新入職秘書辦公電話使用技巧

目錄/提綱：……
一、電話使用的前提準備
1、話機具備來電顯示功能
2、熟記聯(lián)系方式
二要盡快記住其他人的聯(lián)系方式
3、注意電話保養(yǎng)
4、講究輕拿輕放
5、時間適可而止
6、通話終止有方
7、務必公私分明
二、撥打電話的注意事項
1、選準時間
2、做好準備
3、禮貌撥打
4、強調要點
一是通話要點宜少忌多，每次通話最好只有一個要點
二是通話結束前應再次對要點加以強調
三、接聽電話的相關要求
1、來電必接
2、認真確認
三是自報姓名以確認對方沒有找錯對象
3、專心致志
三、代接電話應遵守的規(guī)則
1、表明身份
2、區(qū)別情況
二是不在現(xiàn)場，幾分鐘或一小會就回來三是因事外出，一段時間內不能返回
3、認真記錄
4、保守秘密
……

新入職秘書辦公電話使用技巧
湯海鵬

說起辦公電話的使用，大家可能覺得這是一件不起眼的“小事”。但小事決定成敗，使用電話看似一件小事，實則反映了使用者的語言表達能力、工作態(tài)度與方法、責任心及快速反應能力等綜合素質，有時一個電話就可決定事情的成敗。因此，新入職秘書更需注意電話的使用。
身為黨政辦公室秘書，剛參加工作時，辦公室領導和同事就曾告訴我許多使用電話應注意的事項。當時，我并未認識到它的重要性。
隨著辦公電話使用頻率的增多，我忽然發(fā)現(xiàn)要使用好辦公電話并非易事。工作之余，我對電話的使用方法作了些許總結，以饗讀者。

一、電話使用的前提準備

1.話機具備來電顯示功能。辦公電話必須具備來電顯示功能，如果是普通電話，這就需要申請更換，否則會給工作帶來不必要的麻煩。比
……（新文秘網http://120pk.cn省略547字，正式會員可完整閱讀）……　
話，有求于人的一方則不宜如此；若通話并不涉及實質性問題，應由主叫方首先掛斷電話；當通話雙方是上下級關系時，則應由上級先掛斷電話。”當然，遇到特殊情況，就要靈活處理。

7.務必公私分明。不論什么工作都要做到公私分明，使用電話亦不例外。上班時間不宜接聽私人電話，更不可使用辦公電話撥打私人號碼，尤其不能煲電話粥。這不僅會損害自身和部門形象，更會影響工作進度。

二、撥打電話的注意事項

1.選準時間。一般情況下，撥打電話要避開對方不愿被打擾或精力可能松懈的時間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個小時及下班前的最后幾分鐘。避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。
當然，緊急事務除外。比如：下班前領導臨時安排緊急事情，需聯(lián)系相關部門處理，這時就要毫不猶豫地撥打電話，但通話一定要客氣。

2.做好準備。撥打電話前應做好準備，如將電話號碼、備用號碼、通話要點、強調之處等列個清單，以免遺漏通話內容，影響工作進度。

3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以“你好，請問你是不是…… （姓名 + 職務或職業(yè)）”作為開始語，而不是“喂……”，避免對方不是自己所找之人而誤事。

4.強調要點。為保證溝通效果和把事情落到實處，務必對要點加以強調。一是通話要點宜少忌多，每次通話最好只有一個要點。二是通話結束前應再次對要點加以強調。如果事情非常重要，可以禮貌地請對方做一下筆錄。

三、接聽電話的相關要求

1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必須接聽。即使當時不宜通話，亦應先接電話說明原因后請其指定時間，由自己回電話。

2.認真確認。接聽電話后應進行確認：一是問候對方以確認有人接聽，二是自報單位、部門名稱確認對方沒有找錯地方，三是自報姓名以確認對方沒有找錯對象。

3.專心致志。接聽任何電話均應聚精會神，否則難以確保聽得清、記得準。如果來電時你正在伏案做緊急工作或接聽另一個電話，應禮貌地告訴對方自己正忙，寒暄之后約定回撥時間，然后掛斷。
４.善待錯撥。如果發(fā)現(xiàn)對方打錯了，不僅不能惱怒，還應態(tài)度和藹地告知對方，然后禮貌地指明對方所錯之處。

三、代接電話應遵守的規(guī)則
代接電話除注意接聽電話的基本方法外，還應遵守以下幾項規(guī)則：

1.表明身份。首先應當說明自己的身份，告知對方自己的職務及與對方所找之人的關系，然后誠懇地告知對方：“如果方便的話，我可以代勞或轉達�！奔偃鐚Ψ酵窬�，則不必勉強。

2.區(qū)別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙于他事，不能立即接聽；二是不在現(xiàn)場，幾分鐘或一小會就回來；三是因事外出，一段時間內不能返回。代接電話，僅說一句“他 （她） 不在”顯得過于生硬、不禮貌。代接者要針對不同情況選擇以下用語：
“你好，他 （她） ……（未完，全文共2415字，當前僅顯示1535字，請閱讀下面提示信息。收藏《新入職秘書辦公電話使用技巧》）