電子文件的收集歸檔與整理

目錄/提綱：……
一、電子文件收集的必要性
二、電子文件歸檔過程的組織管理
三、電子文件的歸檔
四、電子文件歸檔范圍
五、電子文件的歸檔時(shí)間及要求
六、電子文件的歸檔份數(shù)及歸檔方法
七、電子文件的鑒定
八、電子文件的整理
一是進(jìn)行分類、排序二是建立數(shù)據(jù)庫
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　　電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在迅猛的發(fā)展，各行各業(yè)都在積極創(chuàng)造條件，采用電子計(jì)算機(jī)提高工作效率，加速現(xiàn)代化的進(jìn)程。采用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)將文件發(fā)送到各省委廳局，這些在電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行的，都是公務(wù)性的電子文件。電子文件如何收集、歸檔和整理，這些問題在我局還沒有得到解決，電子計(jì)算機(jī)大規(guī)模地用在辦公自動(dòng)化方面，電子文件已經(jīng)出現(xiàn)在人們面前，人們對(duì)它的特殊性、發(fā)展趨勢(shì)及內(nèi)在規(guī)律還沒有做到真正的了解，因此，一時(shí)難于解決電子文件的收集、歸檔和整理等問題，那么如何收集、歸檔和整理呢？
　　一、電子文件收集的必要性
　　從我局目前的情況看，產(chǎn)生電子文件的環(huán)境及工作方式，是隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的普及深化程度，而有一個(gè)逐步發(fā)展的過程。電子文件的完整保留、妥善保護(hù)等方面都存在著很多問題，這些問題不解決將會(huì)直接影響電子文件的歸檔質(zhì)量。歸納起來有以下幾個(gè)問題：
　　1、草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態(tài)。
　　目前使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理的單位，大部分是處于辦公
……（新文秘網(wǎng)http://120pk.cn省略717字，正式會(huì)員可完整閱讀）……　
在設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參于意見，因此，對(duì)電子文件的歸檔考慮不周，設(shè)計(jì)得不夠穩(wěn)妥，措施不夠嚴(yán)密。只是與其相關(guān)的目錄信息歸并到檔案部門使用的終端上，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上。這樣，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)被搞亂，甚至全部丟失。
　　4、對(duì)電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)，缺少登記，對(duì)一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺少妥善的保護(hù)措施。
　　電子文件的生成環(huán)境是很復(fù)雜的，而且電子文件對(duì)設(shè)備有依賴性。一些單位保留電子文件時(shí)，沒有注意保存其生成的軟硬件等方面參數(shù)，如果某系統(tǒng)被毀，那么由它生成的電子文件就可能難以讀取，所以，保留電子文件的同時(shí)，也應(yīng)特別注意保留其相關(guān)軟件及設(shè)備的各種必要參數(shù)。
　　鑒于以上列舉的種種問題，必須從辦公自動(dòng)化（０ａ）或電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（ｃａｄ）、輔助制造（ｃａｍ）等系統(tǒng)設(shè)計(jì)及電子文件生成時(shí)，就采取措施。并與紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定協(xié)調(diào)起來，從歸檔角度提出一些要求，在此基礎(chǔ)上做好電子文件的收集、整理等工作。
　　二、電子文件歸檔過程的組織管理
　　電子文件歸檔，不同于紙質(zhì)文件歸檔。因?yàn)殡娮游募菙?shù)字化的，存儲(chǔ)在電子計(jì)算機(jī)的外存儲(chǔ)器上，傳遞在電子計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔基本屬于無紙形式，是在一定的技術(shù)環(huán)境下進(jìn)行的，需要采取一系列技術(shù)保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質(zhì)檔案的功能。因此，電子文件歸檔不能盲目地套用紙質(zhì)文件歸檔做法，必須按電子文件歸檔的工作程序進(jìn)行，一般來說，電子文件歸檔的程序是：
　　1、確定電子文件是經(jīng)過審批的最終“版本”；
　　2、積累和積累整理；
　　3、編制目錄；
　　4、整理歸檔的電子文件；
　　5、鑒定歸檔的電子文件；
　　6、檢測(cè)歸檔的電子文件；
　　7、編制電子文件歸檔說明；
　　8、存入存儲(chǔ)載體；
　　9、復(fù)制備份，確定保存方法和地址；
　　10、確定載體標(biāo)識(shí)。
　　電子文件的形成到歸檔，跨多個(gè)部門。這些部門通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有時(shí)工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)當(dāng)由單位的綜合主管部門或主要負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。電子文件的形成、承辦、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，檔案保管部門予以指導(dǎo)監(jiān)督，并對(duì)保管方法提出意見和建議。對(duì)歸檔后形成電子檔案的管理工作應(yīng)由檔案保管部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門提供協(xié)助和支持。總之，整個(gè)過程既要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格管理，還要有相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。
　　歸檔是電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它的質(zhì)量好壞關(guān)系整個(gè)電子檔案的管理水平，因此必須有質(zhì)量控制措施，保證這項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)（ｏａ）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（ｃａｄ）、輔助制造（ｃａｍ）系統(tǒng)不屬于檔案部門內(nèi)部的工作，而是外部環(huán)境，涉及許多部門，這就需要理順電子檔案管理與有關(guān)部門的工作關(guān)系。如上所述，電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔是公務(wù)員、科技人員職責(zé)范圍內(nèi)的工作，但它又是電子檔案管理的基礎(chǔ)。不處理好它們的結(jié)合問題，就會(huì)使電子檔案的管理永遠(yuǎn)處于被動(dòng)地位。
　　三、電子文件的歸檔
　　電子文件歸檔，是將應(yīng)歸檔的電子文件經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。
　　四、電子文件歸檔范圍
　　確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電 ……（未完，全文共5736字，當(dāng)前僅顯示2014字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《電子文件的收集歸檔與整理》）