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論文:對檔案著錄的思考

發(fā)表時間:2014/3/13 18:47:10

論文:對檔案著錄的思考

  檔案著錄是對檔案內(nèi)容和形式等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要,也是檔案信息資源不可缺少的步驟和內(nèi)容之一。1985年5月經(jīng)國家標(biāo)準(zhǔn)局批準(zhǔn)發(fā)布的《檔案著錄規(guī)則》(GB3792 5-85,以下簡稱《規(guī)則》),是我國檔案工作領(lǐng)域第一個國家標(biāo)準(zhǔn)。2002年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》提出:“到‘十五’末,各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設(shè)并投入一批內(nèi)部局域網(wǎng),基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化”、“有條件的省級檔案館藏全部館藏檔案案卷級目錄都要實現(xiàn)機檢,重要檔案全宗逐步實現(xiàn)文件級目錄檢索……”根據(jù)這一精神和實現(xiàn)全國藏區(qū)第一州的宏偉目標(biāo),我館從2005年開始啟動了檔案著錄工作。在這幾年的檔案著錄過程中,有許多問題值得我們?nèi)ニ伎肌?br>  1 檔案著錄人員素質(zhì)
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。如果收集、整理等基礎(chǔ)工作沒有做好,倉促進(jìn)行著錄必然無法保證質(zhì)量,給以后工作帶來困難。在著錄工作中,立檔單位檔案材料不齊全的問題比較突出,尤其是那些沒有編號、沒有文頭、沒有蓋章而又很重要的“帳外”文件收集得很不齊全。假如著錄后才將這些文件收集上來,還得調(diào)整案卷,重新編目,隨之而來的是著錄條目的修改,這樣勢必事倍功半,浪費人力物力,也容易出現(xiàn)差錯。案卷級條目著錄內(nèi)容主要來源于案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表等。假如把一些沒有聯(lián)系的文件湊合在一起,案卷標(biāo)題擬寫不當(dāng)或卷內(nèi)文件起止時間統(tǒng)計不準(zhǔn),都會影響案卷級著錄質(zhì)量。文件級著錄也需要案卷及卷內(nèi)文件的排列,盡量反映文件之間的內(nèi)在聯(lián)系,對于內(nèi)容和客觀事實不符的,對于形成時間、責(zé)任者等項目短缺或有誤的應(yīng)考證準(zhǔn)確。檔號是檢索檔案的主要依據(jù)之一,更要準(zhǔn)確無誤,因此在開始著錄之前,按規(guī)定要求改造部分不合格的案卷,調(diào)整規(guī)范檔號是十分必要的。
  3 對檔案計算機檢索系統(tǒng)要有一個正確的認(rèn)識
  檔案計算機檢索系統(tǒng)的建立,數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是其主體工程,計算機(包括軟件)只是處理檔案數(shù)據(jù)的工具。數(shù)據(jù)是檢索系統(tǒng)的核心,是檢索系統(tǒng)的生命,計算機則是進(jìn)行管理的手段。計算機和數(shù)據(jù)的結(jié)合,才能構(gòu)成一個高效的檔案自動化檢索系統(tǒng)。數(shù)據(jù)與計算機的這種關(guān)系,決定了在規(guī)劃建立自動化檢索系統(tǒng)時,必須同時考慮檔案的著錄標(biāo)引工作,著錄標(biāo)引工作應(yīng)該超前或同步發(fā)展,絕不能滯后。
  所以,我們要認(rèn)真對待數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。不能認(rèn)為計算機是萬能的機器,數(shù)據(jù)質(zhì)量差些不要緊;也不能僅僅是“完成任務(wù)”,我們對數(shù)據(jù)工作的難度、工作量要有充分的思想準(zhǔn)備;不能為了應(yīng)付評比檢查,要把自動化檢索提到議事日程上來,F(xiàn)在,針對我們正處于著錄的開始階段,還沒有進(jìn)入到檢索系統(tǒng)的實際應(yīng)用階段,數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制和監(jiān)督往往也會被忽視。所以我們在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、錄入階段時一定要把好審核這一關(guān),做好質(zhì)量控制及監(jiān)督措施。
  另外,我們能否根據(jù)各地區(qū)的實際情況,進(jìn)行一些專題著錄。就我館而言,前來查閱結(jié)婚證存根的比較多。通常,我們是根據(jù)利用者當(dāng)時所辦理的機構(gòu)進(jìn)行查閱的。在縣城,結(jié)婚證存根是存放民政局的;在區(qū)鄉(xiāng),結(jié)婚證存根是存放各鄉(xiāng)政府的,由于歷史的原因,以前的結(jié)婚證存根在組卷時普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象:要么沒有組成專卷;要么組成專卷的卷內(nèi)目錄的抄寫比較粗略。如:“茂縣鳳儀鎮(zhèn)結(jié)婚登記申請書”一卷就只有這么一個目錄,近七十對結(jié)婚人數(shù)。在鳳儀鎮(zhèn),每年都要產(chǎn)生好幾卷這樣的結(jié)婚申請書專卷。1992年鳳儀鎮(zhèn)有4卷結(jié)婚申請書近300對結(jié)婚人數(shù)。一個1992年結(jié)婚的人前來查閱該結(jié)婚存根時,他需要把這4卷檔案一頁一頁的翻,直到查閱到為止。這樣查閱,既費時費力,又造成檔案的磨損。如果我們把所有的結(jié)婚證存根輸入一個專門的文件級目錄內(nèi),不用兩分鐘時間,就會在計算機內(nèi)被調(diào)出來,這樣效率多高!還能減少對檔案的磨損。現(xiàn)在,隨著擋案軟件的升級,我省都江堰市檔案館、雙流縣檔案館、綿竹市檔案館等國家級一級擋案館在全省已率先將檔案全部數(shù)字化了,從 ……(未完,全文共2528字,當(dāng)前僅顯示1607字,請閱讀下面提示信息。收藏《論文:對檔案著錄的思考》