是在記賬過程意外中斷而需恢復到記賬前狀態(tài)的情況下，會計軟件應該提供自動定位的功能�，F(xiàn)有會計軟件的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿數(shù)據(jù)內容備份到硬盤的某一固定文件中去，如記賬過程意外中斷，則以備份文件恢復賬簿數(shù)據(jù)文件。由于每次備份到硬盤的文件名是固定、唯一的，所以只能針對最后一次記賬數(shù)據(jù)進行恢復，且只能進行一次。而且這種備份和恢復是對月內賬簿數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復，如果一個單位的經濟業(yè)務量較大，在月末進行記賬和反記賬就會耗費較長的時間。為了提高效率，設想采用如下兩種方法加以解決：
　　在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時，將記賬范圍內的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中，但不刪除未記賬憑證文件中的相應記錄，只是作已記賬標識，使其在編輯、查詢未記賬憑證時能自動被過濾掉，同時每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標識。這樣反記賬時既可以直接按憑證日期、編號等指定范圍，也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標識恢復到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉移到未記賬憑證文件中，而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關記錄，同時去掉未記賬憑證文件中相應記錄的已記賬標識和截止標識。在這種方式下，雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤占用空間，但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時間和備份文件占用的硬盤 ……（未完，全文共2836字，當前僅顯示1803字，請閱讀下面提示信息。收藏《會計軟件中設計反記賬功能探討》）