公司行政事務(wù)管理細(xì)則

　　行政事務(wù)管理制度
　　一、 傳真管理辦法
　　1．1制定目的
　　1）將公司內(nèi)使用傳真機(jī)處理各種文件或資料作業(yè)制度化、節(jié)制化、效率化。
　　2）促使本公司的傳真在收發(fā)業(yè)務(wù)方面推行順暢。
　　1．2適用范圍
　　凡隸屬本公司內(nèi)之員工傳真文件或資料時(shí)，均依本辦法管理。
　　1．3權(quán)責(zé)單位
　　1）行政部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。
　　2）行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。
　　1．4發(fā)文手續(xù)
　　1）發(fā)文人將要發(fā)出的文件經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后方可將文件發(fā)送。
　　2）文件傳送后，須在《傳真發(fā)文登記簿》上記錄有關(guān)事項(xiàng)，簽名后領(lǐng)回原稿文件。
　　1．5收文手續(xù)
　　前臺文員收到傳真來文時(shí)，須先在《傳真收文登記簿》上記錄有關(guān)資料（文件內(nèi)容、時(shí)間、數(shù)量等），再通知收文者領(lǐng)取文件并簽認(rèn)收訖。
　　1．6傳真收發(fā)注意事項(xiàng)
　　1）傳出文件如為承接設(shè)計(jì)稿、產(chǎn)品廣告等時(shí)，其格式應(yīng)先經(jīng)部門主管確認(rèn)無誤后才可發(fā)出。
　　2）本公司傳出文件上均須注明：
　　i．本公司地址、電話（傳真號碼）、e-mail、網(wǎng)址等聯(lián)系方式。
　　ii．傳真人之部門、職稱、姓名等。
　　iii．傳真主旨。
　　iv．傳真內(nèi)容。
　　v．備注事項(xiàng)。（如傳真內(nèi)容有不清晰時(shí)請回電
……（新文秘網(wǎng)http://120pk.cn省略876字，正式會員可完整閱讀）……　
2）本編碼由存檔部門視部門需要，自行編列存檔。
　　3）本檔案編碼須制作部門存檔編號總目錄，以方便迅速查用。
　　三、圖書管理辦法
　　3．1制定目的
　　1）將本公司內(nèi)各種圖書管理系統(tǒng)化、制度化。
　　2）促使本公司內(nèi)圖書管理推行順暢。
　　3．2適用范圍
　　凡隸屬本公司之各種圖書，悉依照本辦法管理。
　　3．3權(quán)責(zé)單位
　　1）行政部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。
　　2）行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。
　　3．4目錄編制
　　本公司圖書由行政部分類整理與編號，統(tǒng)一編制總目錄冊，寫明新進(jìn)圖書日期、作者、出版社、價(jià)格等，供員工參閱。
　　3．5圖書管理方式
　　1）各部門購書時(shí)，將原書加注書籍名稱、著譯者、出版單位、出版日期等有關(guān)資料，一并送交行政部，以便于編錄圖書總目錄。
　　2）行政部自行新購之圖書時(shí)，將原書加注書籍名稱、著譯者、出版單位、出版日期等有關(guān)資料編入圖書總目錄。
　　3）外來贈閱之書籍應(yīng)知會行政部進(jìn)行編號入檔，編入圖書總目錄。
　　3．6借閱規(guī)則
　　1）凡本公司職工皆可借閱。
　　2）每人每次借閱之書籍以不超過兩冊為限，借用時(shí)間在一個月內(nèi)，可以續(xù)借，但續(xù)借期滿后，借閱人應(yīng)即歸還，不得拖延。
　　3）借書人因故可以申請續(xù)借，但以二個星期為限；續(xù)借期滿，借閱人應(yīng)即歸還，不得拖延。
　　4）借閱人于借書期間，應(yīng)盡愛護(hù)之責(zé)，不得任意劃線、折角或撕毀；若書籍污損或遺失，應(yīng)于兩周內(nèi)賠償新書。
　　3．6借閱手續(xù)
　　1）借閱人依據(jù)《圖書總目錄》所列明細(xì)，將需借閱之書籍編號及書籍名稱填寫于《圖書借閱單》內(nèi)，并向行政部借閱。
　　2）承辦人依《圖書借閱單》所列內(nèi)容，取出書籍后經(jīng)借閱人確認(rèn)無誤，借閱人簽名，完成借閱手續(xù)。
　　3）若屬跨越部門借書時(shí)，《圖書借閱單》應(yīng)呈該部門主管核準(zhǔn)后方可借閱。
　　3．7歸還手續(xù)
　　員工歸還圖書時(shí)，行政部圖書管理員應(yīng)先查收無誤后，在《圖書借閱單》上簽收即可。
　　3．8盤點(diǎn)
　　每年按圖書目錄冊，對書架上所有的圖書進(jìn)行清點(diǎn)與核對，在清點(diǎn)與核對前，停止外借，并要求借出圖書者歸還。
　　3．9注意事項(xiàng)
　　1）員工所借閱之圖書，如遇盤點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí)，可隨時(shí)通知收回，借書人不得拒絕。
　　2）員工借書期滿經(jīng)通知仍不歸還，如遇盤點(diǎn)仍不交還者，可于不還書前停止其續(xù)借書權(quán)。
　　四、印章管理辦法
　　4．1制定目的
　　1）有效管理公司各種印章，并保護(hù)公司法定權(quán)益。
　　2）促使公司內(nèi)各部門印章管理工作統(tǒng)一化、制度化。
　　4．2適用范圍
　　隸屬本公司內(nèi)各種印章之雕刻、申請、使用、保管。銷毀等，悉依本辦法所規(guī)范的_管理。
　　4．3權(quán)責(zé)單位
　　1）行政部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。
　　2）行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。
　　4．4印章的種類
　　1）公章：公司面向主管機(jī)關(guān)的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章、財(cái)務(wù)專用印章、發(fā)票專用印章。
　　2）職章：刻有公司總經(jīng)理職稱的印章。
　　3）部門章：刻有公司部門名稱的印章。
　　4）職銜簽字章：刻有公司經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印章。
　　4．5印章使用規(guī)定
　　1）行政部作為保管印章之部門，設(shè)置《印章使用登記簿》，申領(lǐng)印章者須登記后方可使用印章。
　　2）凡因業(yè)務(wù)需要用到印章時(shí)，申請人須填具《印章使用申請單》，由部門主管批準(zhǔn)后，經(jīng)行政部經(jīng)理確認(rèn)無誤后，先登記后使用。
　　3）施印人在準(zhǔn)備蓋印之前，要從印章管理人處取出，用畢迅速歸還。
　　4）如需借用公司公章外出辦事人員需在《印章使用登記簿》上注明其原因，何地辦理，何時(shí)歸還等。
　　4．6印章保管
　　1）各部門印章保管人應(yīng)細(xì)心使用印章，并隨時(shí)注意保養(yǎng)。
　　2）印章應(yīng)放置固定安全處，不得隨意放置。
　　3）印章保管人請假外出期間，應(yīng)將印章呈代理人代為保管。
　　五、電話管理規(guī)定
　　5．1制定目的
　　1）將電話管理予以合理化以利業(yè)務(wù)進(jìn)行。
　　2）充分發(fā)揮電話的最大效力，節(jié)省成本。
　　5．2適用范圍
　　凡隸屬使用本公司的國內(nèi)外長途忙亂及市內(nèi)電話（含公私事），依本辦法所規(guī)范的_管理。
　　5．3權(quán)責(zé)單位
　　1）行政部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。
　　2）行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。
　　5．4電話總機(jī)（話務(wù)員）管理辦法
　　1）總機(jī)話務(wù)員接轉(zhuǎn)應(yīng)迅速、準(zhǔn)確，用語簡練、清晰、禮貌、耐心，應(yīng)使用“您好” ……（未完，全文共4870字，當(dāng)前僅顯示2460字，請閱讀下面提示信息。收藏《公司行政事務(wù)管理細(xì)則》）