電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考

目錄/提綱：……
一、電子文件難以歸檔的原因
二、電子文件歸檔方式和模式的選擇
（一）開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線
（二）成立計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)，由其負(fù)責(zé)歸檔，作為電子文件信息的匯集點(diǎn)
三、建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度
（二）建立電子文件全過(guò)程管理制度
四、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
五、檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫
……

　　電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考
　　近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手工繁雜的辦公行文、來(lái)往函件。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)。先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。同時(shí)，每個(gè)文件形成部門(mén)為存儲(chǔ)檔案信息都投入大量的經(jīng)歷，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。因此為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對(duì)電子實(shí)施檔案化管理勢(shì)在必行。
　　一、電子文件難以歸檔的原因
　　與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息
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作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。如根據(jù)公司的組織結(jié)構(gòu)，公司計(jì)算機(jī)與信息管理中心可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)，共分為行政、人事管理、企業(yè)策劃三個(gè)子系統(tǒng)；而經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)（合同管理與產(chǎn)品銷售）、部門(mén)業(yè)務(wù)（單、多用戶項(xiàng)目）、財(cái)務(wù)可構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。計(jì)算機(jī)與信息管理中心接收上述各部門(mén)相應(yīng)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)在允許公布的時(shí)間段通過(guò)信息管理中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。
　　無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。
　　三、建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度
　�。ㄒ唬┮揽吭堎|(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度
　　紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以單位計(jì)算機(jī)與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
　　（二）建立電子文件全過(guò)程管理制度
　　電子文件從形成到電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，來(lái)源廣泛，環(huán)節(jié)眾多。電子文件形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員等。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。
　　電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔部門(mén)與分工、歸檔的方法、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別。抓電子文件歸檔工作，制定《機(jī)讀電子文件歸檔工作規(guī)定》等，都要明確無(wú)誤地分別對(duì)上述區(qū)別做出具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)《機(jī)讀電子文件歸檔目錄》樣式。同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)環(huán)節(jié)的b_m管理。
　　為了使各部門(mén)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，可在對(duì)電子文件的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的綜合業(yè)務(wù)管理部、總裁辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)部門(mén)。如將歷年的各部門(mén)單用戶報(bào)告和定制的多用戶（專項(xiàng)）報(bào)告分電子文件歸檔。
　　與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、綜合業(yè)管管理部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)四者結(jié)合的方法。電子文件形成部門(mén)熟悉各自管理的業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；綜合業(yè)務(wù)管理部門(mén)是全面掌握公司和產(chǎn)品種類、部門(mén)業(yè)務(wù)類型，負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)管理的部門(mén)；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，又可以作為電子文件的形成 ……（未完，全文共4513字，當(dāng)前僅顯示2279字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《電子文件歸檔工作的幾點(diǎn)思考》）