公司文件管理辦法

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
　　1、文件的發(fā)放：
　　（1）財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
　�。�2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，必須將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
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原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。
　　3、文件的換頁：
　�。�1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
　�。�2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁銷毀。
　　4、文件的回收、作廢：
　�。�1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
　�。�2）文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
　�。�3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。
　�。�4）所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
　　5、其它規(guī)定：
　�。�1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。
　�。�2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。
　�。�3）任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
　�。�4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔 ……（未完，全文共1698字，當(dāng)前僅顯示1080字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《公司文件管理辦法》）