文書與檔案管理基礎教案（6萬字，81頁）

目錄/提綱：……
一、文書與檔案
一、公文的概念及特點
二、公文的功能
一、公文的分類與各類公文的內涵
二、通用公文的文種及其適用范圍
一、公文的文體
二、公文的結構及組成
一、公文的格式
（一）國家行政機關公文版面的基本規(guī)范
第一、第二大題
一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文
（一）確定性
（二）連續(xù)性
（三）規(guī)范性
一、制文階段
二、制發(fā)階段
一、按文書的保存價值立卷
二、根據(jù)文書的特征立卷
一、按文書的保存價值立卷
三、根據(jù)文書的特征立卷
一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔包括編目成卷和移交歸檔等項內容
1、 編頁號
2、 填制卷內科技文件目錄
3、 填寫備考表
4、 填制案卷封面
4、編制案卷脊背標簽
2、分類（1）分年度：將文書材料按其形成年度分開
二、 科技文件材料的整理
（二） 編目
（一）檔案的詞源
（二）檔案的定義
（三）檔案定義表達的含義
一、憑證作用
二、參考作用：
一、概述
二、機關檔案室的收集工作—機關歸檔制度的建立
（二）歸檔制度的內容
三、檔案館對檔案的接收和征集
3、與檔案有關的資料一起移交
4、凡檔案室向檔案移交的案卷要一式三份的案卷目錄
一、檔案整理工作的內容、意義和原則
（一）全宗的概念
3、全宗理論的……
文書與檔案管理基礎教案（6萬字，81頁）

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文書工作概述
文書工作——是指通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理、保管的全過程。（亦稱文書處理或文書管理）

據(jù)史書記載，中國古代最早的文書是公元前2000年前帝舜時期史官所記的《虞書》，但原件早已不存。現(xiàn)存最早的古文書是清末開始在河南安陽出土的甲骨刻辭，是殷王室占卜時所刻的文字，屬于公務文書，史書記載商代的文書還有冊和典，是簡的集合體。簡以狹長竹、木片作載體。把長短相間的簡用皮條或絲繩上下兩道編連起來，就成為冊。把冊保存起來就成為典。典冊所載內容是當時史官的記錄。東晉后期（公元4世紀末、5世紀初），紙張首先被用作官府往來文書的載體，而詔令文書和重要奏疏的載體仍用竹、木簡，到隋代竹、木簡才廢棄不用。從周代到清末，文書載體還曾使用金、玉、銅、鐵、石、縑帛等物，是為了長期保存或在某些特殊情況下使用。文書載體用紙以后，詔書用染黃紙，直至清末。明、清時期向上級官員祝賀的稟啟用紅紙，一般文書都用白紙。歷代文書紙式幅面大小不一。紙張載體用折疊式從元代開始，明代的奏疏沿用，稱為本，其余文書用單幅紙，作為官員身份證的誥命文書用卷軸式。清初紙式仍沿明制。中葉以后除詔令文書和個別下行文種外，都改用折式。
古代文書的文種
秦代以前沒有專門的文種名稱，統(tǒng)稱為書，通常用文書載體的名稱來區(qū)別它們的重要程度。春秋戰(zhàn)國時期文書開始有了按使用目的加上的籠統(tǒng)稱謂：刑法典稱刑書；結盟文書稱為盟書或載書；君王發(fā)布命令的文書稱為命書；上級官員告誡屬下的文書稱為語書，等等。秦代開始制定按不同文件責任者的身份等級和行文目的使用文書的專名，使文書區(qū)分為許多不同的種類，稱為文種。秦、漢以后形成的許多文種，可以概括為三大類：一是皇帝使用的各文種，稱為詔令文書；二是臣僚上書皇帝使用的各文種，稱為奏疏；三是各官府相互行文使用的各文種，稱為官府往來文書。從唐代開始，國家對文種的名稱有了明確的規(guī)定，以后宋、元、明、清各代也都有新的規(guī)定。清代規(guī)定的詔令文書文種名稱有詔、誥、敕，是沿用明代文種；經(jīng)常使用處理政務、告誡臣僚的文書稱為諭旨，是新增的文種；制書在明代是文種名稱，清代則只作為發(fā)布詔令的一種文體。清代奏疏沿襲明制，使用奏本和題本，康熙年間又新增一種稱為奏折，而奏本則在乾隆年間停止使用。明代官府往來文書下行文有札付、帖、照會、故牒等文種，上行文有咨呈、呈狀、申狀、牒呈、牒上等文種，平行文有咨、關、牒等文種。清代基本上沿襲明制，并且把明代下行文經(jīng)常使用的牌文定為法定文種，中葉以后又增添程式比較簡便的札文作為下行文種之一，把明代上行文使用的呈狀簡稱為呈，把申狀分為評文和驗文二種。
古代文書的程式
中國封建社會形成的文書程式，在稱謂、用語等各方面都貫穿著等級制精神。據(jù)史書記載，秦、漢時期對文書程式已有規(guī)定。現(xiàn)存較完全的官方規(guī)定，有南宋寧宗嘉泰三年（1203）頒行的《慶元條法事類》所載的宋代文書程式和《明會典》所載的明代文書程式，但它們都是為一般官員規(guī)定，而不列詔令文書程式。明、清兩代的文書程式基本相同，文字結構大體分為7個部分：①文件責任者的官銜、姓名；②事由；③正文；④結束語；⑤受文者官府名稱 ；⑥行文年月日；⑦文種名稱和文件責任者簽押。明、清文書程式中上級官員對下級行文，為了表示權威，還實行標朱制度，即用紅筆填寫行文日期，在文中的關鍵字樣上用紅筆圈點勾勒，用以揭示下級注意。
古代文書的印章
印章是古代文書的重要組成部分，文件責任者在文書的某個部位鈐蓋印章，作為文件生效的標志。印章原稱為或作璽。文書鈐蓋印章，見于記載最早的是公元前6世紀春秋時期中葉，當時稱為璽書。秦代規(guī)定璽作為皇帝印章的專稱，用玉刻制。漢承秦制，皇帝、諸侯王、皇太后的印章稱為璽，其余官員的印章稱為印，或稱為章。印章的字體秦代開始用小篆，以后歷代官印都用小篆。文書蓋印是文件生效的標志，所以一般詔令文書、奏疏和官府往來文書都蓋有文件責任者的印章。
中國現(xiàn)存的古代文書以清代的為最多，有上千萬件。明代的文書也有相當數(shù)量。此外，多年陸續(xù)出土的甲骨文、青銅器銘文、石刻文字以及戰(zhàn)國、秦、漢的竹、木簡，敦煌、吐魯番等地發(fā)現(xiàn)的古代文書，都是極為珍貴的文化遺產(chǎn)，是研究中國古代文化的第一手資料。
當代文書的一般理解
一般語言工具書都告訴我們：文書一詞有兩個含義。其一，各類機關或其他單位中從事文件收發(fā)、運轉、催辦、擬辦、繕印、立卷、歸檔等工作的人員；其二，各類公文和私文的通稱。本文研究的“文書”指后者，即指某事物(某類文字材料)而非指某種職務。關于這一點，李欣在所著《秘書工作》一書中說：“概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中為了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料，是應用寫作實踐中的一種常用文體。這是一個基本的定義，是從廣義上講的。何謂“行為主體”？他又說：行為主體“是指個人、社會組織、政黨集團和國家_”。請注意，他說的“文字材料”并未加“公用”或“私用”的限制；他說的“行為主體”卻是“公”與“私”均包括在其中。這樣，我們自可得出結論：廣義的文書便是“公文十私文”的應用文。不過，人們在日常工作中，在用語習慣上，說到“文書”時，是不包括私用的文字材料在內的。《辭�！飞险f的“各種公文的通稱”(1979年版，1533頁)即是一例，這也就是狹義的文書的概念。
《辭�！飞险f的“文書”是狹義的，而《現(xiàn)代漢語詞典》上說的(“指公文、書信、契約等”)卻基本上是廣義的，但小于“公文＋私文”所涵蓋的范疇。這對一般讀者來說，只會造成思想的混亂，而無助于文秘知識的普及和這方面研究工作的深入�？梢�，與人們日常工作、學習和生活有十分密切關系的文秘術語概念或定義的規(guī)范化是多么迫切和重要啊!
當代文書的分類
１、法律文書，是國家司法機關在處理刑事、民事、經(jīng)濟各類案件時，依照法律規(guī)定的程序而制作或發(fā)布的、具有法律效力或者雖無法律效力但有法律意義的書面文件。是代表國家意志，忠誠地體現(xiàn)國家法律精神，遵循法律規(guī)定為付諸實施某一法律行為，能引起一定法律后果而制作的文書。（《應用寫作》1985年1期）
２、商業(yè)文書，商業(yè)應用寫作所反映的內容，是由商業(yè)
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為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等；領導指導性文件是指領導機關制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)規(guī)章，指導、布置工作，闡明領導指導原則的文件；公布性文件是指直接向國內外公開發(fā)布的文件；陳述呈請性文件指用于匯報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批準的文件；商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個人的使命、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據(jù)和對有關各方面權利、義務、責任作出規(guī)定的文件。
（5）平件、急件、特急件。這是依據(jù)對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規(guī)處理的文件；急件是指因為內容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件；特急件是指內容非常重要并特別緊急，需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。
（6）收文、發(fā)文。這是機關內部根據(jù)文件來源劃分的。收文指本機關收到的來自外部的文件；發(fā)文是指本機關制作發(fā)往外部的文件，本機關制成只供內部使用的文件也稱發(fā)文。
二、通用公文的文種及其適用范圍
文種，也叫做公文名稱，是用來表明公文的性質、適用范圍、作者職能權限及制發(fā)公文目的要求的。在公文中正確標明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利于維護公文的權威性和有效性。我國行政機關的通用公文文種有：
1．規(guī)范性文件
（1）條例，用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。
（2）規(guī)定，用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。
（3）辦法，用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。
（4）決定，用于對重要事項或者重大行動作出安排。
2．領導指導性文件
（1）命令（令），用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。
（2）指示，用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。
（3）批復，用于答復下級機關的請示事項。
（4）通知，用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。
（5）通報，用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
3．公布性文件
（1）公告，用于向國內外宣布重要事項或法定事項。
（2）通告，用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
4．陳述呈請性文件
（1）議案，用于各級人民政府按法定程序向同級人大或其常務委員會提請審議事項。
（2）請示，用于向上級機關請求指示、批準。
（3）報告，用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。
（4）調查報告，用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。
5．商洽性文件
函，用于不相隸屬機關間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。
6．會議文件
會議紀要，用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布。
公文的文體與結構
一、公文的文體
文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、說明、議論三種表達方式兼用的特殊應用文體。因此，公文首先必須具有應用文的屬性：直接應用性、全面真實性、結構格式的規(guī)范性。能對解決某一現(xiàn)實事務具有明顯的直接應用價值，公文要求反映具體事務時必須全面真實，不允許虛構夸張。其次公文要求使用現(xiàn)代書面語言，不得采用文言文形式表述。由于行文目的不同，敘述、說明、議論在不同文種中的使用各有側重。
二、公文的結構及組成
公文的結構指公文的組織構造，具有規(guī)范性和相對確定性。
1．公文的基本組成部分
（1）標題。一件公文用以與其他公文相區(qū)別的名稱。其主要作用是：概括揭示為受文者所關注的幾方面內容，為查找利用與管理公文提供一個檢索標識。
（2）正文。正文即公文的主體部分。用于系統(tǒng)表達受文者對特定事物獲得明確認識所需要的信息。
（3）作者。又稱發(fā)文機關，制發(fā)公文并對其負全責的機關的全稱或規(guī)范化簡稱。
（4）日期。又稱成文日期，指公文形成的具體時間，通常以領導者簽發(fā)的時間為準，聯(lián)合行文時以最后簽發(fā)機關的領導人簽發(fā)日期為準，特殊情況下以會議通過的時間、印發(fā)時間、批準時間作為公文形成的時間。
（5）印章或簽署。印章實際上是指作為機關權力象征的印信在公文上留下的印記；簽署則是指簽發(fā)公文的領導人親筆在正式發(fā)出的公文上所簽注的姓名。
（6）主題詞。主題詞用以揭示公文基本內容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術語。
2．公文的其他組成部分
（1）文頭。又稱版頭，用于強調公文責任歸屬和權威性的標記。一般由作者全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字構成。
（2）發(fā)文字號。它是指由作者對其制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。
（3）簽發(fā)人。代表機關核準并簽發(fā)文稿的機關主要負責人的姓名。
（4）b_m等級。它是公文s_m程度的標志。
（5）緊急程度。它是表明公文送達和辦理時間要求的標志。
（6）主送機關。它是對所收受公文負實際責任的機關的全稱、簡稱或統(tǒng)稱。
（7）附件及其標記。附件指附屬于正文的其他公文或材料，它使正文內容具體和完整化。
（8）抄送機關。對所收受公文一般不需承擔直接辦理、答復責任，而只需了解公文內容或者協(xié)助辦理的機關或組織的全稱、簡稱或統(tǒng)稱。
（9）注釋。又稱為附注。主要用于標注秘密文件的閱讀、傳達范圍，以適應工作和b_m需要；也用于對正文中確需解釋的名詞術語或有關事項的解釋說明。其作用是使正文更加簡明。
（10）印發(fā)說明。它是對公文印制發(fā)出情況進行介紹。
公文的格式與稿本
一、公文的格式
公文格式是指組成公文各部分的文字符號在載體（紙張等）上排列的規(guī)定，由國家有關機關以法規(guī)、規(guī)章、標準等形式對其加以規(guī)范。公文格式主要是對載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序與編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規(guī)范。規(guī)范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，方便公文處理；有利于應用現(xiàn)代化信息技術進行處理及公文管理。以下著重介紹國家行政機關公文格式：
（一）國家行政機關公文版面的基本規(guī)范
公文中橫向距離的長度單位為“字”，一個字指一個漢字所占空間。公文中縱向距離的長度單位為“行”，以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行。公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm*297mm。公文頁邊與版心尺寸：天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm*225mm（不含頁碼）。未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。公文正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。公文應左側裝訂，不掉頁。
（二）國家行政機關公文格式具體結構國家行政機關公文格式的具體結構由兩條紅色反線分割成三部分：眉首、主體和版記。
1．眉首部分
眉首，又稱公文的“紅頭”部分，其位置是相對固定的，它相當于公文的“頭”。其中包括：
（1）公文份數(shù)序號：是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。其主要作用是便于公文的分發(fā)、清退和查找，有助于明確公文管理人員的責任。一般情況下只適用于絕密、機密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯數(shù)字頂格標識在版心左上角第1行。通常根據(jù)印制數(shù)量來確定編制幾位數(shù)的序號，如需印1～99份之間的，從“01”開始編寫，需印100～999份之間的，從“001”開始編寫。不要在份數(shù)序號前加上一長串“0”，如“00000001”就沒有使用價值，但一般也不直接從“1”編起，避免誤看作其他數(shù)字符號。
（2）秘密等級和b_m期限：指涉及國家秘密的公文應當標明密級和b_m期限。公文的秘密等級分為秘密、機密、絕密。標識此項的目的是便于公文管理、確保公文安全。應將其頂格標識于版心右上角第1行；秘密等級和b_m期限之間加“★”隔開，如“機密★一年”。
（3）緊急程度：表明公文送達和辦理的時限要求。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。標注緊急程度的作用在于提醒處理時限，為催辦公文提供依據(jù)，避免辦文、辦事延誤。其位置是頂格標識于版心右上角第2行，與秘密等級和b_m期限對齊，字體字號與b_m等級相同，如無秘密等級和b_m期限，可以頂格標識于版心右上角第1行。
（4）發(fā)文機關標識：用紅色標識發(fā)文機關，以顯示公文的權威性和鄭重性。它一般由有關部門核定的發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加上“文件”二字組成，如“北京市人民政府文件”、“國家商務部文件”等。使用簡稱時應注意其規(guī)范性、鄭重性，避免產(chǎn)生歧義。
單一行文時，發(fā)文機關名稱“一”字排開；聯(lián)合行文時，主辦機關排列在前，協(xié)辦單位排在后，如行政機關與同級或相應的黨的機構、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列，“文件”二字在各單位名稱右側居中位置，如聯(lián)合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，字號以醒目美觀為原則，一般應小于22mm*15mm。
（5）發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文序號組成。
①發(fā)文機關代字編寫的一般原則：以哪個單位的名義發(fā)文，就編哪個單位的代字，例如“國發(fā)”表示國務院的發(fā)文，“國辦發(fā)”即表示國務院辦公廳的發(fā)文。但是有時為了反映機關內公文的主辦部門，也可以加上主辦部門的代字，例如：“財農(nóng)發(fā)”則表示財政部農(nóng)業(yè)司承辦的公文。編寫代字時，要注意維護公文的嚴肅性；年份要用四位阿拉伯數(shù)字準確表達，并用六角號“〔〕”括起，不得用兩位數(shù)簡寫，如“〔00〕”。
②發(fā)文順序號是按公文的發(fā)文順序統(tǒng)一編制的流水號，每年年初從“1”開始，序數(shù)字前面不加“0”和“第”字。公文字號應直接表達為**發(fā)〔****〕*號，如“國辦發(fā)〔2001〕45號”。同一發(fā)文機關依次編寫，不同發(fā)文機關不得接續(xù)編號。
③單一行文，公文字號“一”字排開；如是聯(lián)合行文，只標注主辦機關的發(fā)文字號；與其他機關聯(lián)合行文時原則上應當使用排列在前的機關的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標注一個機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號的位置，在發(fā)文機關標識下空2行居中標識。
（6）簽發(fā)人：發(fā)文機關最后核查并批準公文向外發(fā)出的領導人姓名。其作用在于對公文的制發(fā)和內容負責。簽發(fā)人只用于上報公文。在發(fā)文字號右側標注簽發(fā)人，簽發(fā)人后加全角冒號。發(fā)文字號和簽發(fā)人左右各空1個漢字平行排列；如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名位于第1行，協(xié)辦單位簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按照發(fā)文機關順序依次順列，其發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
2．主體部分
主體是公文的重心部分，其位置經(jīng)常變動，以公文內容長短而定，它相當于公文的“身體”。其中包括：
（1）標題：是對公文內容的概括與揭示。標題的作用在于便于公文的檢索和處理，介紹公文內容、行文目的和要求以及提供閱文線索。
標題結構由發(fā)文作者、事由、公文名稱三要素組成。其中“發(fā)文作者”要求使用經(jīng)有關部門核準的全稱或規(guī)范化簡稱；公文“事由”應概括、簡潔；“公文名稱”應準確、恰當。
公文標題三要素通常應表達完整，但如果已有發(fā)文機關標志表達發(fā)文機關名稱時，可以省略“作者”要素，如直接表達為“關于……的通知”的格式；命令、公告、通告等令知性公文，其標題中可以省略“事由”要素，如“中華人民共和國主席令”、“中華人民共和國國務院公告”、“中國人民銀行通告”；但是在任何情況下都不能省略“公文名稱”要素。
標題中標點符號的使用原則：標題末不加標點；標題中一般不用標點，如是轉發(fā)法規(guī)性公文可以使用書名號《》，并列內容之間可以使用頓號。標題的字數(shù)一般不超過50字。
標題應在紅色反線下空2行標識，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
（2）主送機關：對公文負主辦或答復責任的機關。標注主送機關有三種情況：一是直接使用機關的全稱，如“中華人民共和國財政部”；二是使用機關的通用的規(guī)范化簡稱，如“國務院”；三是標注同類型機關的統(tǒng)稱，如“部屬各高等院�！钡取Ｆ湮恢脩跇祟}下空1行左側頂格標明，其后加全角冒號“：”。
（3）正文：公文的主體部分，用以表示公文的信息內容。正文的結構一般分為導語、正文主體與結語，在主送機關下一行書寫。
（4）附件：指附屬于公文正文的其他公文、圖表、名單等材料。公文附件是公文正文內容的組成部分，其作用在于補充和完善公文正文的內容，與正文具有同等效力。附件應在正文下空 1行左空2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（例：“附件：1．*******”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，以方便查閱，如不能與正文一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件，以防止附件散亂、丟失。
（5）成文時間：指公文的成文日期，它表示公文生效的時間。確定公文成文日期的原則是：一般公文，以負責人簽發(fā)日期為準；經(jīng)會議討論通過的公文，以通過日期為準；法規(guī)性公文以批準日期為準；兩個以上機關（部門）的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機關（部門）負責人簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出日期為準。
擬寫成文時間要求：用漢字標全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遺漏，不得以小圓點“•”代替漢字表述年月日，“零”規(guī)定一律寫為“○”，不能夠用阿拉伯數(shù)字“0”。例：“二○○一年八月十日”。成文時間的位置根據(jù)印章的位置而定。
（6）公文生效標識：是指發(fā)文機關印章或簽署人姓名。加蓋印章有兩種情況：單一發(fā)文印章和聯(lián)合行文發(fā)文印章。
①單一機關制發(fā)公文的情況：單一發(fā)文在落款處不署機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，印章應端正居中，下壓成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上（下套方式）；當印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文時間上（中套方式）；“下套”的蓋印方法，可以顯示印章的莊重性，如國家行政機關的印章均有國徽，就可以將其完整地顯示出來，此外，還可以增加成文時間的清晰度，防止因圖案或文字壓在成文時間上使其難以辨認。
②兩個或兩個以上機關聯(lián)合行文的情況：當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字居中排布，主辦單位印章在前，兩個單位的印章均壓成文時間，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm；當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦單位印章在前，每排最多只能排3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余1個或2個印章，應居中排布；印章之間不得相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標注成文時間。
印章的顏色，除專用章外，印泥應為紅色。應使用質量較好的印泥作為字跡材料，印跡必須是端正地自左而右環(huán)行，完整、清楚地表達發(fā)文機關的名稱，禁絕出現(xiàn)印章字跡歪歪斜斜，缺字少劃，或者模糊不清，或者自左而右字符顛倒的現(xiàn)象，以維護公文的嚴肅性和有效性。
當公文正文后的空白處不能容下印章的位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，必須使印章與公文在正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的辦法解決。
（7）附注：指對公文內容或有關事項、要求的注釋與說明，如需要加以注釋的公文的閱讀范圍、使用方法、請示等上行公文的“聯(lián)系人”和“聯(lián)系電話”等，其格式如下：（此文發(fā)至縣、團級）或（聯(lián)系人：***，聯(lián)系電話：********）。附注的作用是方便公文的閱讀、理解，以及文書處理部門對公文的分發(fā)處理，保證公文的安全。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。
3．版記部分
版記是公文格式結構的第三部分，其位置依公文格式構成而言，它相當于公文的“腳”。版記部分包括以下數(shù)據(jù)項目：
（1）主題詞：用以揭示公文主要內容的規(guī)范化的詞或詞組。標注主題詞有助于文書部門依據(jù)公文主題及時、快捷地處理公文，同時便于按主題查找、檢索公文。主題詞的標注程序是：全面審讀公文，確認公文的主題內容；認真進行主題分析，對關鍵性語句準確、精練地進行主題概括，形成主題概念；在《公文主題詞表》中選用最恰當?shù)闹黝}詞語，詞表中沒有所需詞時，可選用相關或相鄰近的詞進行組配，組配不合適或不能組配時，可選用最直接的上位詞。
主題標引時應有效把握主題詞標引的深度，除類別詞和類型詞外一般標注3～5個，不超過7個。一份公文主題詞的排列順序應先標注類別詞，再標類屬詞，最后標注表明公文種類的類型詞。公文主題內容的類屬詞之間的順序，一般按照概念大小從小到大排列。如果文件具有表示空間和時間的輔助因素，應標注在類屬詞后，公文類型詞之前�！爸黝}詞”居左頂格標識，后標全角冒號，詞目之間空1字，最末一詞后無標點。
（2）抄送機關：指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關。在主題詞下一行，左空1字標識“抄送”，后用全角冒號；抄送機關之間用頓號隔開，回行后與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關后標注句號。如果主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時可以在抄送機關之上、主題詞之下標注主送機關。
（3）印發(fā)機關和印發(fā)時間：用于標識公文承制部門名稱、實發(fā)日期、印刷份數(shù)、聯(lián)系人等，是對公文制發(fā)情況的介紹和解說。標注印發(fā)機關和印發(fā)時間的目的在于讓受文者了解公文制發(fā)過程、為受文者與制發(fā)者的聯(lián)系提供便利。其位置在抄送機關下一行，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，印發(fā)時間以公文付印日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。
（4）頁碼：按公文排列的邏輯順序依次對公文編制的順序號，保證公文不散頁。頁碼用阿拉伯數(shù)字標識，在版心下邊緣之下一行，頁碼左右各放一條4號一字線；單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。
以上行政機關公文格式的數(shù)據(jù)項目
小結
文書是檔案的基礎，檔案是文書的管理。文書轉化為檔案需要具備使用完畢、有保存價值和有序保存的三個條件。
一份完整的公文是由一些規(guī)定的項目構成的，如：發(fā)文機關、發(fā)文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等。這些項目就是公文構成的要素。要掌握這些要素的書寫格式。
作業(yè)
課本習題 P17
第一、第二大題
























































復習
文書與檔案的關系
公文的分類、特點與作用
公文的書寫格式
授新課
文書處理
又稱文件處理、 文書工作、 公文處理、文件管理。國家機關或社會組織制作、傳遞、使用、保存或銷毀文件等行為的總稱,是行政管理的重要組成部分。其質量與效率對國家機關或其他組織的工作成效有直接影響�；驹瓌t和要求是：及時、準確、保守秘密。
文書處理程序由收文和發(fā)文的各工作環(huán)節(jié)構成。收文包括簽收、登記、分辦、加工、擬辦、批辦、承辦、對內催辦、簽注、立卷、歸檔(或清退、銷毀)；發(fā)文包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印(簽署)、登記、發(fā)出、對外催辦、立卷、歸檔(或銷毀)。各工作環(huán)節(jié)相對獨立存在，各具特定內容和功能，相互銜接并排列有序，均須遵循一定的工作制度，不得隨意處理，具有規(guī)范性。
公文處理程序示意圖

文書工作的任務
具體任務：
a.發(fā)文處理；
b.收文處理；
c.文件管理；
行文關系與行文制度
行文關系——根據(jù)組織關系和職權范圍而確定的公文授受關系。
主要有兩種類型的行文關系：
A.有隸屬關系的上下級機關之間的行文。
B.無隸屬關系的機關之間的行文。此類中又有兩種（通常用“函”行文）：
a.平行機關之間的行文；
b.不相隸屬的機關之間的行文。
行文制度：機關行文必須共同遵守的辦文規(guī)程和準則。主要有6種——
a.相互行文制度。
b.聯(lián)合行文制度。
c.逐級行文制度。
d.文稿代擬制度。
e.一文一事制度。
f.公開行文制度。
案 例 二 則
1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報了《關于我市艾治病防治情況及有關問題的報告》。但公文報出后其所反映的問題未能及時得到解決。您認為責任在誰？
2，國慶前夕，市政府向駐烏所有縣級以上單位發(fā)出關于正確懸掛國旗的通知。有些自治區(qū)、兵團及中央部門所屬單位認為行文有誤。您看呢？
行文方式
1、逐級行文
2、多級行文
3、直達行文
4、越級行文
1.由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損失的問題。如戰(zhàn)爭、嚴重自然災害等；
2.經(jīng)過多次請示直接上級機關，長期未能得到解決的問題；
3.與直接上級機關有爭議，而無法解決的問題；
4.上級機關交辦的，并指定越級上報的問題；
5.對直接上級機關進行檢舉揭發(fā)的問題；
6.與直接上級機關無關，需越級詢問、聯(lián)系的一般問題。
5、平行行文
•行文規(guī)則
•㈠ 行文時要尊重組織系統(tǒng)隸屬關系
•㈡ 行文時要尊重機關職權
•㈢ 行文時要考慮是否服從工作需要
•㈣ 行文時要明確發(fā)文權限
•㈤ 兩個以上的同級機關可以聯(lián)合行文
•㈥ 經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應當視為正式公文依照執(zhí)行，同樣具有法律效用，可不再行文

公文的行文關系
行文的關系，指的是發(fā)文機關與收文機關之間的關系。注意：　
　　一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文�！�
　　二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關之間，應當使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)�！�
　　三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示，不要同時抄送下級機關；向 ……（未完，全文共65574字，當前僅顯示11794字，請閱讀下面提示信息。收藏《文書與檔案管理基礎教案（6萬字，81頁）》）