企業(yè)檔案知識管理之三：企業(yè)檔案知識管理的系統(tǒng)實現(xiàn)

到了知識經(jīng)濟(jì)時代，我們的思想正在得到了解放，那就是使檔案管理走向知識資源管理。確定了這個目標(biāo)，我們就將用知識資源管理的思想和方法指導(dǎo)規(guī)劃企業(yè)檔案知識資源管理的系統(tǒng)實施。本文從思想、平臺、組織、制度等四個方面闡述了企業(yè)檔案知識管理系統(tǒng)實施過程，并且還探討了國內(nèi)大中型企業(yè)系統(tǒng)實施過程中將存在的問題。
　�、逼髽I(yè)檔案知識管理系統(tǒng)實現(xiàn)的思路要點
　　
　　實現(xiàn)檔案管理知識資源化、信息化的思路
　　
　　●把過去數(shù)據(jù)型檔案資料看成“歷史”資料信息，按信息管理方式在系統(tǒng)中分類，供查詢搜索；
　　●把過去的信息型檔案資料看成知識型文檔，按知識資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行歸類、沉淀、共享應(yīng)用；
　　●對將來的數(shù)據(jù)型檔案，根據(jù)統(tǒng)計目標(biāo)，設(shè)立統(tǒng)計數(shù)學(xué)模型，將其轉(zhuǎn)化成信息型文檔，按信息管理方式分類存貯，搜索查詢；
　　●對將來的信息型文檔，設(shè)立網(wǎng)上專家委托處理流程系統(tǒng)，快速將信息型文檔轉(zhuǎn)化成知識型文檔，按知識資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，即歸類沉淀，共享應(yīng)用
　　●對將來的知識型文檔，設(shè)計、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板，并設(shè)立
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按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程節(jié)點及節(jié)點內(nèi)作業(yè)程序，構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源子庫及知識地圖；
　　●設(shè)計、設(shè)立訂閱機(jī)制，讓員工根據(jù)當(dāng)前從事的節(jié)點工作內(nèi)容或依據(jù)知識地圖中的相關(guān)分類文件類進(jìn)行知識訂閱；
　　●根據(jù)訂閱，一方面設(shè)立委托流程，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料，并規(guī)范處理；另一方面，對已產(chǎn)生在關(guān)聯(lián)知識資源庫的知識和信息，即自動發(fā)送到需求它的工作人員郵箱中。
　　
　　知識資源管理平臺化的思路
　　
　　●用結(jié)構(gòu)設(shè)計，隨時隨地用游覽器訪問應(yīng)用系統(tǒng)平臺；
　　●應(yīng)用系統(tǒng)分為：知識資源應(yīng)用功能前端平臺系統(tǒng)、知識信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、知識資源后臺收集整理系統(tǒng)、資源庫管理系統(tǒng)；
　　●領(lǐng)導(dǎo)和員工通過應(yīng)用功能前端平臺訪問和利用知識資源；
　　●資源庫管理人員通過庫管理系統(tǒng)規(guī)劃建立庫分類，知識地圖，并制定和設(shè)立訪問權(quán)限；
　　●資源庫管理人員、知識資源的專業(yè)委托人員和知識資源的委托專家通過后臺收集整理系統(tǒng)實時建設(shè)知識資源中的內(nèi)容；
　　●考慮到知識資源與數(shù)據(jù)型檔案、信息型檔案一起管理，并且知識資源很多來源于數(shù)據(jù)、信息型檔案，故采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫作為資源庫；
　　●考慮到今后的發(fā)展，知識資源管理平臺采用架構(gòu)設(shè)計，具有跨平臺特性、很強的擴(kuò)展性和功能模塊的可重復(fù)利用。
　　
　　知識資源管理的安全化思路
　　
　　●在企業(yè)的各個地區(qū)機(jī)構(gòu)，分布設(shè)立訪問服務(wù)器，在總部設(shè)立應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立聯(lián)接；
　　●在應(yīng)用系統(tǒng)中對知識資源分層級設(shè)立安全訪問權(quán)限；
　　●對應(yīng)用系統(tǒng)的登陸，設(shè)立密碼檢驗；
　　●對特別重要的文件、信息，在訪問時設(shè)立指紋校驗。
　　
　　知識資源管理制度化思路
　　
　　●首先用制度的形式確定知識資源管理的組織機(jī)構(gòu)；
　　●用制度形式確定專業(yè)人員、專家、管理人員的職責(zé)和權(quán)益；
　　●建立員工參與學(xué)習(xí)和工作應(yīng)用知識資源的激勵措施；
　　●建立員工參與貢獻(xiàn)知識的獎勵措施；
　　●建立訪問權(quán)限的審核制度。
　　
　�、仓R資源管理應(yīng)用系統(tǒng)平臺結(jié)構(gòu)方案
　　
　　根據(jù)前述知識資源管理的思路，我們看到整個解決思路明確了應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，如圖示：
　　
　　
　　其中：知識資源應(yīng)用功能系統(tǒng)的主要功能有：
　　
　　●知識訂閱：決策知識訂閱，業(yè)事務(wù)工作知識訂閱
　　●信息搜索
　　●知識地圖：員工學(xué)習(xí)知識地圖，業(yè)事務(wù)工作知識地圖，決策支持知識地圖
　　●在線考試：崗位學(xué)習(xí)在線考試
　　●知識沉淀：工作成果報告、工作案例總結(jié)、工作收集資料
　　
　　資源庫委托收集、整理系統(tǒng)的主要功能有：
　　
　　●委托收集流程
　　●委托規(guī)范流程
　　●委托出題流程
　　
　　知識資源庫管理系統(tǒng)的主要功能有：
　　
　　●知識關(guān)聯(lián)分類
　　●檔案模板制定
　　●訪問權(quán)限設(shè)置
　　●知識關(guān)聯(lián)鏈接
　　
　�、持R資源管理的組織建設(shè)方案
　　
　　按照知識資源管理系統(tǒng)平臺運行的要求，以知識資源管理工作推進(jìn)與保障要求，其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計為：
　　
　　
　　其中：
　　
　　知識資源管理部：負(fù)責(zé)知識資源庫管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和操作。
　　
　　知識應(yīng)用規(guī)劃部：負(fù)責(zé)跟蹤集團(tuán)公司、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變動，調(diào)查規(guī)劃知識體系、知識地圖結(jié)構(gòu)，以及知識資源內(nèi)容建設(shè)。
　　
　　專業(yè)人員虛擬團(tuán)隊：是各部門、各專業(yè)的骨干人員，接受委托后在網(wǎng)上對知識資源做收集、整理或出題。
　　
　　專家顧問虛擬團(tuán)隊：他們是公司聘請的內(nèi)外專家，接受委托后在網(wǎng)上對知識資源收集、整理等工作進(jìn)行審查、判斷。
　　
　�、粗R資源管理的制度建設(shè) ……（未完，全文共3918字，當(dāng)前僅顯示1979字，請閱讀下面提示信息。收藏《企業(yè)檔案知識管理之三：企業(yè)檔案知識管理的系統(tǒng)實現(xiàn)》）