駐外辦事處合同管理規(guī)定

　　．目的
　　加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。
　　．適用范圍
　　銷售分公司駐外辦事處
　�。畧�(zhí)行
　　銷售分公司駐外辦事處人員
　�。氊�(zé)
　　銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂，駐外辦事處經(jīng)理審核，銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
　　．制度
　　銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況，主要包括：對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信
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。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人，對合同的履行、款項的回收承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證，并妥善保管。
　　如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方往來的函電等），執(zhí)行合同簽訂的審批程序，獲得批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行。
　　如合同履行過程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，簽訂書面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
　　經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用，不準(zhǔn)濫用、代用或借用，嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報案外，還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
　　綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶客戶檔案。每一份合同有一個公司統(tǒng)一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協(xié)議（包括文本、函電）等，均應(yīng)妥善保管，如有丟失，公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。
　　管理
　　綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案，由分公司統(tǒng)一編號，檔案內(nèi)容包括：
　　合同正本、副本、附件。
　　文本簽收記錄。
　　變更、補充、解除合同的協(xié)議。
　　綜合管理部駐外辦事處應(yīng)按用戶客戶建立用戶檔案，內(nèi)容包括。
　　用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
　　用戶自然情況。
　　我公司提供產(chǎn)品備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
　　履行合同情況
　　質(zhì)量技術(shù)問題處理情況（表格）
　　綜合管理部按產(chǎn)品備件建立管理臺帳一式二份，一份于次月日前上報財務(wù)部，一份銷售分公司保管備查，內(nèi)容包括：
　　合同號
　　合同標(biāo)的
　　簽約日期，結(jié)算日期，經(jīng)辦人。
　　用戶名稱
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