關(guān)于城管檔案分級分類管理情況的思考

目錄/提綱：……
一、我局城管檔案分級分類情況
二、存在的問題
（一）城管檔案分類過細，相對復雜，基層不易掌握
（二）城管檔案類別繁多，基層工作量增大
（三）保管期限設定不盡合理，分級保管內(nèi)容急需調(diào)整
三、城管檔案工作的管理模式轉(zhuǎn)變
四、思考與建議
2、其余六大類下設二級類目，取消三級類目，并對各類內(nèi)資料進行調(diào)整
3、調(diào)整保管期限
4、調(diào)整市局與區(qū)縣局城管檔案保管內(nèi)容
1、登記類下設開業(yè)登記、注銷、吊銷、其他登記四個二級類目
3、保留繳款書類
5、調(diào)整保管期限
6、調(diào)整市局與區(qū)縣局城管檔案保管內(nèi)容
……
關(guān)于城管檔案分級分類管理情況的思考

城管檔案管理是費用征管工作中的一項基礎性工作。2003年初我局對城管檔案實行專業(yè)化管理，陸續(xù)制定了城管檔案管理辦法，確立了城管檔案管理工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級保管”的原則，規(guī)范了城管檔案各項管理制度，明確了城管檔案管理內(nèi)容和工作流程。隨著費用征管改革進程和城管檔案信息化建設的不斷推進，原有的分級分類方式在目前的實際工作中遇到了一些挑戰(zhàn)，為進一步做好城管檔案管理工作，我們對城管檔案的分級分類方式進行了調(diào)查研究。

一、我局城管檔案分級分類情況
檔案工作是一項很重要的專門事業(yè)，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件。我國檔案工作的基本原則是“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用�！痹谶@一原則下，檔案工作的內(nèi)容主要分為收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研、鑒定和統(tǒng)計登記等八個環(huán)節(jié)。
整理是檔案管理工作的核心部分。其基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化。其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。足以代表檔案管理專
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的軌道。

二、存在的問題
城管檔案分級分類方式在城管檔案專業(yè)化管理工作中發(fā)揮了重要作用，其分類清楚細致、規(guī)范基層立卷歸檔工作的特點，為改變?nèi)到y(tǒng)2003年前城管檔案管理水平比較落后、檔案分散管理、不利于查找和利用的局面提供了有力的幫助，為城管檔案專業(yè)化管理奠定了堅實的基礎。但隨著費用新政策的陸續(xù)出臺，費用科學化、精細化管理的不斷推進，費用管理員制度的落實以及城管檔案信息化建設的進一步深入，現(xiàn)行城管檔案分級分類方式的不足之處也逐漸顯現(xiàn)。
（一）城管檔案分類過細，相對復雜，基層不易掌握
如上表所示，我局現(xiàn)行城管檔案分為七個一級類目，25個二級類目，41個三級類目。而且還存在同一繳費人、同一涉*事項產(chǎn)生的資料以及同一*種資料歸入不同類別的情況，如在退*事項資料，就有退*審批管理類和車船使用*退*類兩類；契*資料也存在契*個人類和契*單位類兩類。如此細致、又相對復雜的分類對于基層工作人員而言，要熟練掌握這些分類知識，并靈活地、準確地區(qū)分各類資料并應用于實際工作中確實有一定難度。更何況基層工作人員因為費用工作的需要又處在不斷的調(diào)換當中，對于新從事城管檔案歸集整理工作的基層城管檔案人員來說難度更大，特別容易產(chǎn)生分類不準、資料混淆、歸檔失誤的情況。
（二）城管檔案類別繁多，基層工作量增大
全系統(tǒng)各級城管部門在依法開展費用征管評查工作中直接形成的檔案資料數(shù)量是浩如煙海，而對這些城管檔案資料進行整理當前主要集中在城管所，從開業(yè)登記到*種認定、發(fā)票購領(lǐng)、申報等，所涉及的資料類別繁多，按三級類目（即子子類）立卷歸檔的有41個之多。而且繳費人數(shù)量逐年遞增，城管機關(guān)對于檔案的收集、整理、錄機、裝訂又主要依靠手工方式操作，特別是登記類檔案的合卷與排序需要大量的工作人員付諸大量的時間才能完成，基層的城管檔案整理工作量之巨可想而知。為了完成每年度的城管檔案歸檔工作，全系統(tǒng)各區(qū)縣局、分局設立專兼職檔案員，聘請臨時工，甚至全局動員進行檔案資料整理、立卷和歸檔，由此在日常的費用征管外又增加了工作量。如：**局2006年形成各類城管檔案資料大約為71000份，平均每個城管所的檔案資料約為5000份，設有專(兼) 職檔案員約20人，平常負責各科室、所檔案資料的收集，在此基礎上，**局在2006年年底動員了全局60％以上城管干部參與城管檔案的整理工作，第二年3月底才完成。
此外，城管檔案資料的存放和維護也需要資金和設備的投入。由于紙質(zhì)檔案資料的特點，易受諸多因素的影響，如溫濕度、灰塵、蠹蟲等，所以，為確保檔案資料安全與完整，需投入相當?shù)馁Y金和設備。并且，城管登記戶也在逐年增加，從2003年底的409934戶，增加到2007年底的639244戶，城管檔案數(shù)量也隨著城管登記戶的增加而逐年遞增，許多區(qū)縣局現(xiàn)有的保管場地將很快滿足不了檔案存放的需要。
（三）保管期限設定不盡合理，分級保管內(nèi)容急需調(diào)整
我局的城管檔案保管期限分為永久、20年、15年、5年四種，其中登記類正非停類和部分檢查類為永久，注吊銷類為20年，其余各類除發(fā)票類、其他類中的其他城管資料類、檢查類中繳費評估類與信用等級評定類為5年外保管期限均為15年。2006年國家檔案局頒布的《 機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）：將保管期限規(guī)定為永久和定期兩種，定期中再分為30年、10年。參照這個規(guī)定，我局的城管檔案登記類中的正非停類和部分檢查類為永久保存，注吊銷類為長期保存，其余各類均為短期保存。顯然，短期保存的城管檔案所占比重過多，值得長期保存的城管檔案過少。
另外，我局目前城管檔案管理工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級保管”的原則，規(guī)定發(fā)票類、其他類中的其他城管資料類、檢查類中繳費評估類與信用等級評定類由區(qū)縣局本局負責保管，其余均由市局負責保管。我局的城管檔案分級保管是和檔案的保管期限掛鉤的，即保管期限為5年由區(qū)縣局保存，其余的由市局保存。幾年來，我局征管情況不斷發(fā)生變化，對城管檔案分類保管內(nèi)容提出新的要求，現(xiàn)行的分級保管內(nèi)容有些地 ……（未完，全文共6154字，當前僅顯示2161字，請閱讀下面提示信息。收藏《關(guān)于城管檔案分級分類管理情況的思考》）