干部培訓(xùn)講稿：個人領(lǐng)導(dǎo)力與時間管理（下）

目錄/提綱：……
二、做好高效的時間管理
（一）什么是時間管理
（二）時間管理的方法
（三）時間管理的原則
（四）高效管理者的時間管理
（五）避免時間管理的幾個誤區(qū)
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干部培訓(xùn)講稿：個人領(lǐng)導(dǎo)力與時間管理（下）
張學(xué)棟 中國行政管理學(xué)會副秘書長

二、做好高效的時間管理

（一）什么是時間管理

時間管理是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標。時間管理并不是要把所有的事情都做完，而是更有效地運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做什么事情之外還有一條就是決定什么事情先做，什么事情后做，也就是分清輕重緩急。另一個很重要的目的是決定什么事情不應(yīng)該做，時間管理不是完全的掌控，而是降低它的變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃。領(lǐng)導(dǎo)者，無論是領(lǐng)導(dǎo)個人，還是領(lǐng)導(dǎo)組織，都需要規(guī)劃，作為一種提醒和指引。

時間管理簡單分為四代。第一代的理論著重利用便條和備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。第二代強調(diào)行事歷和日程表，時間管理者已經(jīng)注意到規(guī)劃未來的重要性。目前流行的稱為第三代，講究優(yōu)先順序的觀念，也就是依照輕重緩急來設(shè)定短、中、長期的目標，再逐日制定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取較高的效率。這種做法有它可取的地方，但是現(xiàn)在有人發(fā)現(xiàn)，這種方法過分強調(diào)效率，會把時間崩的很緊很死，有時候還會出現(xiàn)反的效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。于是很多人放棄了這種過于死板的、流程式的、螺絲釘式的時間管理法，以提升自己生
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了新的成果，你還站在過去的情況下看它，那就發(fā)現(xiàn)不了新的進度。

行動也是同樣重要�，F(xiàn)在可以按照每份清單開始行動，在具體行動中根據(jù)需要的環(huán)境，時間的多少，精力的安排以及重要性來安排。比如要搞一個大型會議，需要和一個部門合作，和這個部門就要經(jīng)常聯(lián)系，所有的聯(lián)絡(luò)方式要動態(tài)管理，要單獨設(shè)立一個單子，這就是重點的事情。

根據(jù)帕累托原則，80%的結(jié)果源于20%的活動，20%的客戶帶來80%的業(yè)績，創(chuàng)造了80%的利潤，世界上80%的財富掌握在20%的人手中，世界上80%的人擁有20%的財富，因此我們在時間管理的時候也要把20%研究好。分輕重緩急的時候，一般把重要而且緊急的事情放在第一位。第二是緊急但不重要，有時候人們常犯一個毛病，把緊急的當成優(yōu)先，其實許多看似很緊的事情拖一拖，甚至不報也無關(guān)大局。第三是重要但不緊急，比如學(xué)習(xí)，重要但是不急，還有找人談心、溝通，做點日常常識性的事。第四是既不緊張也不重要，比如消遣，等有閑功夫再說。

舉個例子，麥肯錫公司曾經(jīng)有過一次沉痛的教訓(xùn)，該公司為一家重大的客服做咨詢，咨詢結(jié)束的時候，項目的負責(zé)人在電梯里恰恰遇到了對方的董事長。董事長問他，、能不能一下子說出現(xiàn)在的結(jié)果呢？由于負責(zé)人沒有準備，即使有了準備也無法在從30層到1層的30秒鐘內(nèi)說清楚。最終，麥肯失去了這個重要的客戶。從此麥肯錫公司要求公司的員工，凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果說清楚，凡事都要直奔主題，直奔結(jié)果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多一二三，記不住四五六，所以要點訣竅要歸納在三條之內(nèi)。這是在商界非常流行的30秒鐘理論，或叫“電梯演講”。

還有一種休息的方法�！妒ソ�(jīng)新約》的翻譯者莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著正在翻譯的《圣經(jīng)》，第二張擺著一篇論文的原稿，第三張擺的是他正在寫的偵探小說。他的休息方法是，從一張書桌走到另一張書桌繼續(xù)工作。這種“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的科學(xué)種田的方法。人們在實踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降，因為同一種作物吸收同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是如此，如果每隔一段時間就變換不同的工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶就得到了抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑，充分放松。所以不能干一件事情干太久，干太久就膩了，比如英語背單詞每天背300個，背上一個月最后都忘了。

具體方法是：有計劃地使用時間，不會計劃時間的人等于失敗；明確目標，目標可實現(xiàn)，不實現(xiàn)的目標不要寫；將要做的事情根據(jù)優(yōu)先的程度分先后順序，80%的事情只需要20%的努力，而20%的事情是最值得做的，所以應(yīng)當享受優(yōu)先權(quán)，因此要善于區(qū)分這20%有價值的事情，再根據(jù)價值的大小來分配時間；將一天到晚的事做一個羅列，同時要具有靈活性。一般而言，只將時間的50%計劃好，其余的50%作為靈活的時間，用來應(yīng)付各種打擾和無法預(yù)期的事情；一定要遵循你的生物鐘，尤其工作久了，年齡長了，生活已經(jīng)固化了，你的辦事效率最佳時間是什么時候，把優(yōu)先辦的事情放在最佳的時間；做好的事情比把事情做好更重要。做好了的事情是有效果的，把事情做好僅僅是有效率，所以首先要考慮效果，其次再考慮效率；區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)，緊急事務(wù)一般是短期的，重要事務(wù)是長期的，所以羅列出來的事務(wù)都要定一個完成的期限；不要想成為完美主義者，不要追求完美，要追求辦事的效果；巧妙地拖延時間，如果一件事情你不想做，可以將這件事情細分為很小的部分，只做其中一小部分就可以了，或者對其最主要的部分最多花一刻鐘去做；學(xué)會說“不”，一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就要說“不”，就要大膽地用減法；要鑒賞自己，一個小小的成功，就應(yīng)該慶祝一下，感謝一下大腦，感謝一下你自己，可以事先給自己許下一個獎勵的諾言，事情成功之后一定要履行。

時間管理是一個概念，與其說概念不如說是一種方法。每個人都需要對自己的時間進行管理，但更需要時間管理的其實是企業(yè)，是組織。因為作為單個人員，如果你沒有時間管理的概念，其實也可以工作，可以應(yīng)付，尤其是長期工作有了經(jīng)驗的。但是作為組織需要一個整體的概念，如果這個整體出了問題，那整個組織就不健康了，因為一個企業(yè)不是靠一個人來運作的，靠所有員工高效率的配合才能產(chǎn)生最大的價值。單個員工的工作不進行時間管理也沒什么大的問題，但是如果所有的員工都沒有時間管理的概念，那損失就巨大了。

（三）時間管理的原則

第一，設(shè)立明確的目標。時間管理的目的就是讓你在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)更多的要實現(xiàn)的目標，如果把年度的4-10個目標寫出 ……（未完，全文共10296字，當前僅顯示2449字，請閱讀下面提示信息。收藏《干部培訓(xùn)講稿：個人領(lǐng)導(dǎo)力與時間管理（下）》）