世博會主題館項目檔案管理示范工程經(jīng)驗材料

目錄/提綱：……
一、建立切實有效的管理_和工作機制，確保項目檔案管理有序開展
二、“五個定期”制度確保項目檔案的完整規(guī)范
三、扎實有效組織項目檔案驗收工作
四、高度重視項目檔案利用服務(wù)，發(fā)揮檔案基礎(chǔ)保障作用
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建一流場館 創(chuàng)一流檔案
——中國2010年上海世博會主題館項目檔案管理經(jīng)驗交流
世博會主題館項目檔案管理示范工程經(jīng)驗材料

上海東浩國際服務(wù)貿(mào)易（集團）有限公司（原上海世博（集團）有限公司，世博會后更名）承擔(dān)了中國2010年上海世博會主題館（以下簡稱主題館）的建設(shè)任務(wù)。主題館是世博會最重要的場館之一，也是上海市重大建設(shè)項目，與中國館、世博中心、世博演藝中心及世博軸并稱“一軸四館”，是世博會的永久保留建筑。世博會184天中，主題館共接待觀眾3000萬人次，成為接待觀眾數(shù)量最多的世博會場館。
集團充分認(rèn)識到做好項目檔案管理的重要性和必要性，提出了“建一流場館、創(chuàng)一流檔案”的目標(biāo)。圍繞這一目標(biāo)，集團高度重視、真抓實干、上下聯(lián)動、形成合力，最終形成了收集齊全、整理規(guī)范，真實反映主題館項目建設(shè)全過程的項目檔案，也探索出一些科學(xué)高效的項目檔案管理經(jīng)驗，為世博會的安全運營、主題館的后續(xù)利用和“后世博”集團的發(fā)展發(fā)揮了應(yīng)有的作用。
一、建立切
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建設(shè)瞬息萬變，施工現(xiàn)場每天都可能發(fā)生各種情況。對此，集團嘗試將項目管理的理念和方法運用到項目檔案管理中，通過“五個定期”制度實時把控項目檔案管理進程，及早發(fā)現(xiàn)和解決問題，特別是更好地保證了項目文件材料的質(zhì)量和真實性，使檔案管理真正融入項目管理全過程。
一是定期召開項目檔案工作會議，建設(shè)單位和參建單位共同研究，第一時間解決項目文件材料形成收集的質(zhì)量問題，建立項目檔案工作的良性機制。
二是定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過專家培訓(xùn)與自我培訓(xùn)相結(jié)合，并根據(jù)項目所處階段選擇培訓(xùn)重點，顯著地提高了項目分公司和參建單位檔案人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。
三是集團檔案人員定期深入建設(shè)現(xiàn)場和有關(guān)部門開展現(xiàn)場指導(dǎo)檢查，把好項目文件材料形成這一源頭的質(zhì)量關(guān)。集團根據(jù)項目施工進度和竣工驗收節(jié)點，制定項目檔案檢查時間節(jié)點表，采取各專業(yè)分包檔案人員集中辦公、整理，集團檔案主管現(xiàn)場指導(dǎo)，上海市檔案局跟蹤檢查的方式，同步檢查施工文件材料形成和檔案整理質(zhì)量。2009年12月中旬，在主題館項目檔案預(yù)驗收前，集團辦公室會同世博項目部和施工總包、監(jiān)理等單位，組織全體參建單位檔案人員，開展項目文件材料整理的集中培訓(xùn)和檢查。整整7天集中辦公，裝飾工程、設(shè)備安裝、智能、節(jié)能等專業(yè)分包項目順利通過由上海市檔案局組織，市城建檔案館參與的檔案預(yù)驗收，為主題館項目檔案驗收奠定基礎(chǔ)。
四是定期收集、即時歸檔，檔案部門著重加強與業(yè)務(wù)部門的信息溝通，跟蹤動態(tài)，做到重要文件材料即時歸檔。例如，針對項目內(nèi)容變更、確定專業(yè)分包中標(biāo)單位等重要事項所形成黨政聯(lián)席會議紀(jì)要、評標(biāo)公證書、專業(yè)分包合同等依據(jù)性文件，以及各專項驗收、審計、審價報告等重要文件材料，均做到跟蹤收集、即時歸檔。配套的科研項目做到項目結(jié)題、歸檔完成，并按照世博會檔案移交要求，及時向上海市檔案館移交。各參建單位按供貨渠道和臺（套）編制設(shè)備清單，規(guī)范有序地做好設(shè)備檔案的整理，及時移交運營保障部門，為世博場館安全運營發(fā)揮了積極作用。
五是集團定期與檔案行政管理部門溝通，無論是項目檔案管理登記、驗收申請，還是建設(shè)過程中的指導(dǎo)培訓(xùn)、階段和單位工程的備案驗收，集團都得到了上海市檔案局的指導(dǎo)和幫助。
三、扎實有效組織項目檔案驗收工作
作為特大型活動的重要場館，主題館項目工期緊，檔案整理任務(wù)重。為保證主題館項目竣工后如期通過檔案驗收并投入試運營，集團按照重大建設(shè)項目檔案驗收辦法，探索建立了項目階段或單位工程的備案驗收制度。制度明確施工總包為施工文件質(zhì)量的第一責(zé)任人，監(jiān)理單位必須對施工文件材料的質(zhì)量進行監(jiān)管。施工文件材料經(jīng)各專業(yè)分包自查后首先由施工總包和監(jiān)理單位復(fù)查，然后交集團檔案部門和世博項目部初審。初審合格后，集團向上海市檔案局提出階段或單位工程的備案驗收申請。主題館項目建設(shè)期間，集團先后對立項與設(shè)計階段、地基與基礎(chǔ)（樁基工程）、主體工程（鋼結(jié)構(gòu)）等單位或分部、分項工程進行了備案驗收，為整個項目的檔案驗收奠定了扎實的基礎(chǔ)。
在樁基、主體結(jié)構(gòu)等工程的備案驗收中，施工單位對集團檢查組指出的問題立即組織整改。經(jīng)逐項復(fù)查，確認(rèn)問題全部整改后，集團才向上海市檔案局提出備案意見。針對備案驗收中存在的問題，集團領(lǐng)導(dǎo)專門召集施工總包、監(jiān)理以及專業(yè)分包單位的項目經(jīng)理，召開項目檔案工作專題會議,研究解決措施。
在集團和各參建單位的共同努力下，在上海市檔案局等有關(guān)部門的支持幫助下，2010年1月28日，主題館項目順利通過上海市檔案局組織的檔案驗收，成為率先通過檔案驗收的世博會永久保留場館項目，不但確保了主 ……（未完，全文共3743字，當(dāng)前僅顯示1891字，請閱讀下面提示信息。收藏《世博會主題館項目檔案管理示范工程經(jīng)驗材料》）