新入職秘書辦公電話使用技巧

目錄/提綱：……
一、電話使用的前提準(zhǔn)備
1、話機(jī)具備來電顯示功能
2、熟記聯(lián)系方式
二要盡快記住其他人的聯(lián)系方式
3、注意電話保養(yǎng)
4、講究輕拿輕放
5、時(shí)間適可而止
6、通話終止有方
7、務(wù)必公私分明
二、撥打電話的注意事項(xiàng)
1、選準(zhǔn)時(shí)間
2、做好準(zhǔn)備
3、禮貌撥打
4、強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)
一是通話要點(diǎn)宜少忌多，每次通話最好只有一個(gè)要點(diǎn)
二是通話結(jié)束前應(yīng)再次對(duì)要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)
三、接聽電話的相關(guān)要求
1、來電必接
2、認(rèn)真確認(rèn)
三是自報(bào)姓名以確認(rèn)對(duì)方?jīng)]有找錯(cuò)對(duì)象
3、專心致志
三、代接電話應(yīng)遵守的規(guī)則
1、表明身份
2、區(qū)別情況
二是不在現(xiàn)場(chǎng)，幾分鐘或一小會(huì)就回來三是因事外出，一段時(shí)間內(nèi)不能返回
3、認(rèn)真記錄
4、保守秘密
……

新入職秘書辦公電話使用技巧
湯海鵬

說起辦公電話的使用，大家可能覺得這是一件不起眼的“小事”。但小事決定成敗，使用電話看似一件小事，實(shí)則反映了使用者的語言表達(dá)能力、工作態(tài)度與方法、責(zé)任心及快速反應(yīng)能力等綜合素質(zhì)，有時(shí)一個(gè)電話就可決定事情的成敗。因此，新入職秘書更需注意電話的使用。
身為黨政辦公室秘書，剛參加工作時(shí)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)和同事就曾告訴我許多使用電話應(yīng)注意的事項(xiàng)。當(dāng)時(shí)，我并未認(rèn)識(shí)到它的重要性。
隨著辦公電話使用頻率的增多，我忽然發(fā)現(xiàn)要使用好辦公電話并非易事。工作之余，我對(duì)電話的使用方法作了些許總結(jié)，以饗讀者。

一、電話使用的前提準(zhǔn)備

1.話機(jī)具備來電顯示功能。辦公電話必須具備來電顯示功能，如果是普通電話，這就需要申請(qǐng)更換，否則會(huì)給工作帶來不必要的麻煩。比
……（新文秘網(wǎng)http://www.120pk.cn省略547字，正式會(huì)員可完整閱讀）……　
話，有求于人的一方則不宜如此；若通話并不涉及實(shí)質(zhì)性問題，應(yīng)由主叫方首先掛斷電話；當(dāng)通話雙方是上下級(jí)關(guān)系時(shí)，則應(yīng)由上級(jí)先掛斷電話�！碑�(dāng)然，遇到特殊情況，就要靈活處理。

7.務(wù)必公私分明。不論什么工作都要做到公私分明，使用電話亦不例外。上班時(shí)間不宜接聽私人電話，更不可使用辦公電話撥打私人號(hào)碼，尤其不能煲電話粥。這不僅會(huì)損害自身和部門形象，更會(huì)影響工作進(jìn)度。

二、撥打電話的注意事項(xiàng)

1.選準(zhǔn)時(shí)間。一般情況下，撥打電話要避開對(duì)方不愿被打擾或精力可能松懈的時(shí)間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個(gè)小時(shí)及下班前的最后幾分鐘。避開影響對(duì)方生活或休息的時(shí)間，如假期、午休、深夜或就餐時(shí)間。
當(dāng)然，緊急事務(wù)除外。比如：下班前領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排緊急事情，需聯(lián)系相關(guān)部門處理，這時(shí)就要毫不猶豫地?fù)艽螂娫�，但通話一定要客氣�?br>
2.做好準(zhǔn)備。撥打電話前應(yīng)做好準(zhǔn)備，如將電話號(hào)碼、備用號(hào)碼、通話要點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)之處等列個(gè)清單，以免遺漏通話內(nèi)容，影響工作進(jìn)度。

3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以“你好，請(qǐng)問你是不是…… （姓名 + 職務(wù)或職業(yè)）”作為開始語，而不是“喂……”，避免對(duì)方不是自己所找之人而誤事。

4.強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)。為保證溝通效果和把事情落到實(shí)處，務(wù)必對(duì)要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。一是通話要點(diǎn)宜少忌多，每次通話最好只有一個(gè)要點(diǎn)。二是通話結(jié)束前應(yīng)再次對(duì)要點(diǎn)加以強(qiáng)調(diào)。如果事情非常重要，可以禮貌地請(qǐng)對(duì)方做一下筆錄。

三、接聽電話的相關(guān)要求

1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必須接聽。即使當(dāng)時(shí)不宜通話，亦應(yīng)先接電話說明原因后請(qǐng)其指定時(shí)間，由自己回電話。

2.認(rèn)真確認(rèn)。接聽電話后應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)：一是問候?qū)Ψ揭源_認(rèn)有人接聽，二是自報(bào)單位、部門名稱確認(rèn)對(duì)方?jīng)]有找錯(cuò)地方，三是自報(bào)姓名以確認(rèn)對(duì)方?jīng)]有找錯(cuò)對(duì)象。

3.專心致志。接聽任何電話均應(yīng)聚精會(huì)神，否則難以確保聽得清、記得準(zhǔn)。如果來電時(shí)你正在伏案做緊急工作或接聽另一個(gè)電話，應(yīng)禮貌地告訴對(duì)方自己正忙，寒暄之后約定回?fù)軙r(shí)間，然后掛斷。
４.善待錯(cuò)撥。如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方打錯(cuò)了，不僅不能惱怒，還應(yīng)態(tài)度和藹地告知對(duì)方，然后禮貌地指明對(duì)方所錯(cuò)之處。

三、代接電話應(yīng)遵守的規(guī)則
代接電話除注意接聽電話的基本方法外，還應(yīng)遵守以下幾項(xiàng)規(guī)則：

1.表明身份。首先應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，告知對(duì)方自己的職務(wù)及與對(duì)方所找之人的關(guān)系，然后誠懇地告知對(duì)方：“如果方便的話，我可以代勞或轉(zhuǎn)達(dá)�！奔偃鐚�(duì)方婉拒，則不必勉強(qiáng)。

2.區(qū)別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙于他事，不能立即接聽；二是不在現(xiàn)場(chǎng)，幾分鐘或一小會(huì)就回來；三是因事外出，一段時(shí)間內(nèi)不能返回。代接電話，僅說一句“他 （她） 不在”顯得過于生硬、不禮貌。代接者要針對(duì)不同情況選擇以下用語：
“你好，他 （她） ……（未完，全文共2415字，當(dāng)前僅顯示1535字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《新入職秘書辦公電話使用技巧》）