建立電子檔案之初探

目錄/提綱：……
一、從檔案特點來看，電子檔案是紙質(zhì)檔案的完全替代品
二、從形成和處理方式來看，電子檔案的形成及其處理方式明顯優(yōu)于紙質(zhì)檔案
三、從其利用方式來看，電子檔案有如下優(yōu)點
四、從其保存方式來看，電子檔案有下列幾個優(yōu)點
一是容量大
一、我們必須從制度上保證檔案的形成及管理部門（以下簡稱檔案部門）的權(quán)威性和嚴(yán)肅性
二、從技術(shù)上保證電子檔案的原始記錄性
五是通過加密備份來防范因意外或其它不可測事故而造成的電子檔案的破壞
三、可以通過法律條款來保證電子檔案的法律效力及安全
……

　　自從人類發(fā)明了計算機，它便以前所未有的、其它學(xué)科所無法比擬的速度向前發(fā)展，到了二十一世紀(jì)的今天，它已經(jīng)_甚至壟斷了社會生活的各個領(lǐng)域，在社會生產(chǎn)和人民生活中顯示出越來越重要的作用。而作為其衍生物的網(wǎng)絡(luò)則是另一個世界，它是不同于現(xiàn)實的一個虛擬的空間。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)徹底改變了人們傳統(tǒng)的思維和作業(yè)方式。電子檔案同樣也是應(yīng)運而生的一個新事物。它的出現(xiàn)同樣也會對傳統(tǒng)的檔案管理方式及理念產(chǎn)生強烈的沖擊。
　　一電子檔案取代紙質(zhì)檔案的必然性
　　電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻檔案，其前身是電子文件。電子文件的本質(zhì)是人們用肉眼無法直接看到和理解的比特流。比特流所承載的信息必須借助于計算機這個輔助工具才能準(zhǔn)確、快速地存取、識別、閱讀和理解。正是由于其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻的這種差別使得計算機和由此產(chǎn)生的電子文件乃至電子檔案在當(dāng)今的時代撲面而來，也正是由于它的出現(xiàn)，才昭示著紙質(zhì)文件末日的降臨，其道理就象紙的出現(xiàn)使得人們不會再結(jié)
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。電子文件相應(yīng)地就在一段時期以后變成了入庫的電子檔案。
　　三、從其利用方式來看，電子檔案有如下優(yōu)點
　　第一，電子檔案檢索方便、快捷。因為電子檔案是用光盤、磁盤等可為計算機讀取的介質(zhì)作為載體的，所以其檢索也是在計算機上進行。目前的計算機運算速度已高達數(shù)億次每秒，所以用它來進行文檔的查找和檢索是十分快捷的。同時，針對電子檔案而制作的檢索工具也較為單一、界面友好易于操作，使用起來非常方便。
　　第二，也是比較重要的一點是，電子檔案適于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸。電子文本是網(wǎng)絡(luò)資源的一種，它能夠利用電子網(wǎng)絡(luò)進行傳輸。電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸有傳統(tǒng)的傳輸方式所無法比擬的優(yōu)勢，它的傳輸速度極快，能適應(yīng)現(xiàn)代人對文件流轉(zhuǎn)速度的苛刻要求。它能在極短的時間內(nèi)到達利用者的手中，這不僅僅是對于公文的流轉(zhuǎn)以及檔案資料的利用者來說是一個福音，同時，也因它的速度為我們帶來了效率，從而產(chǎn)生出更多的經(jīng)濟效益。而且，我們也不必浪費大量的人力、物力來進行信息、文件的查找、索取和歸還。我們可以在需要的時候直接通過瀏覽器在網(wǎng)上進行文檔和信息資源的查找和利用。
　　第三，由于電子文本可利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪@個特點，那么就能利用它做到最大限度的資源共享。檔案資料以電子文本的格式存儲，其本身就可以利用網(wǎng)絡(luò)作為載體來進行傳輸，這樣，各個檔案室、信息資料中心不必保存自己可能用到的全部檔案、資料。它們可以僅僅保存自己利用率最高的那部份，或者按照即定協(xié)議來保存部份檔案、資料。在需要的時候，可以方便地利用網(wǎng)絡(luò)這個工具來進行檔案、資料的檢索、查找和利用�；诖耍鳈n案資料保管單位可以相應(yīng)對自己所保存的檔案、資料的范圍進行調(diào)整，這樣就有更多的時間來對以前忽略了利用價值的檔案、資料進行認真鑒定并相應(yīng)地適當(dāng)擴大保存對象的范圍，從而減少由人為的錯誤鑒定因素造成的珍貴檔案資料的丟失或過早銷毀。
　　四、從其保存方式來看，電子檔案有下列幾個優(yōu)點
　　同紙質(zhì)檔案相比，以磁盤、光盤、半導(dǎo)體存儲器等為介質(zhì)的電子檔案在保存方面有以下幾個優(yōu)點：其一，電子檔案不易因潮濕腐爛、變質(zhì)，以及不會由此而造成強烈的空氣污染。其二、不易于遭受蟲、鼠、及其它有害生物的侵襲而損毀。其三、相對于紙質(zhì)文件它更能適應(yīng)溫度的變化，也不像紙質(zhì)文件那樣不抗陽光的照射。其四、電子檔案不像紙質(zhì)檔案一樣，需要將大量的人力、物力、財力投入到紙質(zhì)檔案的分類、排序、組卷、裝訂等工作上，它側(cè)重于數(shù)據(jù)庫的管理，從而為社會節(jié)約了大量的人財物力。
　　先進的事物必然會取代落后的事物，這是社會發(fā)展的基本規(guī)律。既然電子檔案既有紙質(zhì)檔案的全部功能，又具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，那么由它取代紙質(zhì)檔案必將是科學(xué)進步和社會發(fā)展的必然選擇。
　　二電子檔案管理模式
　　電子檔案的管理，包括前期的電子文件的管理和后期的電子檔案的管理。
　　電子文件的形成和流轉(zhuǎn)程序基本是參照原有的工作流轉(zhuǎn)程序而設(shè)置的。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的形成和內(nèi)部流轉(zhuǎn)程序是經(jīng)過多年實踐考驗的，它具有較強的可操作性，其嚴(yán)密的邏輯性也是經(jīng)得起推敲的，所以電子文件的形成和流轉(zhuǎn)程序也是可以信任的�；诖�，電子文件的管理方式也可由紙質(zhì)文件的管理方式演變完善而來。
　　電子檔案由于其全新的特點和運作模式而對新時期的檔案管理注入了新的內(nèi)容它側(cè)重于數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)a全的管理。電子檔案及其載體具有以下特點：一是容量大。目前，我們所用的普通光盤張張存儲量為。這是一個什么概念呢？ ……（未完，全文共5183字，當(dāng)前僅顯示1820字，請閱讀下面提示信息。收藏《建立電子檔案之初探》）