如何做好物業(yè)管理企業(yè)檔案的利用和服務

　　物業(yè)管理企業(yè)檔案（以下簡稱“物管檔案”）是物業(yè)管理企業(yè)各種信息的原始記錄，是物業(yè)管理企業(yè)在經(jīng)濟交往、為業(yè)主服務過程中的原始憑證，其較全面描述物業(yè)管理企業(yè)的活動軌跡，無論對國家、集體及個人都發(fā)揮著重要作用。因此做好物管檔案管理工作是每一個物業(yè)管理企業(yè)的重要工作之一。
　　一、做好檔案管理工作，為物業(yè)管理企業(yè)提高水平助力
　　1、檔案是保護企業(yè)合法權益的法律憑證：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權益的原始憑證，是維護企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護神，企業(yè)檔案工作做的好壞，直接關系到企業(yè)的合法權益。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，其組織機構、經(jīng)營管理人員、經(jīng)營范圍不斷變化，有的物業(yè)管理企業(yè)已發(fā)展成了跨行業(yè)、跨地區(qū)的多種成份的經(jīng)濟組織，企業(yè)之間在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中經(jīng)濟活動呈現(xiàn)多元化和復雜化并不斷產(chǎn)生債權、債務，如何保護好企業(yè)的即得利益和合法權益，解決好債權、債務和企業(yè)之間的經(jīng)濟糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛等問題，企業(yè)檔案這
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其是市場項目招投標過程中，要注意保護企業(yè)的資料，不要遺失，否則，因檔案資料收集保管不善而使商業(yè)機密泄露外傳，將會給企業(yè)帶來難以估計的損失。
　　4、檔案可以幫助企業(yè)提高管理水平。
　　企業(yè)領導在作出某項決策前，都要查閱大量的資料，從中找出決策的依據(jù)；企業(yè)總結工作、制訂計劃、處理問題時，也需要了解情況和熟悉政策；正確指揮生產(chǎn)經(jīng)營，更要靠有關的經(jīng)濟法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)字和市場信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級管理干部加強企業(yè)管理的重要參謀。
　　5、檔案可以提升企業(yè)信用水平：
　　誠信是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是規(guī)范社會主義市場經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的必要條件，社會誠信越來越被社會所重視。誠信有經(jīng)濟效益，講誠信就能可持續(xù)發(fā)展已成為全社會的共識。隨著誠信社會的建立，信用檔案顯得越來越重要，信用檔案主要是企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展，專門建立保存的各種信用記錄。信用檔案是企業(yè)信用狀況的積累，信用好，經(jīng)營狀況就好，經(jīng)濟效益就好。建立信用檔案，即可以擴大、提升企業(yè)的信用，有利于推動社會信用檔案的建設，也是整頓規(guī)范市場經(jīng)濟秩序的根本之策。企業(yè)信譽是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)基礎性的資源，市場經(jīng)濟是信用經(jīng)濟，企業(yè)信譽和企業(yè)密切相關，是企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的一種無形的推動力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。
　　二、加強公司檔案管理的措施
　　加強檔案管理、實現(xiàn)檔案管理的達標升級正處于必然。結合公司實際，我以為加強檔案管理應從以下四個方面入手：
　　1、加強檔案室硬件建設。從物業(yè)企業(yè)長遠目標考慮，宜建立館藏面積達150m2以上、具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強、自動化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標考慮，應將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購買必要的書柜書架，專存圖書，實行檔案、圖書一體化管理；購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設備，確保檔案安全。
　　2、建立合理的檔案管理模式。根據(jù)物業(yè)公司目前工種多、服務時間長、項目多的實際，要建立“統(tǒng)一管理、分級負責”的管理模式，實行集中式管理和網(wǎng)點式管理相結合�？偛繉偛扛鞑块T檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統(tǒng)一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內資料列出清單報檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中�？偣緦Ω黜椖繖n案實行指導和監(jiān)督。
　　3、明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。
　　4、不斷豐富檔案內容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財務檔案的基礎上，要不斷豐富新的檔案內容，逐步建立起經(jīng)營客戶檔案、科研技術檔案、知識產(chǎn)權檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
　　三、積極做好物管檔案的利用服務工作
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