文書與檔案管理基礎(chǔ)教案（6萬字，81頁）

目錄/提綱：……
一、文書與檔案
一、公文的概念及特點(diǎn)
二、公文的功能
一、公文的分類與各類公文的內(nèi)涵
二、通用公文的文種及其適用范圍
一、公文的文體
二、公文的結(jié)構(gòu)及組成
一、公文的格式
（一）國家行政機(jī)關(guān)公文版面的基本規(guī)范
第一、第二大題
一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級(jí)行文
（一）確定性
（二）連續(xù)性
（三）規(guī)范性
一、制文階段
二、制發(fā)階段
一、按文書的保存價(jià)值立卷
二、根據(jù)文書的特征立卷
一、按文書的保存價(jià)值立卷
三、根據(jù)文書的特征立卷
一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔包括編目成卷和移交歸檔等項(xiàng)內(nèi)容
1、 編頁號(hào)
2、 填制卷內(nèi)科技文件目錄
3、 填寫備考表
4、 填制案卷封面
4、編制案卷脊背標(biāo)簽
2、分類（1）分年度：將文書材料按其形成年度分開
二、 科技文件材料的整理
（二） 編目
（一）檔案的詞源
（二）檔案的定義
（三）檔案定義表達(dá)的含義
一、憑證作用
二、參考作用：
一、概述
二、機(jī)關(guān)檔案室的收集工作—機(jī)關(guān)歸檔制度的建立
（二）歸檔制度的內(nèi)容
三、檔案館對(duì)檔案的接收和征集
3、與檔案有關(guān)的資料一起移交
4、凡檔案室向檔案移交的案卷要一式三份的案卷目錄
一、檔案整理工作的內(nèi)容、意義和原則
（一）全宗的概念
3、全宗理論的……
文書與檔案管理基礎(chǔ)教案（6萬字，81頁）

提示：本文原版含圖表word版全文下載地址附后（正式會(huì)員會(huì)看到下載地址）。這里只復(fù)制粘貼部分內(nèi)容或目錄（下面顯示的字?jǐn)?shù)不代表全文字?jǐn)?shù)）,有任何不清楚的煩請(qǐng)咨詢本站客服。

授新課
文書工作概述
文書工作——是指通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理、保管的全過程。（亦稱文書處理或文書管理）

據(jù)史書記載，中國古代最早的文書是公元前2000年前帝舜時(shí)期史官所記的《虞書》，但原件早已不存�，F(xiàn)存最早的古文書是清末開始在河南安陽出土的甲骨刻辭，是殷王室占卜時(shí)所刻的文字，屬于公務(wù)文書，史書記載商代的文書還有冊(cè)和典，是簡(jiǎn)的集合體。簡(jiǎn)以狹長竹、木片作載體。把長短相間的簡(jiǎn)用皮條或絲繩上下兩道編連起來，就成為冊(cè)。把冊(cè)保存起來就成為典。典冊(cè)所載內(nèi)容是當(dāng)時(shí)史官的記錄。東晉后期（公元4世紀(jì)末、5世紀(jì)初），紙張首先被用作官府往來文書的載體，而詔令文書和重要奏疏的載體仍用竹、木簡(jiǎn)，到隋代竹、木簡(jiǎn)才廢棄不用。從周代到清末，文書載體還曾使用金、玉、銅、鐵、石、縑帛等物，是為了長期保存或在某些特殊情況下使用。文書載體用紙以后，詔書用染黃紙，直至清末。明、清時(shí)期向上級(jí)官員祝賀的稟啟用紅紙，一般文書都用白紙。歷代文書紙式幅面大小不一。紙張載體用折疊式從元代開始，明代的奏疏沿用，稱為本，其余文書用單幅紙，作為官員身份證的誥命文書用卷軸式。清初紙式仍沿明制。中葉以后除詔令文書和個(gè)別下行文種外，都改用折式。
古代文書的文種
秦代以前沒有專門的文種名稱，統(tǒng)稱為書，通常用文書載體的名稱來區(qū)別它們的重要程度。春秋戰(zhàn)國時(shí)期文書開始有了按使用目的加上的籠統(tǒng)稱謂：刑法典稱刑書；結(jié)盟文書稱為盟書或載書；君王發(fā)布命令的文書稱為命書；上級(jí)官員告誡屬下的文書稱為語書，等等。秦代開始制定按不同文件責(zé)任者的身份等級(jí)和行文目的使用文書的專名，使文書區(qū)分為許多不同的種類，稱為文種。秦、漢以后形成的許多文種，可以概括為三大類：一是皇帝使用的各文種，稱為詔令文書；二是臣僚上書皇帝使用的各文種，稱為奏疏；三是各官府相互行文使用的各文種，稱為官府往來文書。從唐代開始，國家對(duì)文種的名稱有了明確的規(guī)定，以后宋、元、明、清各代也都有新的規(guī)定。清代規(guī)定的詔令文書文種名稱有詔、誥、敕，是沿用明代文種；經(jīng)常使用處理政務(wù)、告誡臣僚的文書稱為諭旨，是新增的文種；制書在明代是文種名稱，清代則只作為發(fā)布詔令的一種文體。清代奏疏沿襲明制，使用奏本和題本，康熙年間又新增一種稱為奏折，而奏本則在乾隆年間停止使用。明代官府往來文書下行文有札付、帖、照會(huì)、故牒等文種，上行文有咨呈、呈狀、申?duì)�、牒呈、牒上等文種，平行文有咨、關(guān)、牒等文種。清代基本上沿襲明制，并且把明代下行文經(jīng)常使用的牌文定為法定文種，中葉以后又增添程式比較簡(jiǎn)便的札文作為下行文種之一，把明代上行文使用的呈狀簡(jiǎn)稱為呈，把申?duì)罘譃樵u(píng)文和驗(yàn)文二種。
古代文書的程式
中國封建社會(huì)形成的文書程式，在稱謂、用語等各方面都貫穿著等級(jí)制精神。據(jù)史書記載，秦、漢時(shí)期對(duì)文書程式已有規(guī)定。現(xiàn)存較完全的官方規(guī)定，有南宋寧宗嘉泰三年（1203）頒行的《慶元條法事類》所載的宋代文書程式和《明會(huì)典》所載的明代文書程式，但它們都是為一般官員規(guī)定，而不列詔令文書程式。明、清兩代的文書程式基本相同，文字結(jié)構(gòu)大體分為7個(gè)部分：①文件責(zé)任者的官銜、姓名；②事由；③正文；④結(jié)束語；⑤受文者官府名稱 ；⑥行文年月日；⑦文種名稱和文件責(zé)任者簽押。明、清文書程式中上級(jí)官員對(duì)下級(jí)行文，為了表示權(quán)威，還實(shí)行標(biāo)朱制度，即用紅筆填寫行文日期，在文中的關(guān)鍵字樣上用紅筆圈點(diǎn)勾勒，用以揭示下級(jí)注意。
古代文書的印章
印章是古代文書的重要組成部分，文件責(zé)任者在文書的某個(gè)部位鈐蓋印章，作為文件生效的標(biāo)志。印章原稱為或作璽。文書鈐蓋印章，見于記載最早的是公元前6世紀(jì)春秋時(shí)期中葉，當(dāng)時(shí)稱為璽書。秦代規(guī)定璽作為皇帝印章的專稱，用玉刻制。漢承秦制，皇帝、諸侯王、皇太后的印章稱為璽，其余官員的印章稱為印，或稱為章。印章的字體秦代開始用小篆，以后歷代官印都用小篆。文書蓋印是文件生效的標(biāo)志，所以一般詔令文書、奏疏和官府往來文書都蓋有文件責(zé)任者的印章。
中國現(xiàn)存的古代文書以清代的為最多，有上千萬件。明代的文書也有相當(dāng)數(shù)量。此外，多年陸續(xù)出土的甲骨文、青銅器銘文、石刻文字以及戰(zhàn)國、秦、漢的竹、木簡(jiǎn)，敦煌、吐魯番等地發(fā)現(xiàn)的古代文書，都是極為珍貴的文化遺產(chǎn)，是研究中國古代文化的第一手資料。
當(dāng)代文書的一般理解
一般語言工具書都告訴我們：文書一詞有兩個(gè)含義。其一，各類機(jī)關(guān)或其他單位中從事文件收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、擬辦、繕印、立卷、歸檔等工作的人員；其二，各類公文和私文的通稱。本文研究的“文書”指后者，即指某事物(某類文字材料)而非指某種職務(wù)。關(guān)于這一點(diǎn)，李欣在所著《秘書工作》一書中說：“概括地說，文書就是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中為了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。這是一個(gè)基本的定義，是從廣義上講的。何謂“行為主體”？他又說：行為主體“是指?jìng)€(gè)人、社會(huì)組織、政黨集團(tuán)和國家_”。請(qǐng)注意，他說的“文字材料”并未加“公用”或“私用”的限制；他說的“行為主體”卻是“公”與“私”均包括在其中。這樣，我們自可得出結(jié)論：廣義的文書便是“公文十私文”的應(yīng)用文。不過，人們?cè)谌粘９ぷ髦�，在用語習(xí)慣上，說到“文書”時(shí)，是不包括私用的文字材料在內(nèi)的�！掇o�！飞险f的“各種公文的通稱”(1979年版，1533頁)即是一例，這也就是狹義的文書的概念。
《辭�！飞险f的“文書”是狹義的，而《現(xiàn)代漢語詞典》上說的(“指公文、書信、契約等”)卻基本上是廣義的，但小于“公文＋私文”所涵蓋的范疇。這對(duì)一般讀者來說，只會(huì)造成思想的混亂，而無助于文秘知識(shí)的普及和這方面研究工作的深入�？梢�，與人們?nèi)粘９ぷ�、學(xué)習(xí)和生活有十分密切關(guān)系的文秘術(shù)語概念或定義的規(guī)范化是多么迫切和重要啊!
當(dāng)代文書的分類
１、法律文書，是國家司法機(jī)關(guān)在處理刑事、民事、經(jīng)濟(jì)各類案件時(shí)，依照法律規(guī)定的程序而制作或發(fā)布的、具有法律效力或者雖無法律效力但有法律意義的書面文件。是代表國家意志，忠誠地體現(xiàn)國家法律精神，遵循法律規(guī)定為付諸實(shí)施某一法律行為，能引起一定法律后果而制作的文書。（《應(yīng)用寫作》1985年1期）
２、商業(yè)文書，商業(yè)應(yīng)用寫作所反映的內(nèi)容，是由商業(yè)
……（新文秘網(wǎng)http://120pk.cn省略4200字，正式會(huì)員可完整閱讀）……　
為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)規(guī)章，指導(dǎo)、布置工作，闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的文件；公布性文件是指直接向國內(nèi)外公開發(fā)布的文件；陳述呈請(qǐng)性文件指用于匯報(bào)工作，陳述情況，提出建議，請(qǐng)求指示或請(qǐng)求批準(zhǔn)的文件；商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項(xiàng)的文件；證明性文件是指對(duì)某組織或個(gè)人的使命、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據(jù)和對(duì)有關(guān)各方面權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任作出規(guī)定的文件。
（5）平件、急件、特急件。這是依據(jù)對(duì)處理時(shí)限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時(shí)間要求，按常規(guī)處理的文件；急件是指因?yàn)閮?nèi)容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件；特急件是指內(nèi)容非常重要并特別緊急，需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。
（6）收文、發(fā)文。這是機(jī)關(guān)內(nèi)部根據(jù)文件來源劃分的。收文指本機(jī)關(guān)收到的來自外部的文件；發(fā)文是指本機(jī)關(guān)制作發(fā)往外部的文件，本機(jī)關(guān)制成只供內(nèi)部使用的文件也稱發(fā)文。
二、通用公文的文種及其適用范圍
文種，也叫做公文名稱，是用來表明公文的性質(zhì)、適用范圍、作者職能權(quán)限及制發(fā)公文目的要求的。在公文中正確標(biāo)明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利于維護(hù)公文的權(quán)威性和有效性。我國行政機(jī)關(guān)的通用公文文種有：
1．規(guī)范性文件
（1）條例，用于對(duì)某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。
（2）規(guī)定，用于對(duì)某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。
（3）辦法，用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。
（4）決定，用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排。
2．領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件
（1）命令（令），用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。
（2）指示，用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。
（3）批復(fù)，用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
（4）通知，用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。
（5）通報(bào)，用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。
3．公布性文件
（1）公告，用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。
（2）通告，用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
4．陳述呈請(qǐng)性文件
（1）議案，用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人大或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
（2）請(qǐng)示，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
（3）報(bào)告，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。
（4）調(diào)查報(bào)告，用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。
5．商洽性文件
函，用于不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。
6．會(huì)議文件
會(huì)議紀(jì)要，用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。國家機(jī)構(gòu)、政黨的重要會(huì)議紀(jì)要，在需要對(duì)外公開報(bào)道時(shí)，以“會(huì)議公報(bào)”公布。
公文的文體與結(jié)構(gòu)
一、公文的文體
文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、說明、議論三種表達(dá)方式兼用的特殊應(yīng)用文體。因此，公文首先必須具有應(yīng)用文的屬性：直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。能對(duì)解決某一現(xiàn)實(shí)事務(wù)具有明顯的直接應(yīng)用價(jià)值，公文要求反映具體事務(wù)時(shí)必須全面真實(shí)，不允許虛構(gòu)夸張。其次公文要求使用現(xiàn)代書面語言，不得采用文言文形式表述。由于行文目的不同，敘述、說明、議論在不同文種中的使用各有側(cè)重。
二、公文的結(jié)構(gòu)及組成
公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造，具有規(guī)范性和相對(duì)確定性。
1．公文的基本組成部分
（1）標(biāo)題。一件公文用以與其他公文相區(qū)別的名稱。其主要作用是：概括揭示為受文者所關(guān)注的幾方面內(nèi)容，為查找利用與管理公文提供一個(gè)檢索標(biāo)識(shí)。
（2）正文。正文即公文的主體部分。用于系統(tǒng)表達(dá)受文者對(duì)特定事物獲得明確認(rèn)識(shí)所需要的信息。
（3）作者。又稱發(fā)文機(jī)關(guān)，制發(fā)公文并對(duì)其負(fù)全責(zé)的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
（4）日期。又稱成文日期，指公文形成的具體時(shí)間，通常以領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)，聯(lián)合行文時(shí)以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，特殊情況下以會(huì)議通過的時(shí)間、印發(fā)時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間作為公文形成的時(shí)間。
（5）印章或簽署。印章實(shí)際上是指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的印信在公文上留下的印記；簽署則是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出的公文上所簽注的姓名。
（6）主題詞。主題詞用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。
2．公文的其他組成部分
（1）文頭。又稱版頭，用于強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)記。一般由作者全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”二字構(gòu)成。
（2）發(fā)文字號(hào)。它是指由作者對(duì)其制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。
（3）簽發(fā)人。代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)文稿的機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人的姓名。
（4）b_m等級(jí)。它是公文s_m程度的標(biāo)志。
（5）緊急程度。它是表明公文送達(dá)和辦理時(shí)間要求的標(biāo)志。
（6）主送機(jī)關(guān)。它是對(duì)所收受公文負(fù)實(shí)際責(zé)任的機(jī)關(guān)的全稱、簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。
（7）附件及其標(biāo)記。附件指附屬于正文的其他公文或材料，它使正文內(nèi)容具體和完整化。
（8）抄送機(jī)關(guān)。對(duì)所收受公文一般不需承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任，而只需了解公文內(nèi)容或者協(xié)助辦理的機(jī)關(guān)或組織的全稱、簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。
（9）注釋。又稱為附注。主要用于標(biāo)注秘密文件的閱讀、傳達(dá)范圍，以適應(yīng)工作和b_m需要；也用于對(duì)正文中確需解釋的名詞術(shù)語或有關(guān)事項(xiàng)的解釋說明。其作用是使正文更加簡(jiǎn)明。
（10）印發(fā)說明。它是對(duì)公文印制發(fā)出情況進(jìn)行介紹。
公文的格式與稿本
一、公文的格式
公文格式是指組成公文各部分的文字符號(hào)在載體（紙張等）上排列的規(guī)定，由國家有關(guān)機(jī)關(guān)以法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等形式對(duì)其加以規(guī)范。公文格式主要是對(duì)載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序與編排式樣、文字符號(hào)的形體及尺寸等予以規(guī)范。規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，方便公文處理；有利于應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行處理及公文管理。以下著重介紹國家行政機(jī)關(guān)公文格式：
（一）國家行政機(jī)關(guān)公文版面的基本規(guī)范
公文中橫向距離的長度單位為“字”，一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。公文中縱向距離的長度單位為“行”，以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm*297mm。公文頁邊與版心尺寸：天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm*225mm（不含頁碼）。未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。公文正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。
（二）國家行政機(jī)關(guān)公文格式具體結(jié)構(gòu)國家行政機(jī)關(guān)公文格式的具體結(jié)構(gòu)由兩條紅色反線分割成三部分：眉首、主體和版記。
1．眉首部分
眉首，又稱公文的“紅頭”部分，其位置是相對(duì)固定的，它相當(dāng)于公文的“頭”。其中包括：
（1）公文份數(shù)序號(hào)：是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。其主要作用是便于公文的分發(fā)、清退和查找，有助于明確公文管理人員的責(zé)任。一般情況下只適用于絕密、機(jī)密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。通常根據(jù)印制數(shù)量來確定編制幾位數(shù)的序號(hào)，如需印1～99份之間的，從“01”開始編寫，需印100～999份之間的，從“001”開始編寫。不要在份數(shù)序號(hào)前加上一長串“0”，如“00000001”就沒有使用價(jià)值，但一般也不直接從“1”編起，避免誤看作其他數(shù)字符號(hào)。
（2）秘密等級(jí)和b_m期限：指涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和b_m期限。公文的秘密等級(jí)分為秘密、機(jī)密、絕密。標(biāo)識(shí)此項(xiàng)的目的是便于公文管理、確保公文安全。應(yīng)將其頂格標(biāo)識(shí)于版心右上角第1行；秘密等級(jí)和b_m期限之間加“★”隔開，如“機(jī)密★一年”。
（3）緊急程度：表明公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)注緊急程度的作用在于提醒處理時(shí)限，為催辦公文提供依據(jù)，避免辦文、辦事延誤。其位置是頂格標(biāo)識(shí)于版心右上角第2行，與秘密等級(jí)和b_m期限對(duì)齊，字體字號(hào)與b_m等級(jí)相同，如無秘密等級(jí)和b_m期限，可以頂格標(biāo)識(shí)于版心右上角第1行。
（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：用紅色標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)，以顯示公文的權(quán)威性和鄭重性。它一般由有關(guān)部門核定的發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加上“文件”二字組成，如“北京市人民政府文件”、“國家商務(wù)部文件”等。使用簡(jiǎn)稱時(shí)應(yīng)注意其規(guī)范性、鄭重性，避免產(chǎn)生歧義。
單一行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱“一”字排開；聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前，協(xié)辦單位排在后，如行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)構(gòu)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列，“文件”二字在各單位名稱右側(cè)居中位置，如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，保證公文首頁顯示正文。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，字號(hào)以醒目美觀為原則，一般應(yīng)小于22mm*15mm。
（5）發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。
①發(fā)文機(jī)關(guān)代字編寫的一般原則：以哪個(gè)單位的名義發(fā)文，就編哪個(gè)單位的代字，例如“國發(fā)”表示國務(wù)院的發(fā)文，“國辦發(fā)”即表示國務(wù)院辦公廳的發(fā)文。但是有時(shí)為了反映機(jī)關(guān)內(nèi)公文的主辦部門，也可以加上主辦部門的代字，例如：“財(cái)農(nóng)發(fā)”則表示財(cái)政部農(nóng)業(yè)司承辦的公文。編寫代字時(shí)，要注意維護(hù)公文的嚴(yán)肅性；年份要用四位阿拉伯?dāng)?shù)字準(zhǔn)確表達(dá)，并用六角號(hào)“〔〕”括起，不得用兩位數(shù)簡(jiǎn)寫，如“〔00〕”。
②發(fā)文順序號(hào)是按公文的發(fā)文順序統(tǒng)一編制的流水號(hào)，每年年初從“1”開始，序數(shù)字前面不加“0”和“第”字。公文字號(hào)應(yīng)直接表達(dá)為**發(fā)〔****〕*號(hào)，如“國辦發(fā)〔2001〕45號(hào)”。同一發(fā)文機(jī)關(guān)依次編寫，不同發(fā)文機(jī)關(guān)不得接續(xù)編號(hào)。
③單一行文，公文字號(hào)“一”字排開；如是聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)原則上應(yīng)當(dāng)使用排列在前的機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的位置，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行居中標(biāo)識(shí)。
（6）簽發(fā)人：發(fā)文機(jī)關(guān)最后核查并批準(zhǔn)公文向外發(fā)出的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。其作用在于對(duì)公文的制發(fā)和內(nèi)容負(fù)責(zé)。簽發(fā)人只用于上報(bào)公文。在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人，簽發(fā)人后加全角冒號(hào)。發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人左右各空1個(gè)漢字平行排列；如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名位于第1行，協(xié)辦單位簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順列，其發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。
2．主體部分
主體是公文的重心部分，其位置經(jīng)常變動(dòng)，以公文內(nèi)容長短而定，它相當(dāng)于公文的“身體”。其中包括：
（1）標(biāo)題：是對(duì)公文內(nèi)容的概括與揭示。標(biāo)題的作用在于便于公文的檢索和處理，介紹公文內(nèi)容、行文目的和要求以及提供閱文線索。
標(biāo)題結(jié)構(gòu)由發(fā)文作者、事由、公文名稱三要素組成。其中“發(fā)文作者”要求使用經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；公文“事由”應(yīng)概括、簡(jiǎn)潔；“公文名稱”應(yīng)準(zhǔn)確、恰當(dāng)。
公文標(biāo)題三要素通常應(yīng)表達(dá)完整，但如果已有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱時(shí)，可以省略“作者”要素，如直接表達(dá)為“關(guān)于……的通知”的格式；命令、公告、通告等令知性公文，其標(biāo)題中可以省略“事由”要素，如“中華人民共和國主席令”、“中華人民共和國國務(wù)院公告”、“中國人民銀行通告”；但是在任何情況下都不能省略“公文名稱”要素。
標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用原則：標(biāo)題末不加標(biāo)點(diǎn)；標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)，如是轉(zhuǎn)發(fā)法規(guī)性公文可以使用書名號(hào)《》，并列內(nèi)容之間可以使用頓號(hào)。標(biāo)題的字?jǐn)?shù)一般不超過50字。
標(biāo)題應(yīng)在紅色反線下空2行標(biāo)識(shí)，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。
（2）主送機(jī)關(guān)：對(duì)公文負(fù)主辦或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。標(biāo)注主送機(jī)關(guān)有三種情況：一是直接使用機(jī)關(guān)的全稱，如“中華人民共和國財(cái)政部”；二是使用機(jī)關(guān)的通用的規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“國務(wù)院”；三是標(biāo)注同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，如“部屬各高等院�！钡取Ｆ湮恢脩�(yīng)在標(biāo)題下空1行左側(cè)頂格標(biāo)明，其后加全角冒號(hào)“：”。
（3）正文：公文的主體部分，用以表示公文的信息內(nèi)容。正文的結(jié)構(gòu)一般分為導(dǎo)語、正文主體與結(jié)語，在主送機(jī)關(guān)下一行書寫。
（4）附件：指附屬于公文正文的其他公文、圖表、名單等材料。公文附件是公文正文內(nèi)容的組成部分，其作用在于補(bǔ)充和完善公文正文的內(nèi)容，與正文具有同等效力。附件應(yīng)在正文下空 1行左空2字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（例：“附件：1．*******”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，以方便查閱，如不能與正文一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)識(shí)附件，以防止附件散亂、丟失。
（5）成文時(shí)間：指公文的成文日期，它表示公文生效的時(shí)間。確定公文成文日期的原則是：一般公文，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；兩個(gè)以上機(jī)關(guān)（部門）的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)（部門）負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
擬寫成文時(shí)間要求：用漢字標(biāo)全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遺漏，不得以小圓點(diǎn)“•”代替漢字表述年月日，“零”規(guī)定一律寫為“○”，不能夠用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”。例：“二○○一年八月十日”。成文時(shí)間的位置根據(jù)印章的位置而定。
（6）公文生效標(biāo)識(shí)：是指發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。加蓋印章有兩種情況：?jiǎn)我话l(fā)文印章和聯(lián)合行文發(fā)文印章。
①單一機(jī)關(guān)制發(fā)公文的情況：?jiǎn)我话l(fā)文在落款處不署機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，印章應(yīng)端正居中，下壓成文時(shí)間。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，僅以下弧壓在成文時(shí)間上（下套方式）；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，印章中心線壓在成文時(shí)間上（中套方式）；“下套”的蓋印方法，可以顯示印章的莊重性，如國家行政機(jī)關(guān)的印章均有國徽，就可以將其完整地顯示出來，此外，還可以增加成文時(shí)間的清晰度，防止因圖案或文字壓在成文時(shí)間上使其難以辨認(rèn)。
②兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的情況：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字居中排布，主辦單位印章在前，兩個(gè)單位的印章均壓成文時(shí)間，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦單位印章在前，每排最多只能排3個(gè)印章，兩端不得超過版心；最后一排如余1個(gè)或2個(gè)印章，應(yīng)居中排布；印章之間不得相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)注成文時(shí)間。
印章的顏色，除專用章外，印泥應(yīng)為紅色。應(yīng)使用質(zhì)量較好的印泥作為字跡材料，印跡必須是端正地自左而右環(huán)行，完整、清楚地表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，禁絕出現(xiàn)印章字跡歪歪斜斜，缺字少劃，或者模糊不清，或者自左而右字符顛倒的現(xiàn)象，以維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和有效性。
當(dāng)公文正文后的空白處不能容下印章的位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，必須使印章與公文在正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的辦法解決。
（7）附注：指對(duì)公文內(nèi)容或有關(guān)事項(xiàng)、要求的注釋與說明，如需要加以注釋的公文的閱讀范圍、使用方法、請(qǐng)示等上行公文的“聯(lián)系人”和“聯(lián)系電話”等，其格式如下：（此文發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)）或（聯(lián)系人：***，聯(lián)系電話：********）。附注的作用是方便公文的閱讀、理解，以及文書處理部門對(duì)公文的分發(fā)處理，保證公文的安全。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。
3．版記部分
版記是公文格式結(jié)構(gòu)的第三部分，其位置依公文格式構(gòu)成而言，它相當(dāng)于公文的“腳”。版記部分包括以下數(shù)據(jù)項(xiàng)目：
（1）主題詞：用以揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。標(biāo)注主題詞有助于文書部門依據(jù)公文主題及時(shí)、快捷地處理公文，同時(shí)便于按主題查找、檢索公文。主題詞的標(biāo)注程序是：全面審讀公文，確認(rèn)公文的主題內(nèi)容；認(rèn)真進(jìn)行主題分析，對(duì)關(guān)鍵性語句準(zhǔn)確、精練地進(jìn)行主題概括，形成主題概念；在《公文主題詞表》中選用最恰當(dāng)?shù)闹黝}詞語，詞表中沒有所需詞時(shí)，可選用相關(guān)或相鄰近的詞進(jìn)行組配，組配不合適或不能組配時(shí)，可選用最直接的上位詞。
主題標(biāo)引時(shí)應(yīng)有效把握主題詞標(biāo)引的深度，除類別詞和類型詞外一般標(biāo)注3～5個(gè)，不超過7個(gè)。一份公文主題詞的排列順序應(yīng)先標(biāo)注類別詞，再標(biāo)類屬詞，最后標(biāo)注表明公文種類的類型詞。公文主題內(nèi)容的類屬詞之間的順序，一般按照概念大小從小到大排列。如果文件具有表示空間和時(shí)間的輔助因素，應(yīng)標(biāo)注在類屬詞后，公文類型詞之前。“主題詞”居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目之間空1字，最末一詞后無標(biāo)點(diǎn)。
（2）抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。在主題詞下一行，左空1字標(biāo)識(shí)“抄送”，后用全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)隔開，回行后與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)注句號(hào)。如果主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)可以在抄送機(jī)關(guān)之上、主題詞之下標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。
（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：用于標(biāo)識(shí)公文承制部門名稱、實(shí)發(fā)日期、印刷份數(shù)、聯(lián)系人等，是對(duì)公文制發(fā)情況的介紹和解說。標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間的目的在于讓受文者了解公文制發(fā)過程、為受文者與制發(fā)者的聯(lián)系提供便利。其位置在抄送機(jī)關(guān)下一行，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，印發(fā)時(shí)間以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
（4）頁碼：按公文排列的邏輯順序依次對(duì)公文編制的順序號(hào)，保證公文不散頁。頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，在版心下邊緣之下一行，頁碼左右各放一條4號(hào)一字線；單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字�？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯�(biāo)識(shí)頁碼。
以上行政機(jī)關(guān)公文格式的數(shù)據(jù)項(xiàng)目
小結(jié)
文書是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文書的管理。文書轉(zhuǎn)化為檔案需要具備使用完畢、有保存價(jià)值和有序保存的三個(gè)條件。
一份完整的公文是由一些規(guī)定的項(xiàng)目構(gòu)成的，如：發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等。這些項(xiàng)目就是公文構(gòu)成的要素。要掌握這些要素的書寫格式。
作業(yè)
課本習(xí)題 P17
第一、第二大題
























































復(fù)習(xí)
文書與檔案的關(guān)系
公文的分類、特點(diǎn)與作用
公文的書寫格式
授新課
文書處理
又稱文件處理、 文書工作、 公文處理、文件管理。國家機(jī)關(guān)或社會(huì)組織制作、傳遞、使用、保存或銷毀文件等行為的總稱,是行政管理的重要組成部分。其質(zhì)量與效率對(duì)國家機(jī)關(guān)或其他組織的工作成效有直接影響�；驹瓌t和要求是：及時(shí)、準(zhǔn)確、保守秘密。
文書處理程序由收文和發(fā)文的各工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。收文包括簽收、登記、分辦、加工、擬辦、批辦、承辦、對(duì)內(nèi)催辦、簽注、立卷、歸檔(或清退、銷毀)；發(fā)文包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印(簽署)、登記、發(fā)出、對(duì)外催辦、立卷、歸檔(或銷毀)。各工作環(huán)節(jié)相對(duì)獨(dú)立存在，各具特定內(nèi)容和功能，相互銜接并排列有序，均須遵循一定的工作制度，不得隨意處理，具有規(guī)范性。
公文處理程序示意圖

文書工作的任務(wù)
具體任務(wù)：
a.發(fā)文處理；
b.收文處理；
c.文件管理；
行文關(guān)系與行文制度
行文關(guān)系——根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文授受關(guān)系。
主要有兩種類型的行文關(guān)系：
A.有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的行文。
B.無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的行文。此類中又有兩種（通常用“函”行文）：
a.平行機(jī)關(guān)之間的行文；
b.不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的行文。
行文制度：機(jī)關(guān)行文必須共同遵守的辦文規(guī)程和準(zhǔn)則。主要有6種——
a.相互行文制度。
b.聯(lián)合行文制度。
c.逐級(jí)行文制度。
d.文稿代擬制度。
e.一文一事制度。
f.公開行文制度。
案 例 二 則
1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報(bào)了《關(guān)于我市艾治病防治情況及有關(guān)問題的報(bào)告》。但公文報(bào)出后其所反映的問題未能及時(shí)得到解決。您認(rèn)為責(zé)任在誰？
2，國慶前夕，市政府向駐烏所有縣級(jí)以上單位發(fā)出關(guān)于正確懸掛國旗的通知。有些自治區(qū)、兵團(tuán)及中央部門所屬單位認(rèn)為行文有誤。您看呢？
行文方式
1、逐級(jí)行文
2、多級(jí)行文
3、直達(dá)行文
4、越級(jí)行文
1.由于情況緊急，逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)、造成損失的問題。如戰(zhàn)爭(zhēng)、嚴(yán)重自然災(zāi)害等；
2.經(jīng)過多次請(qǐng)示直接上級(jí)機(jī)關(guān)，長期未能得到解決的問題；
3.與直接上級(jí)機(jī)關(guān)有爭(zhēng)議，而無法解決的問題；
4.上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的，并指定越級(jí)上報(bào)的問題；
5.對(duì)直接上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行檢舉揭發(fā)的問題；
6.與直接上級(jí)機(jī)關(guān)無關(guān)，需越級(jí)詢問、聯(lián)系的一般問題。
5、平行行文
•行文規(guī)則
•㈠ 行文時(shí)要尊重組織系統(tǒng)隸屬關(guān)系
•㈡ 行文時(shí)要尊重機(jī)關(guān)職權(quán)
•㈢ 行文時(shí)要考慮是否服從工作需要
•㈣ 行文時(shí)要明確發(fā)文權(quán)限
•㈤ 兩個(gè)以上的同級(jí)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文
•㈥ 經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，同樣具有法律效用，可不再行文

公文的行文關(guān)系
行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。注意：　
　　一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級(jí)行文�！�
　　二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請(qǐng)示、報(bào)告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)�！�
　　三、要分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；向 ……（未完，全文共65574字，當(dāng)前僅顯示11794字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《文書與檔案管理基礎(chǔ)教案（6萬字，81頁）》）