機(jī)關(guān)公文及常用文種寫作知識講稿

目錄/提綱：……
一、公文的格式
（一）文頭部分
（二）主文部分
（一）”、“1、”、“（1）”、“”
（三）文尾部分
（四）公文排版規(guī)格
二、行文規(guī)則
一、決定的寫法
二、通知的寫法
三、通報(bào)的寫法：
（三）情況通報(bào)：分為敘述情況分析情況，闡明意義提出意見和要求
四、報(bào)告的寫法
五、請示的寫法
六、意見的寫法
七、函的寫法
八、會議紀(jì)要的寫法
九、述職報(bào)告的寫法
（一）述職報(bào)告的特點(diǎn)
（二）述職報(bào)告的寫法
十、調(diào)查報(bào)告的寫法：（_〈興國調(diào)查〉）
（一）前言
（二）正文
（三）結(jié)語
十一、工作總結(jié)的寫法
（一）總結(jié)的結(jié)構(gòu)形式
（二）總結(jié)的組成
（三）寫總結(jié)注意事項(xiàng)
十二、領(lǐng)導(dǎo)講話的寫法
一、做好準(zhǔn)備
二、謀篇布局
（一）基本要求
（二）基本內(nèi)容
（三）如何謀篇布局
三、語言的錘煉
四、日常公文寫作需注意的幾個(gè)細(xì)節(jié)問題
……

　　大家好！按照局統(tǒng)一安排，今天由我和大家一起共同學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)公文以及常用文種的寫作知識。在開始之前，首先說明兩點(diǎn)：一是這次所講的公文主要指行政機(jī)關(guān)公文，黨的機(jī)關(guān)公文的不同點(diǎn)穿插說明；二是希望大家以聽為主，以聯(lián)系工作思考為主，大量的內(nèi)容將發(fā)到局域網(wǎng)，供大家參考。結(jié)合我局實(shí)際，今天我們主要學(xué)習(xí)三個(gè)方面的內(nèi)容：第一講，機(jī)關(guān)公文的格式和行文規(guī)則；第二講，常用公文和文種的寫法；第三講，怎樣寫好機(jī)關(guān)公文。因個(gè)人水平有限，有不正確和不到位的地方，請大家批評指正。
　　第一講機(jī)關(guān)公文的格式和行文規(guī)則
　　公文在我國歷史上由來已久，新中國成立后，公文的范疇比過去擴(kuò)大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文分為兩大類：一類是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；另一類是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機(jī)關(guān)的通用公文處理問題。
　　行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。從這個(gè)定義中，我們可以看出機(jī)關(guān)公文的重要作用。就我局來講，要傳達(dá)貫徹國家礦產(chǎn)資源管理的方針政策、法律法規(guī)，對礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督管理；要組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督地質(zhì)災(zāi)害防治工作；要向上級請示問題、匯報(bào)情況，要答復(fù)礦業(yè)權(quán)人的請求事項(xiàng)等等，都離不開公文這一重要工具�？梢哉f，離開了這個(gè)工具，我們的行政管理和行政執(zhí)法活動(dòng)將寸步難行。我相信，大家一定有比較深切的體會。
　　那么，行政機(jī)關(guān)的公文具體包括哪些種類呢？根據(jù)國務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，共有十三類，十四種。大家可以參照學(xué)習(xí)。黨的機(jī)關(guān)公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、公報(bào)、條例、規(guī)定、函
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，實(shí)際情況是縣級以下機(jī)關(guān)的公文，對標(biāo)注主題詞未做硬性要求，但上行文要按上級機(jī)關(guān)要求標(biāo)注。
　　具體標(biāo)注中應(yīng)注意掌握選詞原則。一份文件主題詞不能超過5個(gè)。順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不加標(biāo)點(diǎn)。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，就要先標(biāo)類別詞“水利”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)文種“通知”。另外，主題詞表中沒有的詞，我們叫“_詞”，在必須標(biāo)注時(shí)，應(yīng)在該詞后加“△”符號。如《關(guān)于張龍之等4名同志任職的通知》，其主題詞為：干部任免張龍之等△通知。
　　2、附注。主要用于說明其他項(xiàng)目不便說明的事項(xiàng)。可以解釋名詞術(shù)語，可以說明發(fā)至級別。請示應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應(yīng)加括號，位置居左空2格，在成文時(shí)間下一行。
　�。ㄋ模┕呐虐嬉�(guī)格�！掇k法》規(guī)定，公文用紙采用a4型紙，幅面尺寸為：210mm*297mm。公文頁邊與版心尺寸：
　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm
　　公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
　　版心尺寸為：156mm*225mm(不含頁碼)
　　排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行,每行排28個(gè)字。
　　二、行文規(guī)則
　　公文行文方向有四個(gè)：上行（請示、報(bào)告）、下行（通知、通報(bào)）、平行（函）、泛行（通告、布告）。這里，我們應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
　　1、一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示的，應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。所謂特殊情況指：重大緊急事項(xiàng)，不越級請示要誤時(shí)誤事；被直接上級機(jī)關(guān)長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級機(jī)關(guān)意見分歧一時(shí)難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而又急于處理的事項(xiàng)。
　　2、請示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。如果寫幾個(gè)主送機(jī)關(guān)，可能是誰都不批復(fù)，或者是幾個(gè)單位都批復(fù)，但批復(fù)意見又不一致，難以貫徹執(zhí)行。
　　3、請示應(yīng)一文一事，同時(shí)，不得抄送下級機(jī)關(guān)。
　　4、報(bào)告中不得帶請示事項(xiàng)，也不得越級報(bào)告。
　　第二講常用公文和文種的寫法
　　基層常用的公文有通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、意見、函、會議紀(jì)要。其他文種有：述職報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等�，F(xiàn)結(jié)合我局實(shí)際，主要講以下幾種：
　　一、決定的寫法
　　1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項(xiàng)簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項(xiàng)，即使有號召或者鼓動(dòng)性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。
　　2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤性質(zhì)、根源、本人對錯(cuò)誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
　　3．關(guān)于重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)，一經(jīng)發(fā)出，震動(dòng)較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。
　　4、變更或撤消性決定。如：《關(guān)于撤消**廠“文明單位”稱號的決定》。
　　二、通知的寫法
　　通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文，有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。大部分都遵循的要求是：依據(jù)—目的—文種承啟語—事項(xiàng)—要求。
　　按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個(gè)“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
　　1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā)1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個(gè)新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜**日報(bào)＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：**市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《**日報(bào)》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。
　　2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價(jià)、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行�！庇械膹�(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
　　3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
　　4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。
　　5．任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去） ……（未完，全文共18532字，當(dāng)前僅顯示3333字，請閱讀下面提示信息。收藏《機(jī)關(guān)公文及常用文種寫作知識講稿》）