關(guān)于城管檔案分級(jí)分類管理情況的思考

目錄/提綱：……
一、我局城管檔案分級(jí)分類情況
二、存在的問題
（一）城管檔案分類過細(xì)，相對(duì)復(fù)雜，基層不易掌握
（二）城管檔案類別繁多，基層工作量增大
（三）保管期限設(shè)定不盡合理，分級(jí)保管內(nèi)容急需調(diào)整
三、城管檔案工作的管理模式轉(zhuǎn)變
四、思考與建議
2、其余六大類下設(shè)二級(jí)類目，取消三級(jí)類目，并對(duì)各類內(nèi)資料進(jìn)行調(diào)整
3、調(diào)整保管期限
4、調(diào)整市局與區(qū)縣局城管檔案保管內(nèi)容
1、登記類下設(shè)開業(yè)登記、注銷、吊銷、其他登記四個(gè)二級(jí)類目
3、保留繳款書類
5、調(diào)整保管期限
6、調(diào)整市局與區(qū)縣局城管檔案保管內(nèi)容
……
關(guān)于城管檔案分級(jí)分類管理情況的思考

城管檔案管理是費(fèi)用征管工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。2003年初我局對(duì)城管檔案實(shí)行專業(yè)化管理，陸續(xù)制定了城管檔案管理辦法，確立了城管檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管”的原則，規(guī)范了城管檔案各項(xiàng)管理制度，明確了城管檔案管理內(nèi)容和工作流程。隨著費(fèi)用征管改革進(jìn)程和城管檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，原有的分級(jí)分類方式在目前的實(shí)際工作中遇到了一些挑戰(zhàn)，為進(jìn)一步做好城管檔案管理工作，我們對(duì)城管檔案的分級(jí)分類方式進(jìn)行了調(diào)查研究。

一、我局城管檔案分級(jí)分類情況
檔案工作是一項(xiàng)很重要的專門事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件。我國檔案工作的基本原則是“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。”在這一原則下，檔案工作的內(nèi)容主要分為收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研、鑒定和統(tǒng)計(jì)登記等八個(gè)環(huán)節(jié)。
整理是檔案管理工作的核心部分。其基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化。其意義與價(jià)值在于為整個(gè)管理工作提供一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。足以代表檔案管理專
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的軌道。

二、存在的問題
城管檔案分級(jí)分類方式在城管檔案專業(yè)化管理工作中發(fā)揮了重要作用，其分類清楚細(xì)致、規(guī)范基層立卷歸檔工作的特點(diǎn)，為改變?nèi)到y(tǒng)2003年前城管檔案管理水平比較落后、檔案分散管理、不利于查找和利用的局面提供了有力的幫助，為城管檔案專業(yè)化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但隨著費(fèi)用新政策的陸續(xù)出臺(tái)，費(fèi)用科學(xué)化、精細(xì)化管理的不斷推進(jìn)，費(fèi)用管理員制度的落實(shí)以及城管檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步深入，現(xiàn)行城管檔案分級(jí)分類方式的不足之處也逐漸顯現(xiàn)。
（一）城管檔案分類過細(xì)，相對(duì)復(fù)雜，基層不易掌握
如上表所示，我局現(xiàn)行城管檔案分為七個(gè)一級(jí)類目，25個(gè)二級(jí)類目，41個(gè)三級(jí)類目。而且還存在同一繳費(fèi)人、同一涉*事項(xiàng)產(chǎn)生的資料以及同一*種資料歸入不同類別的情況，如在退*事項(xiàng)資料，就有退*審批管理類和車船使用*退*類兩類；契*資料也存在契*個(gè)人類和契*單位類兩類。如此細(xì)致、又相對(duì)復(fù)雜的分類對(duì)于基層工作人員而言，要熟練掌握這些分類知識(shí)，并靈活地、準(zhǔn)確地區(qū)分各類資料并應(yīng)用于實(shí)際工作中確實(shí)有一定難度。更何況基層工作人員因?yàn)橘M(fèi)用工作的需要又處在不斷的調(diào)換當(dāng)中，對(duì)于新從事城管檔案歸集整理工作的基層城管檔案人員來說難度更大，特別容易產(chǎn)生分類不準(zhǔn)、資料混淆、歸檔失誤的情況。
（二）城管檔案類別繁多，基層工作量增大
全系統(tǒng)各級(jí)城管部門在依法開展費(fèi)用征管評(píng)查工作中直接形成的檔案資料數(shù)量是浩如煙海，而對(duì)這些城管檔案資料進(jìn)行整理當(dāng)前主要集中在城管所，從開業(yè)登記到*種認(rèn)定、發(fā)票購領(lǐng)、申報(bào)等，所涉及的資料類別繁多，按三級(jí)類目（即子子類）立卷歸檔的有41個(gè)之多。而且繳費(fèi)人數(shù)量逐年遞增，城管機(jī)關(guān)對(duì)于檔案的收集、整理、錄機(jī)、裝訂又主要依靠手工方式操作，特別是登記類檔案的合卷與排序需要大量的工作人員付諸大量的時(shí)間才能完成，基層的城管檔案整理工作量之巨可想而知。為了完成每年度的城管檔案歸檔工作，全系統(tǒng)各區(qū)縣局、分局設(shè)立專兼職檔案員，聘請(qǐng)臨時(shí)工，甚至全局動(dòng)員進(jìn)行檔案資料整理、立卷和歸檔，由此在日常的費(fèi)用征管外又增加了工作量。如：**局2006年形成各類城管檔案資料大約為71000份，平均每個(gè)城管所的檔案資料約為5000份，設(shè)有專(兼) 職檔案員約20人，平常負(fù)責(zé)各科室、所檔案資料的收集，在此基礎(chǔ)上，**局在2006年年底動(dòng)員了全局60％以上城管干部參與城管檔案的整理工作，第二年3月底才完成。
此外，城管檔案資料的存放和維護(hù)也需要資金和設(shè)備的投入。由于紙質(zhì)檔案資料的特點(diǎn)，易受諸多因素的影響，如溫濕度、灰塵、蠹蟲等，所以，為確保檔案資料安全與完整，需投入相當(dāng)?shù)馁Y金和設(shè)備。并且，城管登記戶也在逐年增加，從2003年底的409934戶，增加到2007年底的639244戶，城管檔案數(shù)量也隨著城管登記戶的增加而逐年遞增，許多區(qū)縣局現(xiàn)有的保管場地將很快滿足不了檔案存放的需要。
（三）保管期限設(shè)定不盡合理，分級(jí)保管內(nèi)容急需調(diào)整
我局的城管檔案保管期限分為永久、20年、15年、5年四種，其中登記類正非停類和部分檢查類為永久，注吊銷類為20年，其余各類除發(fā)票類、其他類中的其他城管資料類、檢查類中繳費(fèi)評(píng)估類與信用等級(jí)評(píng)定類為5年外保管期限均為15年。2006年國家檔案局頒布的《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號(hào)令）：將保管期限規(guī)定為永久和定期兩種，定期中再分為30年、10年。參照這個(gè)規(guī)定，我局的城管檔案登記類中的正非停類和部分檢查類為永久保存，注吊銷類為長期保存，其余各類均為短期保存。顯然，短期保存的城管檔案所占比重過多，值得長期保存的城管檔案過少。
另外，我局目前城管檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管”的原則，規(guī)定發(fā)票類、其他類中的其他城管資料類、檢查類中繳費(fèi)評(píng)估類與信用等級(jí)評(píng)定類由區(qū)縣局本局負(fù)責(zé)保管，其余均由市局負(fù)責(zé)保管。我局的城管檔案分級(jí)保管是和檔案的保管期限掛鉤的，即保管期限為5年由區(qū)縣局保存，其余的由市局保存。幾年來，我局征管情況不斷發(fā)生變化，對(duì)城管檔案分類保管內(nèi)容提出新的要求，現(xiàn)行的分級(jí)保管內(nèi)容有些地 ……（未完，全文共6154字，當(dāng)前僅顯示2161字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《關(guān)于城管檔案分級(jí)分類管理情況的思考》）