德國的秘書與秘書工作

　　當(dāng)今之世，西方發(fā)達(dá)國家有關(guān)專家都正在從各方面探討和研究秘書科學(xué)。筆者十分稱贊德國的研究專家克里薩爾，他從秘書的合理組織、心理觀點(diǎn)等方面去著手研究提高工作效率的實(shí)用方法。該專家認(rèn)為，有效地借助現(xiàn)代技術(shù)，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺直觀的意志解決問題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關(guān)系中的心理因素方面，對(duì)管理領(lǐng)域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話，再先進(jìn)的工具也代替不了人的意志，從而使人聯(lián)想到《人際關(guān)系學(xué)》在秘書工作領(lǐng)域的重要性。該專家的這種論點(diǎn)，可貴之處符合實(shí)情。
　　德國于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國，國家枯萎凋零，百廢待興，但世人皆知，德國人能干肯干，其經(jīng)濟(jì)由復(fù)蘇到崛起舉世矚目。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，
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秘書訓(xùn)練班和英語訓(xùn)練班畢業(yè)，通過考試任用；再有的是從事過圖書館整編和管理工作的人，能獨(dú)自編寫一般信息，懂英語，年齡不得超過歲，要求其工作必須以最短的時(shí)間達(dá)到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領(lǐng)導(dǎo)者的報(bào)告，電話交談，書寫內(nèi)容復(fù)雜的信函，（不得超過分鐘）同領(lǐng)導(dǎo)人座談，向同事進(jìn)行咨詢，與秘書實(shí)習(xí)生進(jìn)行入門座談，準(zhǔn)備整理書信，發(fā)出電傳打字和通訊，為領(lǐng)導(dǎo)人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時(shí)間限制，不得超過規(guī)定時(shí)間。同時(shí)，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點(diǎn)，便于擬出扼要提綱。故而企業(yè)秘書，首先要精于整理文件，來文分為立即要執(zhí)行的，緊急執(zhí)行的，普通公務(wù)信件和處理有一定期限的四種。關(guān)于變更重要定貨人電話號(hào)碼的通知；關(guān)于分配全年獎(jiǎng)金的指示；同你號(hào)合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價(jià)要求；邀請(qǐng)你公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀(jì)念會(huì)；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對(duì)本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書要立即答復(fù)，如在休假期間，假終進(jìn)行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進(jìn)行關(guān)于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話中達(dá)成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導(dǎo)人休假，會(huì)晤問題由秘書負(fù)責(zé)；對(duì)本公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人參加的董事會(huì)重要會(huì)議計(jì)劃記錄事項(xiàng)要由秘書掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導(dǎo)人用的資料要由秘書進(jìn)行擇選，以便于領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時(shí)如何交談的指導(dǎo)材料，以便提高領(lǐng)導(dǎo)人在這方面之技能。企業(yè)秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進(jìn)行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)信息；生產(chǎn)計(jì)劃；有關(guān)公司對(duì)手方面的信息；進(jìn)行舉辦講習(xí)班的資料；簽字無訛的字樣證明；有關(guān)各學(xué)院進(jìn)行秘書講習(xí)班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動(dòng)圖表；參觀訪問者的統(tǒng)計(jì)表冊(cè)；實(shí)習(xí)生工作須知等等。
　　若按文件重要程度及其保存時(shí)間，宜分別放置，以示其實(shí)用價(jià)值。文件可分為下列各類：不太有用的或極少用的文件；短時(shí)保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復(fù)的公文；在……法律生效期間內(nèi)保存的文件；長期保存的文件，共此六種。
　　資料則分為：郵寄費(fèi)用手冊(cè)；送領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關(guān)不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號(hào)雜志；對(duì)初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時(shí)期停業(yè)的通告；董事會(huì)選舉的結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會(huì)議記錄；半年之久的剪報(bào)；有關(guān)干部問題咨詢服務(wù)信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領(lǐng)導(dǎo)人收受、專門研究領(lǐng)導(dǎo)的過期三個(gè)月之久的專門雜志；生產(chǎn)上不幸事故的報(bào)告書；董事會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于必須為降低工時(shí)損耗作斗爭(zhēng)的預(yù)告。對(duì)書籍提出如下的要求：將書籍詳細(xì)訂出目錄卡片；將有關(guān)書籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書籍按第一個(gè)字母、按學(xué)術(shù)領(lǐng)域分類。秘書對(duì)書籍目錄 ……（未完，全文共3141字，當(dāng)前僅顯示1586字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《德國的秘書與秘書工作》）