從利用工作談文書材料的分類與組卷

　　分類是文書材料立卷的核心，立卷質(zhì)量的高低很大程度上取決于分類方法是否科學(xué)、合理。在近幾年對(duì)機(jī)關(guān)文書材料立卷的檢查、指導(dǎo)工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，這始終是機(jī)關(guān)文書部門或檔案部門無(wú)法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一問(wèn)題淺談個(gè)人之見(jiàn)解，以求與同行共同探討。
　　一、分類和組卷的基本含義
　　分類是人們認(rèn)識(shí)思維的結(jié)果，是對(duì)客觀事物認(rèn)識(shí)的一種基本方法�？陀^事物有從少到多、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的不斷變化發(fā)展的過(guò)程。當(dāng)事物發(fā)展得越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜時(shí)，為了能更準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標(biāo)準(zhǔn)或一個(gè)角度來(lái)對(duì)事物進(jìn)行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，企業(yè)可分為國(guó)有企業(yè)、集體企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標(biāo)準(zhǔn)所劃分出來(lái)的類，類與類
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種等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具體特征，因?yàn)榘妇硎且唤M文件的集合，案卷反映的只能是一組文件的共同特征而非一份文件的具體特征。因此，檔案館(室)檢索文件的第一步只能從這份文件所從屬的類的一至幾個(gè)案卷中去查找，也就是說(shuō)第一步工作是先判定文件從屬的類，然后，在確定的類中再通過(guò)其他特征檢索文件。因此，類目成為檢索文件的第一關(guān)口，如果在文件集合前，沒(méi)有明確的類目統(tǒng)帥，檢索文件只能是大海撈針。
　　2、組卷是在分類的基礎(chǔ)上文件的組合即再次分類
　　文件按一種標(biāo)準(zhǔn)分類后，在幾個(gè)大類之間，應(yīng)該是互相平行的關(guān)系，其內(nèi)容互不交叉、重復(fù)或包含。在這個(gè)基礎(chǔ)上，才能進(jìn)入組合案卷的過(guò)程，組合案卷時(shí)一個(gè)類接一個(gè)類進(jìn)行。在一個(gè)類內(nèi)，可以按文件作者(級(jí)別)、問(wèn)題、名稱等特征組合(再分類)或幾個(gè)特征聯(lián)合運(yùn)用。最后，根據(jù)保管期限和文件數(shù)量的多少，在一個(gè)類內(nèi)組合成一卷或數(shù)卷。然后依次進(jìn)行，直至完成每個(gè)類內(nèi)文件的組合。
　　由此可見(jiàn)，分類與組卷實(shí)質(zhì)是立卷工作中一前一后的兩個(gè)步驟，是對(duì)文件進(jìn)行分類和再次分類的過(guò)程。分類在前，是組卷的前提，組卷在后，是分類的延伸既再分類。分類重在區(qū)分，是通過(guò)演繹法把文件分割成個(gè)性互不相同的類，而組卷重在合并，是通過(guò)歸納法把共性文件組合在一起。
　　三、組卷的原則、方法不能違背分類的原則、方法
　　根據(jù)分類的邏輯性要求，類目之間不能互相交叉、重復(fù)或包含，而且同一次分類必須只能使用同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)把文件劃分完畢。因此，在組卷中，應(yīng)保證不能違背分類的原則。然而，事實(shí)上，違背現(xiàn)象在立卷工作隨處可見(jiàn)。例如：
　　例1：
　　***局關(guān)于年度(半年)工作、專項(xiàng)整治工作、反腐敗工作、計(jì)劃生育工作的總結(jié)、計(jì)劃(卷1)
　　***局關(guān)于計(jì)劃生育指標(biāo)，廉政建設(shè)，***問(wèn)題的通知、規(guī)定、辦法(卷2)
　　從卷1、卷2中我們發(fā)現(xiàn)，卷1中的反腐敗工作、計(jì)劃生育工作分別與卷2中的廉政建設(shè)、計(jì)劃生育指標(biāo)是同屬紀(jì)檢監(jiān)察和衛(wèi)生兩大類，這顯然是違反了分類中不能交叉、重復(fù)這一原則規(guī)定的。
　　例2：
　　中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于禁毒掃黃、農(nóng)村工作、***工作的通知、辦法(卷1)
　　中共海南省委、省政府關(guān)于刑事犯罪、計(jì)劃生育、***工作的通知、辦法(卷2)
　　中共�？谑形�、市政府關(guān)于邊境檢查、城市規(guī)劃、***工作的通知、辦法(卷3)
　　�？谑�**局(本單位)關(guān)于掃黃打非、撥付經(jīng)費(fèi)、***工作的通知、辦法(卷4)
　　從卷1到卷4中，同樣發(fā)現(xiàn)，禁毒掃黃、刑事犯罪、邊境檢查、掃黃打非是同屬于政法類，卻分別組合在四個(gè)案卷中，同樣犯了例1的錯(cuò)誤。
　　以上兩例案卷中之所以存在問(wèn)題的交叉、重復(fù)，關(guān)鍵就在于沒(méi)有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標(biāo)準(zhǔn)。例1，既有按問(wèn)題分類，同時(shí)又有按文件名稱分類。例2，既有按問(wèn)題分類，又有按作者分類。其共同點(diǎn)是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)，把文件的名稱即總結(jié)、計(jì)劃(例1)和文件作者的級(jí)別(例2)直接作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)。這違背了原來(lái)整體文件應(yīng)以一種標(biāo)準(zhǔn)即問(wèn)題標(biāo)準(zhǔn)劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個(gè)類別(問(wèn)題)內(nèi)的文件組卷時(shí)使用 ……（未完，全文共3418字，當(dāng)前僅顯示1726字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《從利用工作談文書材料的分類與組卷》）