公司辦公自動化管理規(guī)定

目的
　　為強化公司辦公自動化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規(guī)范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。
　　適用范圍
　　本規(guī)定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統(tǒng)的管理。
　　術語和定義
　　電子公文：電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。
　　職責
　　公司辦公室是公司辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉、b_m情況。
　　公司電算室是保證公司辦公自動化系統(tǒng)正常運行的系統(tǒng)維護部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)能否正常運行負責，
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　　對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發(fā)附件，仍以紙質方式發(fā)送，但要形成簡要說明，進入業(yè)務流程，批復工作仍在辦公系統(tǒng)中進行。
　　使用人員要在每個工作日和期間察看待辦事宜，并簽署意見。
　　國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。
　　各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經發(fā)文機關批準可復制成多份）紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。
　　電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。
　　電子公文介質硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等應按下列要求管理：
　　電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
　　電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。
　　電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不漏銷、不丟失。
　　用戶認證管理。
　　用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統(tǒng)強制更改密碼，日常要求每隔個月修改用戶密碼。
　　建議系統(tǒng)采用電子身份認證卡確保系統(tǒng)的安全。
　　用戶管理。
　　用戶重新審核：將現有的用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。
　　新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增變更用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發(fā)室蓋章確認，由電算室創(chuàng)建用戶。
　　用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請?zhí)顚懹脩魴嘞拮兏恚ǜ胶螅?br>　　用戶變更：人員流動時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。
　　用戶注銷：人員調離，退休、退養(yǎng)、離職時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。
　　用戶組管理。
　　用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。
　　新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創(chuàng)建。
　　用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。
　　用戶組信息的發(fā)布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。
　　功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
　　系統(tǒng)操作要求。
　　要求每天早：打開辦公系統(tǒng)，下班時觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
　　上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
　　各模塊的主管理單位負責及時更新信息。
　　信息管理要求。
　　電子郵件系統(tǒng)：要求經常清理，保證郵件占用空間小于。
　　通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。
　　公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。
　　政策法規(guī)、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。
　　信息發(fā)布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。
　　對于永久保留的信息由電算室負責備份。 ……（未完，全文共3310字，當前僅顯示1672字，請閱讀下面提示信息。收藏《公司辦公自動化管理規(guī)定》）