出差管理作業(yè)程序

　　
　　1.0 目的
　　規(guī)范公司出差管理作業(yè)流程，明確權(quán)限及職責(zé)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以降低出差成本。
　　2.0 范圍
　　適用于公司所有因公出差的人員及所有交通工具及酒店預(yù)訂工作。
　　3.0 參考文件
　　3.1 《費用報銷作業(yè)程序》
　　3.2 《采購開發(fā)作業(yè)程序》
　　3.3 《外派培訓(xùn)作業(yè)指引》
　　4.0 定義(無)
　　5.0 權(quán)責(zé)
　　5.1 總經(jīng)理：負(fù)責(zé)出差申請的審批及費用報銷的審批。
　　5.2 職能部門
　　5.2.1 總務(wù)部：負(fù)責(zé)中心各部門及董事的交通工具及酒店的預(yù)訂工作。
　　5.2.2 財務(wù)部：按費用標(biāo)準(zhǔn)審核單據(jù)，報銷出差費用。
　　5.2.3 采購管理部：負(fù)責(zé)機票、酒店供應(yīng)商開發(fā)評審及更新《交通工具及酒店供應(yīng)商一覽表》。
　　5.2.4 人資部：外派培訓(xùn)審批及培訓(xùn)資料收集。
　　5.2.5 總經(jīng)辦
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，建立《交通工具及酒店供應(yīng)商一覽表》，提供給總務(wù)部前臺。
　　6.2.3.2 當(dāng)有新的交通工具/酒店供應(yīng)商經(jīng)考核評估納入合格供應(yīng)商時，采購管理部須在24小時內(nèi)更新《交通工具及酒店供應(yīng)商一覽表》，發(fā)放到前臺、各事業(yè)部行政部及財務(wù)部，因故無法及時發(fā)放時，可先以email或outlook 通知。
　　6.2.3.3 《交通工具及酒店供應(yīng)商一覽表》需注明供應(yīng)商電話、地址、價格及優(yōu)惠限度，及其它服務(wù)如提供送票等。
　　.2.3.4 所有交通工具及酒店必須在公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商內(nèi)預(yù)訂，預(yù)訂工作人員或其它人員發(fā)現(xiàn)有價格比現(xiàn)有供應(yīng)商價格優(yōu)惠時，由預(yù)訂工作人員將信息反饋給采購管理部，由采購管理部按《供應(yīng)商開發(fā)作業(yè)程序》進(jìn)行供應(yīng)商開發(fā)。
　　6.2.3.5 預(yù)訂工作人員對所有預(yù)訂項目至少在四家供應(yīng)商處進(jìn)行比價（含合格供應(yīng)商以外），并將比價結(jié)果記錄于《預(yù)訂申請表》，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其它供應(yīng)商價格低時，將此價格反饋給合格供應(yīng)商，如果合格供應(yīng)商能執(zhí)行此價格，則優(yōu)先在合格供應(yīng)商處預(yù)訂，否則可向其它供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)訂，同時將比價情況反饋給申請人，得到申請人對航班、車次及時間的確認(rèn)。
　　6.2.3.6 選擇預(yù)訂供應(yīng)商的原因須由預(yù)訂人注明在《預(yù)訂申請表》上，包含：
　　6.2.3.6.1 申請人時間需求；
　　6.2.3.6.2 價格原因；
　　6.2.3.6.3 服務(wù)需求；
　　6.2.3.6.4 區(qū)域需求。
　　6.2.4 預(yù)訂監(jiān)督
　　6.2.4.1 由預(yù)訂人負(fù)責(zé)預(yù)訂全過程，及時跟進(jìn)預(yù)訂進(jìn)度，并對以下情況進(jìn)行監(jiān)督：
　　6.2.4.1.1 預(yù)訂后供應(yīng)商是否有無通知而取消的行為；
　　6.2.4.1.2 預(yù)訂機票酒店價格比原約定高；
　　6.2.4.1.3 預(yù)訂酒店的是否提供其它服務(wù)，如免費早餐、上網(wǎng)等；
　　6.2.4.1.4 預(yù)訂機票價格的優(yōu)惠變化情況；
　　6.2.4.1.5 有送票服務(wù)時，其送票的及時性。
　　6.2.4.2 預(yù)訂人及時將相關(guān)信息記錄于《預(yù)訂申請表》的備注欄，每月10日將上月的《預(yù)訂申請表》上報給采購管理部。
　　6.2.4.3 對供應(yīng)商的重大投訴，預(yù)訂人直接電話通知采購管理部，由采購管理部記錄并與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，妥善處理。
　　6.2.4.4 采購管理部收到前臺及各事業(yè)部行政部匯總的《預(yù)訂申請表》，對預(yù)訂價格進(jìn)行抽查，其結(jié)果作為對供應(yīng)商季度統(tǒng)計及評價的依據(jù)。
　　6.3 出差行程安排
　　6.3.1 出差人員須提前準(zhǔn)備相關(guān)出差資料，并安排好出差行程。
　　6.3.2 如因廠家需求出差，則按廠家的行程安排。
　　6.3.3 出差前將應(yīng)本崗位工作交接給職務(wù)代理人負(fù)責(zé)，做好交接記錄。
　　6.3.4 出差期間需做好出差記錄，返回公司后將出差期間工作情況向上級匯報。
　　6.3.5 外派培訓(xùn)出差人員返回后需轉(zhuǎn)內(nèi)部培訓(xùn)，詳細(xì)作業(yè)見《外派培訓(xùn)作業(yè)指引》。
　　6.4 出差費用報銷
　　6.4.1 出差人員在返回公司一周內(nèi)填寫《差旅費報銷單》，連同《出差申請表》及《預(yù)訂申請表》報事業(yè)部總經(jīng)理/部門經(jīng)理審核，再提交財務(wù)部審核。
　　6.4.2 若是開會，須將會議資料（商務(wù)政 ……（未完，全文共2687字，當(dāng)前僅顯示1708字，請閱讀下面提示信息。收藏《出差管理作業(yè)程序》）