人力資源部辦公流程知識化管理實現(xiàn)

一、背景情況
　　電信研究院人力資源部的主要職能是根據(jù)院發(fā)展戰(zhàn)略的要求，進行人力資源規(guī)劃，依法傭工。對全院人力資源進行合理配置，選擇有效地方式適時為院招聘、挑選到合格的員工；通過對員工的培訓、開發(fā)、考核、評價及實施合理的薪酬福利制度等對員工進行有效激勵，以提高員工的工作績效水平，提高_工作績效，進而達到提高組織工作效率、提高全院核心競爭力之目的。
　　在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)占主導地位的資源和生產(chǎn)要素不再是一般勞動力，也不是資本，而是知識，擁有和運用知識成為這個時代的真正動力。怎樣才能實現(xiàn)知識的儲存、交流和共享？知識管理是提供企業(yè)整體協(xié)作水平，使知識管理的用戶能夠快速而方便地訪問到所需要的信息和知識，通過把最恰當?shù)闹R在最恰當?shù)臅r間傳遞給最合適的人，實現(xiàn)最佳的決策。信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院是知識高度密集型機構(gòu)。從業(yè)務角度操作流程其需要強力的知識支撐體系，從管理角度由于歷史原因比較松散權(quán)力分散，更需要有效的平臺來解決管理問題。這就是說，
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可以得出以下結(jié)論：辦公室的管理工作面較寬，種類繁雜，辦公流程步驟較多，因此辦公室的工作人員在完成自己所分擔的工作時，每個管理人員都需要承擔幾方面的工作，這就需要了解很多相關(guān)知識，熟悉相關(guān)辦公流程，才能高效，優(yōu)質(zhì)的完成工作。另外，辦公室的人員流動也比較頻繁，當辦公流程不明確，工作中沒有很好的知識積累時，新舊人員的工作交接時間，新來人員熟悉工作的時間就會很長。同時缺乏知識積累，也會造成知識資源的流失。
　　假如部門想要招聘人員，由于我院各部門比較分散，必須自下而上、層層申請、費時費力，用人部門很難跟蹤了解事情進展到了哪一層級、哪個部門，造成寫信應聘的申請者如果想同時申請不同部門的職位，必須向每一個部門，寄出簡歷，否則，假如應聘者寄材料的部門沒有空缺，即使其他部門需要人員，也不可能拿到應聘者的材料……此種情況不一而足�？傊�，這套人事工作流程效率低，一項招聘工作需要申請、回復，往往耗太多時間才能完成；對應聘者而言也太麻煩，需要具有極好的耐心和充分的時間來等待最后的結(jié)果，但是往往有人等不及而另外尋找其他的機會；對需要人員的領(lǐng)導而言，拖沓的招聘過程往往導致領(lǐng)導在急需用人時找不到合適的人選。
　　三、人力資源部流程管理實現(xiàn)
　　針對以上情況，為改變對需求部門和應聘人員都比較麻煩的被動的工作方式，如果現(xiàn)在利用這個平臺設立一個招聘管理系統(tǒng)：所有申請人的人事材料首先全部寄往應聘響應中心，在這里，有關(guān)人員統(tǒng)一處理所有的材料之后，立即與各地部門取得聯(lián)系，把相應信息傳遞過去，人事信息通過招聘管理系統(tǒng)得到共享，并可獲得快捷處理。而不需要像以前一樣，以公文傳遞的形式在各部門人事部應聘者之間，進行大量的信息傳遞工作。這極大的節(jié)省了人事費用，提高了人事工作的效率。還有人員流動、培訓、請假申請、績效考評、轉(zhuǎn)正申請等等，都可以通過審批流程完成，因為審批流程提供個人對多人的工作協(xié)作，員工可以通過網(wǎng)絡跨越時空限制，優(yōu)化工作流程協(xié)作，提高工作效率，在審批系統(tǒng)中涉及審批人可以逐個傳遞并提出同意或不同意；自動催辦；還可以靈活自定義審批流程的類別和模板，對流程可以定義串行、并行、會簽及其組合的復雜流程功能。而傳統(tǒng)的人事工作往往更多地與許多繁瑣的事務處理聯(lián)系在一起，代表了一種官僚等級，因此，必須把人事工作中一些常規(guī)的程序流程化、標準化，把人事管理部門從繁瑣、冗雜的事務性工作中解脫出來，人事管理部門才可能有精力考慮一些戰(zhàn)略性的高附加值的人力資源管理工作
　　。人力資源部運用處理常規(guī)的事務工作，這樣能提高相關(guān)決策的速度和精度，給員工提供及時、一致、高質(zhì)量的人事服務；同時，讓人事部門解放出來，集中精力于其他一些高附加值的工作，降低行政費用，創(chuàng)建更有競爭力的企業(yè)文化。
　　通過運用技術(shù)進行重新設計合理的人事工作流程。具有三個優(yōu)點：（）可以利用現(xiàn)行系統(tǒng)提供即時技術(shù)支持；（）建立在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，費用較低；（）由于現(xiàn)有系統(tǒng)屬于正常運行狀態(tài)，所以在此基礎(chǔ)上進行改造可能出現(xiàn)的問題會大大減少。
　　四、流程管理實現(xiàn)中的風險避免
　　但是，還應該想到現(xiàn)行系統(tǒng)對人事流程在造的設計思路有較大影響。如果一開始就_現(xiàn)行的流程，進行重新設計。徹底改變傳統(tǒng)的流程，會存在著較大風險，在實施過程中必然會遭遇很大阻力。
　　因此，應該采取一些很快就能見效的措施。所以，流程的變動有必要選擇一個合適的人事工作流程為起點。要想實現(xiàn)新的人事流程成功，需要以下幾個因素：
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