接待外賓的幾個注意點

　　1、提前充分準備：任何情況下，都要提前做好充分相關準備，不得臨時抱佛腳，倉促接待客人。如客人屬于臨時到訪，未事先通知，業(yè)務接待人員切忌浮躁，手忙腳亂，應沉穩(wěn)接待，大方得體地與客人溝通，盡快了解客人來訪目的，完成接待任務。
　　a、與客人事先聯系，約定好接客地點，時間、留下客人的聯系電話，向行政部門提前申請車輛，安排駕駛員，提醒駕駛員要提前到達接車地點。隨后再次聯系客人告知我司的接客車輛號碼、駕駛員姓名及電話。
　　b、應客人要求代訂酒店，要問清楚客人理想的酒店，如客人沒有預先要訂的酒店，可問清客人的理想價格后查詢類似酒店，問清酒店設施及服務（如是否提
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時掌握客人到達公司的時間，特殊客人或重要客人，接待人員應至樓下公司門口迎接客人下車，幫助客人拿行李，當駕駛員或保安幫客人把行李拿上來時，可以代說一聲感謝。
　　b、客人到達后，應將客人迎接到洽談室或驗貨地點，準備水或飲料，待客人片刻休息后，詢問客人的行程安排，如客人安排與事先我司預計安排有較大沖突或不便（如貨沒有準備好）時，可與客人商量能否調整安排（要注意措辭，且不得勉強），客人如表示同意則要盡快將我司原先的安排進行下去，如客人表示異議，則應視情況隨機應變，作出既符合客人要求又不影響公司利益的安排。
　　c、在陪同過程中，對所涉及的相關事情要做到心中有底，什么能說，什么能給客人看要拎得清，注意說話的分寸和自己所處的立場，既不能為了迎合客人隨意批評貨物的質量或相關部門辦事的效率，切忌當著客人的面抱怨這個部門，抱怨那個部門，如有任何事情或問題應與相關部門私底下交流溝通。也不能為了讓事情順利進行（如驗貨通過）而與客人爭得面紅耳赤，埋怨客人的要求，任何情況下要做到不卑不亢，要以客人為中心，維護公司形象和利益為原則，與客人合理要求、周旋，尋求最大的利益和優(yōu)勢。
　　d、陪同客人，如需要短時間暫時性離開，應與客人打個招呼表示歉意；如需要長時間離開，應委托其他人員（應是熟悉此事件情況的人員，且事先應和此人做過相關交代）代為陪同，同時告知客人自己需要離開一段時間，并將受委托人員介紹給客人。
　　e、到用餐時間時，應事先明確陪同客人用餐人員，且安排好車輛及用餐地點（事先訂位），如有可能，應根據客人用餐的口味安排餐廳。當不是自己陪同客人吃飯時，應在用餐前和客人說明情況，告知安排。中午時間，如自己是在食堂用餐，應和客人打招呼，讓客人耐心等待（最好是客人先去用餐，自己再去用餐，特殊情況除外）。
　　f、當客人離開時，應放下手中一切工作，重要客人應提醒公司領導，客人要離開。事先申請好送客車輛，準確告知駕駛員客人的目的地及第二天是否需要接送及接送時間。送客人到樓下，目送客人車輛出公司大門后，再上樓。
　　3、突發(fā)事件的處理：在接待過程中，處理任何突發(fā)事件時，接待陪同人員都應發(fā)揮主觀能動性，開動腦筋，勇挑解決事件的重擔，主導事件的走向，切忌逃避、推脫責任，一切依賴領導，應該以公司主人翁的姿態(tài)從大局出發(fā)，盡一切可能維護公司形象與利益。
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