論機關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理

目錄/提綱：……
一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件
一是記錄和抄寫二是文稿起草
二、文字秘書同時應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者
三、在新形勢下，加強文字秘書、文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性
……

　　文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；同時，就一般情況而言，中小機關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起，進(jìn)而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識。
　　一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件
　　文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文
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準(zhǔn)確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。
　　二、文字秘書同時應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者
　　由于人員編制和機構(gòu)設(shè)置的局限，許多機關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。
　　文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。
　　作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。由于機關(guān)文書檔案管理工作是通過機關(guān)辦公部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類文檔室對于較小機關(guān)而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統(tǒng)管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書在加強秘書工作修養(yǎng)的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。
　　三、在新形勢下，加強文字秘書、文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性
　　綜上所述，由于中小機關(guān)的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業(yè)上說，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養(yǎng)是決定文檔資料價值，進(jìn)而搞好文書檔案管理，使文書檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)，這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。
　　黨的十一屆三中全會以來，隨著黨和國家把中心工作轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設(shè)、改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展完善，各類部門在機關(guān)建設(shè)中，對文字秘書的要求越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來越重視，機關(guān)文書檔案管理作為黨和國家專門檔案局的基層和基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。經(jīng)過二十年來的努力，做為檔案管理的重要方面——文書檔案的管理有了較大的發(fā)展，但文書檔案管理隊伍的建設(shè)，特別是廣大基層部門機關(guān)的文書檔案管理隊伍的建設(shè)及其文書檔案管理的水平還存在著明顯的與時代要求不相適應(yīng)的方面。突出地表現(xiàn)在能勝任文字秘書又兼文書檔案管理的人員數(shù)量少、崗位不穩(wěn)定。存在這種局面的主要原因首先是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文字秘書的要求不高，對文書檔案工作不重視，認(rèn)為文秘人員只是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，文書檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無須專業(yè)，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)受社會風(fēng)氣不良影響，把文秘、文檔人員做 ……（未完，全文共2741字，當(dāng)前僅顯示1742字，請閱讀下面提示信息。收藏《論機關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理》）