論文：對檔案著錄的思考

論文：對檔案著錄的思考

　　檔案著錄是對檔案內(nèi)容和形式等進行分析、選擇和記錄的過程。是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，也是檔案信息資源不可缺少的步驟和內(nèi)容之一。1985年5月經(jīng)國家標準局批準發(fā)布的《檔案著錄規(guī)則》（GB3792 5-85，以下簡稱《規(guī)則》），是我國檔案工作領域第一個國家標準。2002年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設實施綱要》提出：“到‘十五’末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設并投入一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化”、“有條件的省級檔案館藏全部館藏檔案案卷級目錄都要實現(xiàn)機檢，重要檔案全宗逐步實現(xiàn)文件級目錄檢索……”根據(jù)這一精神和實現(xiàn)全國藏區(qū)第一州的宏偉目標，我館從2005年開始啟動了檔案著錄工作。在這幾年的檔案著錄過程中，有許多問題值得我們?nèi)ニ伎肌?br>　　1 檔案著錄人員素質
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。如果收集、整理等基礎工作沒有做好，倉促進行著錄必然無法保證質量，給以后工作帶來困難。在著錄工作中，立檔單位檔案材料不齊全的問題比較突出，尤其是那些沒有編號、沒有文頭、沒有蓋章而又很重要的“帳外”文件收集得很不齊全。假如著錄后才將這些文件收集上來，還得調整案卷，重新編目，隨之而來的是著錄條目的修改，這樣勢必事倍功半，浪費人力物力，也容易出現(xiàn)差錯。案卷級條目著錄內(nèi)容主要來源于案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表等。假如把一些沒有聯(lián)系的文件湊合在一起，案卷標題擬寫不當或卷內(nèi)文件起止時間統(tǒng)計不準，都會影響案卷級著錄質量。文件級著錄也需要案卷及卷內(nèi)文件的排列，盡量反映文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，對于內(nèi)容和客觀事實不符的，對于形成時間、責任者等項目短缺或有誤的應考證準確。檔號是檢索檔案的主要依據(jù)之一，更要準確無誤，因此在開始著錄之前，按規(guī)定要求改造部分不合格的案卷，調整規(guī)范檔號是十分必要的。
　　3 對檔案計算機檢索系統(tǒng)要有一個正確的認識
　　檔案計算機檢索系統(tǒng)的建立，數(shù)據(jù)準備工作是其主體工程，計算機（包括軟件）只是處理檔案數(shù)據(jù)的工具。數(shù)據(jù)是檢索系統(tǒng)的核心，是檢索系統(tǒng)的生命，計算機則是進行管理的手段。計算機和數(shù)據(jù)的結合，才能構成一個高效的檔案自動化檢索系統(tǒng)。數(shù)據(jù)與計算機的這種關系，決定了在規(guī)劃建立自動化檢索系統(tǒng)時，必須同時考慮檔案的著錄標引工作，著錄標引工作應該超前或同步發(fā)展，絕不能滯后。
　　所以，我們要認真對待數(shù)據(jù)準備工作。不能認為計算機是萬能的機器，數(shù)據(jù)質量差些不要緊；也不能僅僅是“完成任務”，我們對數(shù)據(jù)工作的難度、工作量要有充分的思想準備；不能為了應付評比檢查，要把自動化檢索提到議事日程上來。現(xiàn)在，針對我們正處于著錄的開始階段，還沒有進入到檢索系統(tǒng)的實際應用階段，數(shù)據(jù)質量的控制和監(jiān)督往往也會被忽視。所以我們在數(shù)據(jù)準備、錄入階段時一定要把好審核這一關，做好質量控制及監(jiān)督措施。
　　另外，我們能否根據(jù)各地區(qū)的實際情況，進行一些專題著錄。就我館而言，前來查閱結婚證存根的比較多。通常，我們是根據(jù)利用者當時所辦理的機構進行查閱的。在縣城，結婚證存根是存放民政局的；在區(qū)鄉(xiāng)，結婚證存根是存放各鄉(xiāng)政府的，由于歷史的原因，以前的結婚證存根在組卷時普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象：要么沒有組成專卷；要么組成專卷的卷內(nèi)目錄的抄寫比較粗略。如：“茂縣鳳儀鎮(zhèn)結婚登記申請書”一卷就只有這么一個目錄，近七十對結婚人數(shù)。在鳳儀鎮(zhèn)，每年都要產(chǎn)生好幾卷這樣的結婚申請書專卷。1992年鳳儀鎮(zhèn)有4卷結婚申請書近300對結婚人數(shù)。一個1992年結婚的人前來查閱該結婚存根時，他需要把這4卷檔案一頁一頁的翻，直到查閱到為止。這樣查閱，既費時費力，又造成檔案的磨損。如果我們把所有的結婚證存根輸入一個專門的文件級目錄內(nèi)，不用兩分鐘時間，就會在計算機內(nèi)被調出來，這樣效率多高��！還能減少對檔案的磨損。現(xiàn)在，隨著擋案軟件的升級，我省都江堰市檔案館、雙流縣檔案館、綿竹市檔案館等國家級一級擋案館在全省已率先將檔案全部數(shù)字化了，從 ……（未完，全文共2528字，當前僅顯示1607字，請閱讀下面提示信息。收藏《論文：對檔案著錄的思考》）