淺談公司檔案管理

淺談公司檔案管理工作

企業(yè)檔案是企業(yè)在研究、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件.檔案管理是一項管理性的工作,服務性的工作,政治性的工作.檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分,是基層基礎建設的重要內容之一,管好,用好企業(yè)檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責.現就本人在企業(yè)檔案管理實際工作中體會到的幾點重要方面淺述如下.

一、建立企業(yè)檔案工作組織體系

企業(yè)檔案工作組織體系包括組織領導、機構設置、人員配置和工作網絡,只有把這樣的一個檔案工作組織系統(tǒng)建立起來,才能將檔案管理的制度、方法、要求深入到公司每一項工作中去,細化到企業(yè)文件材料形成和利用的每一個環(huán)節(jié). 企業(yè)應建立以檔案部門(辦公室)為核心,各職能或承辦部門的專兼職檔案人員為基礎的企業(yè)檔案工作體系.目前公司的檔案管理體系是辦公室負責行發(fā)文等日常工作檔案的管理,工程管理部
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定、保管、統(tǒng)計、利用)之一,是開展檔案工作的重要基礎環(huán)節(jié).檔案內容整理,主要包括對檔案文件的內容真?zhèn)蔚蔫b別,對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動.檔案實體整理,主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案,進行基本的分類、組合、排列、編目,組成有序的檔案整體的工作過程. 1、歸檔的文件以件為整理單位.檔案人員應當遵循文件的形成規(guī)律、保持文件的有機聯系,盡可能的將正文與發(fā)文稿、批復與請示、復函與函以一件的形式裝訂在冊,如有請示無批示的時候,可以先將該請示放在短期存檔的盒子中,等到有批復回來后再一并存檔,如果一直都沒有批復回來,就要在備案表中注明原因,以備查詢之用. 2、歸檔文件可以采用"年度-機構(問題)-保管期限"、"保管期限-年度-機構(問題)"、"年度-保管期限"、"保管期限-年度"中的一種方法進行分類,一般多數企業(yè)以"年度-機構(問題)-保管期限"方法進行分類. 3、歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等.目錄編寫的時候應注意以下幾點:1、編目時應按件為單位逐一編寫,2、責任者為發(fā)文單位或個人,編寫時一定要以全稱的形式錄入,不能簡化,3、文號一般由機關代字、年度、順序號組成,要填寫完整,4、題名要照實抄錄,如果沒有題名或題名不規(guī)范的時候,也可自擬標題,5、日期是指文件形成的時間,以8位阿拉伯數字標注年月日,如20020909,如遇日期不明時,可用00代替,為20020900. 歸檔文件的目錄要做到準確、全面、詳細、深入,以方便查找利用的需要.

(三)做好檔案交接工作 由于檔案具有及強的延續(xù)性,檔案人員調動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位.檔案人員交接工作是一項認真細致、手續(xù)嚴密,責任重大的工作,移交要按程序辦事,移交方要準確填寫好《檔案交接明細表》,接收方接收時,要認真核對,并檢查移交檔案的完整性.在做檔案交接工作時,應有第三方在場,做好檔案監(jiān)交工作.檔案監(jiān)交人員應當認真履行職責,堅持原則,按程序辦理.交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作,做到賬物相符,手續(xù)齊全,并在交接明細表上注意明交接時間.移交文件一般一式二份,移交人、接收人各執(zhí)一份,交接工作結束之后,移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文件明細表上簽字,以示對交接工作負責.

(四)做好檔案利用工作 檔案資源的開發(fā)利用是指提示檔案信息及其價值,通過各種有效的方法,使檔案資源直接服務于企業(yè)的各項工作,滿足各種利用需求的一項檔案業(yè)務工作.各專兼職檔案人員應加強部門檔案檢索系統(tǒng)建設,將已整理好的檔案經過著錄和標引,按規(guī)定順序排列形成數據庫,并熟悉各部門檔案保管狀態(tài),方便檔案資料查閱和利用.

(五)完善檔案信息化建設 檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路,是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉.實行檔案系統(tǒng)電子與紙質文件的"雙套制"保存?.所謂"雙套制"保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存.其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具.檔案人員必須深入到現行文件工作領域,完成大量電子文件 ……（未完，全文共2668字，當前僅顯示1696字，請閱讀下面提示信息。收藏《淺談公司檔案管理》）