公司檔案管理制度（二）

　　公司檔案管理制度
　　■★第一條管理部門文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。
　　■★第二條文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。與本案無關(guān)的文件
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類號。為檔卷卷次，為檔案目次。
　　■★第五條檔案名稱及編號檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
　　■★第六條檔號編定案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。
　　■★第七條歸檔與檔案清理歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
　　■★第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：永久保存：一公司章程；二股東名簿；三組織規(guī)程及辦事細則；四董事會及股東會紀錄；五財務報表；六政府機關(guān)核準文件；七不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；八工程設(shè)計圖；九其他經(jīng)核定須永久保存的文書。年保存：一預算、決算書類；二會計憑證；三事業(yè)計劃資料；四其他經(jīng)核定須保存年的文書。年保存：一期滿或解除之合約；二其他經(jīng)核定保存年的文書。年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
　　■★第九條檔卷清理管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收發(fā)文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。
　　■★第十條調(diào)卷程序各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管科長以上核準后持向管檔人員調(diào)閱。管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案 ……（未完，全文共2244字，當前僅顯示1426字，請閱讀下面提示信息。收藏《公司檔案管理制度（二）》）