淺談基層海事檔案資料的管理與利用

淺談基層海事檔案資料的管理與利用

摘要:在海事處規(guī)范進程中,無論是前期制定的各種規(guī)章制度、工作方案，還是在工作運行過程中產(chǎn)生的各種業(yè)務臺賬，作為海事業(yè)務“痕跡”，都應成為有效的檔案資料。如何能夠使這些檔案資料變成“活”的檔案，更好地服務于規(guī)范化建設，需要更為科學規(guī)范的收集、整理、保存等工作，進而充分利用之進行有效的統(tǒng)計分析。
關鍵詞：海事 檔案資料 規(guī)范化建設 業(yè)務后評估

1、 前言
在海事監(jiān)管日常工作中，會形成很多記錄工作理念、工作思路以及工作結(jié)果的文字、圖片、音頻等不同形式的信息資料；做好對這些信息資料的管理，不但能夠滿足單位的穩(wěn)健發(fā)展的需要，而且對進一步提升工作理念，轉(zhuǎn)變工作思路有著十分重要的意義。通過對單位的歷史記錄進行科學有效的統(tǒng)計分析，能夠使上級部門或領導及時了解單位的運行情況，為適時調(diào)整工作思路提供準確的依據(jù)支撐；
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亂。
（3）檔案資料的有效性評估仍需完善。目前，每項海事監(jiān)管工作結(jié)束后，執(zhí)法人員都會及時的把相關工作記錄登記在相關業(yè)務系統(tǒng)里面，做到了工作有“跡”可循，但普遍存在缺少對其開展后評估的問題。前事不忘后事之師，通過業(yè)務后評估，不但可以發(fā)現(xiàn)工作出色的地方，也可以發(fā)現(xiàn)工作不足的地方，對促進各位執(zhí)法人員工作能力的提升有很大的幫助，但在這方面工作中普遍存在不足，以至于工作無法形成閉環(huán)。
3、檔案資料的有效性評估
在工作中形成的各種臺賬以及工作方案如果只作為工作痕跡存在，顯然不符合海事管理現(xiàn)代化的要求，要切實加強對其的應用，使之變成“活”的檔案資料，方能體現(xiàn)出其意義價值。
對檔案資料的應用，最重要的，也就是能體現(xiàn)其真正價值的途徑就是通過開展后評估工作促進其應用性和有效性。通過對各種業(yè)務臺賬進行科學統(tǒng)計分析，不但可以觀察出本單位的實際工作情況，同時也為適時調(diào)整工作思路提供準確依據(jù)，也為上級有關部門或領導決策提供支持性證據(jù)。
由于業(yè)務后評估工作是一項針對全處各項工作開展的，是一項跨部門協(xié)調(diào)配合的綜合性工作，因此，需要單位提供相應的人員、技術和設備等條件加以保障。業(yè)務后評估工作的開展，首先需要牽頭部門和人員，一般可由辦公室承擔業(yè)務后評估工作的領導和組織責任；其次，根據(jù)工作需要，工作人員可由各個部門的業(yè)務骨干組成，這就需要各個部門的全力配合；再次，業(yè)務后評估工作組一定要向全處干部職工做好解釋工作（包括總結(jié)，評估，展望等）。由此可見，此項工作并非是針對個人的行為，而是全處工作的有序、有效開展一部分。由于業(yè)務后評估工作會涉及多個部門，協(xié)調(diào)配合范圍較廣，所以組織機構(gòu)設計應兼顧靈活性和集中性等特點。所謂靈活性，是指由單位主管領導為組長，各部門領導為副組長，組建松散型、非常設的業(yè)務后評估領導小組，負責后評估工作的指導、審批；所謂集中性，是指以辦公室牽頭，抽調(diào)各部門業(yè)務骨干成立常設的后評估工作組，是業(yè)務后評估工作的組織、管理、協(xié)調(diào)機構(gòu)。這種兼顧靈活和集中的組織形式，有利于所有部門、人員在思想和行動上形成統(tǒng)一，并降低后評估過程中的溝通、協(xié)調(diào)成本。
業(yè)務后評估工作內(nèi)容的選取，應有總分總的特點，也就是有總體的部署和分階段分部門的評估以及最終的總結(jié)展望。有了對檔案信息資料的業(yè)務后評估后，在開展執(zhí)法規(guī)范化建設時，成效如何，則可以由其反映出來。針對工作不足的地方應切實加強整改，對良好的方面加以深化優(yōu)化。針對新增設業(yè)務、新輪崗工作人員開展的工作等都應著重評估，需要大家熟悉這個過程，因為在這個過程中難免會出現(xiàn)考慮不周全的地方。通過后評估，使工作的開展逐步趨向規(guī)范化效率化，也能對執(zhí)法人員迅速提高工作能力和水平起到督促的作用。最終，通過業(yè)務后評估工作，使全體執(zhí)法人員都能夠全面履職。
業(yè)務后評估的工作周期，可視情況而定，常規(guī)業(yè)務可以每月進行，新增業(yè)務可適當縮短周期，從而大大減少出現(xiàn)工作失誤的幾率。評估結(jié)果要最后形成后評估報告，通過適當方式公示。通過開展業(yè)務后評估工作，加大對全處工作的掌控力度，也使工作記錄等檔案資料有了“生命”，不再是“死”的文字記錄。
4、檔案資料的管理利用建議
檔案的管理需要全面的精細的工作，對于人員素質(zhì)要求較高。 ……（未完，全文共3380字，當前僅顯示1707字，請閱讀下面提示信息。收藏《淺談基層海事檔案資料的管理與利用》）