如何做好檔案工作

　　
　　檔案的規(guī)范、科學(xué)管理，檔案資料的形成至關(guān)重要，資料的收集是檔案管理的實(shí)際起點(diǎn)，是檔案形成的重要環(huán)節(jié)，它不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整性，而且關(guān)系到檔案資料的“歷史”真實(shí)性。那么，如何才能更好的做好檔案資料的收集工作呢？我認(rèn)為：
　　首先，要強(qiáng)化檔案意識(shí)。
　　檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，以及對(duì)檔案工作地位和作用的認(rèn)識(shí)。它通過(guò)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、各系、處(室)的工作人員、各們教師及檔案員表現(xiàn)出來(lái)的。
　　作為檔案員，無(wú)論是專職的，還是兼職的，我們要理解自己工作的重要性，要熱愛(ài)自己的工作。有人可能覺(jué)得，在學(xué)校，做教師好，培育桃李滿天下，很神圣。其實(shí)，我們的工作一樣，讓人感到驕傲，因?yàn)槲覀冇涗浟藲v史(檔案是歷史真實(shí)的原始記錄)。仔細(xì)想想，教師也是一種
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的規(guī)律、預(yù)計(jì)該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，可以主要依據(jù)各部門文件材料的歸檔范圍，擬制出來(lái)歸卷?xiàng)l目，作為平時(shí)文件材料立卷的指南。我把稱為“預(yù)分類”，在實(shí)際工作中，對(duì)個(gè)別類目要依據(jù)實(shí)際情況做調(diào)整。
　　以教學(xué)類檔案為例，可分為以下條目：
　　1．教學(xué)管理的文件（包括上級(jí)教學(xué)管理指導(dǎo)性文件、系(校)的教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度和統(tǒng)計(jì)材料等）
　　2．教學(xué)改革方面的文件材料
　　3．有關(guān)教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的文件材料（包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、考試管理、實(shí)習(xí)、見(jiàn)習(xí)材料）
　　4．學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料
　　5．有關(guān)教研室活動(dòng)的材料
　　6．優(yōu)秀教案、課件
　　7．師生獎(jiǎng)懲材料
　　8．各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材
　　9．優(yōu)秀畢業(yè)論文
　　10．畢業(yè)生工作文件材料
　　11、學(xué)生管理工作的文件材料等等。
　　確定了類目，按其中的每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷盒（或卷夾），并做好標(biāo)識(shí)，貼在準(zhǔn)備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放。我們即可將處理完畢的文件或收集上來(lái)的資料“對(duì)號(hào)入座”，歸入相應(yīng)的卷盒內(nèi)，以備查找。
　　第四，檔案收集方式與方法
　　1．平時(shí)收集。根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)收集。如收文、發(fā)文；請(qǐng)示、批復(fù)；學(xué)校與有關(guān)單位及個(gè)人簽定的各種合同、協(xié)議；開(kāi)學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)等各種會(huì)議材料，收集這類檔案材料我們可以直接到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)收集，會(huì)議結(jié)束的同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)或代表的講話稿等材料也就收全了。尤其有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話的，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)講完就把稿件帶走，再要就較難。有時(shí)也有領(lǐng)導(dǎo)講話不用稿，那么還需要我們做講話記錄，會(huì)后進(jìn)行整理，一并歸檔。
　　2．定期收集。對(duì)于平時(shí)收集有困難的各種文件材料，應(yīng)根據(jù)其形成的實(shí)際定期適時(shí)收集，以防散失。如每學(xué)期的計(jì)劃、總結(jié)、大事記、教研活動(dòng)記錄、各類專題講座、黨代會(huì)、團(tuán)學(xué)代會(huì)等。
　　3．年終收集。每年年終時(shí)，各系、處(室)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行一次清查、清退，移交給負(fù)責(zé)立卷歸檔人員，以保證應(yīng)歸檔文件材料齊全、完整。如：職稱評(píng)定材料、教職工名冊(cè)、黨員名冊(cè)、各類師生獎(jiǎng)懲材料、修訂的規(guī)章制度、學(xué)校及各系、處(室)在各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和活動(dòng)過(guò)程的資料等。
　　檔案資料的收集包括聲像資料和實(shí)物資料：如照片、光盤(pán)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。
　　那么，隨著自動(dòng)化辦公的普及，出現(xiàn)了電子文檔，在以后各類資料的收集可能還要包括電子文件。
　　第五，檔案收集工作的要求。
　　一是要檔案材料的收集要及時(shí)、齊全、完整；二是要確保收集渠道暢通、信息靈敏。
　　檔案的收集工作是本校各項(xiàng)工作活動(dòng)結(jié)束之后才開(kāi)始，從而決定收集工作只有檔案員與各在實(shí)際工作與各系、處(室)的工作人員加強(qiáng)溝通與交流的基礎(chǔ)上，同時(shí)，要求檔案員具 ……（未完，全文共2366字，當(dāng)前僅顯示1504字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《如何做好檔案工作》）