管理實(shí)戰(zhàn)：跨越七種會(huì)議“陷阱”的技巧

目錄/提綱：……
一、員工會(huì)議
二、緊急會(huì)議
三、專(zhuān)題討論會(huì)議
四、集思廣益的會(huì)議
五、電子郵件會(huì)議
六、書(shū)寫(xiě)議事會(huì)議
七、旁觀者清會(huì)議
二是與問(wèn)題直接有關(guān)的“受困擾者”，三是跟問(wèn)題完全無(wú)關(guān)的與會(huì)者
……
一、員工會(huì)議
　　員工會(huì)議是企業(yè)中最常見(jiàn)的會(huì)議。研究顯示，企業(yè)會(huì)議總數(shù)的至都是員工會(huì)議。員工會(huì)議通常都是由經(jīng)理或部門(mén)經(jīng)理、主管等企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議。
　　陷阱員工會(huì)議太頻繁
　　員工會(huì)議常依慣例安排。不必要的會(huì)成為員工偷閑機(jī)會(huì)。
　　跨越技巧員工會(huì)議應(yīng)盡量限制在一周一次�？梢匀∠麤](méi)有太多重要事情要處理的定期會(huì)議，但不宜超過(guò)總會(huì)議次數(shù)的。使會(huì)議真正為需要而開(kāi)。
　　陷阱員工會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)
　　跨越技巧會(huì)前應(yīng)把開(kāi)會(huì)時(shí)間確定出來(lái)。主持人應(yīng)嚴(yán)格遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間。在預(yù)定時(shí)間內(nèi)處理完事情，然后結(jié)束會(huì)議。
　　陷阱主持人話說(shuō)得太多由于這種會(huì)議的主持人常是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，其發(fā)言一般占全部開(kāi)會(huì)時(shí)間的。與會(huì)者僅能在會(huì)議快結(jié)束時(shí)發(fā)表意見(jiàn)，使得會(huì)議無(wú)法征詢員工有益的建議和意
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變化。討論方式也應(yīng)有彈性。主持人可以指派與會(huì)者輪流擔(dān)任。
　　陷阱會(huì)議記錄不完整會(huì)議記錄不完整，甚至無(wú)法提供給與會(huì)者，是開(kāi)會(huì)的大忌。清楚無(wú)誤的會(huì)議記錄對(duì)決議的執(zhí)行有很大幫助。
　　跨越技巧主持人一定要指定某個(gè)與會(huì)者擔(dān)任這項(xiàng)工作，專(zhuān)心傾聽(tīng)個(gè)人發(fā)言，并有組織地將發(fā)言記錄下來(lái)。
　　陷阱會(huì)議常流于形式會(huì)議只重視決策結(jié)果，對(duì)執(zhí)行情況就不關(guān)心了。這是員工會(huì)議常有的情況。
　　跨越技巧分派工作要記錄負(fù)責(zé)人姓名及工作完成日期，并對(duì)執(zhí)行決策情況進(jìn)行檢查，以確保會(huì)議決策落到實(shí)處。
　　二、緊急會(huì)議
　　緊急會(huì)議通常是為解決緊急問(wèn)題而臨時(shí)召開(kāi)的。其開(kāi)會(huì)目的通常也非常明確。由于要處理的事情緊急，因此決議能在有限的時(shí)間內(nèi)達(dá)成。
　　陷阱缺乏會(huì)前準(zhǔn)備工作這有可能降低效率，由于事情緊急，有權(quán)決定事情處理方式的人，往往無(wú)法出席。當(dāng)議程不明時(shí)，也可能使討論無(wú)章法。
　　跨越技巧避免常開(kāi)這種會(huì)議。若非召開(kāi)不可，主持人須在會(huì)前準(zhǔn)備討論形式及領(lǐng)導(dǎo)方法等。若沒(méi)有詳細(xì)議程，也要列出三四個(gè)討論要點(diǎn)，會(huì)議記錄不可缺少。
　　三、專(zhuān)題討論會(huì)議
　　專(zhuān)題討論會(huì)議一般先由三四個(gè)專(zhuān)家針對(duì)議題發(fā)表意見(jiàn)。與會(huì)者在專(zhuān)家發(fā)言后發(fā)問(wèn)。主持人可以指定專(zhuān)家回答所提問(wèn)題。
　　陷阱專(zhuān)家發(fā)言過(guò)長(zhǎng)或不善于發(fā)言與會(huì)者很快就會(huì)覺(jué)得無(wú)聊。這種討論會(huì)較偏重一對(duì)一的溝通。如能配以其他更能調(diào)動(dòng)參與討論的會(huì)議方式更好。
　　跨越技巧會(huì)前即和專(zhuān)家商量好他該負(fù)責(zé)的發(fā)言的要點(diǎn)，使彼此的發(fā)言內(nèi)容不重疊。主持人也要控制個(gè)人發(fā)言時(shí)間，必要時(shí)給發(fā)言者某些暗示。
　　四、集思廣益的會(huì)議
　　這是最常見(jiàn)的傳統(tǒng)會(huì)議形式之一，是目前企業(yè)普遍采用的方法。這種開(kāi)會(huì)方式的好處就是能集思廣益。它不僅能理清問(wèn)題，也有完整的決議過(guò)程。
　　陷阱這種方法未必效率最高若討論的問(wèn)題缺乏邏輯性，這種方法便行不通。
　　跨越技巧首先要把各步驟該花的時(shí)間定出來(lái)。若有好幾種解決辦法可供選擇，則應(yīng)考慮另開(kāi)以討論決議為主的會(huì)議，這樣才會(huì)更有效率。
　　五、電子郵件會(huì)議
　　電子郵件會(huì)議以電腦為輔助工具。這種會(huì)議，與會(huì)者不需面對(duì)面地討論，而是將意見(jiàn)以電子郵件的方式和他人討論，或交由主管單位審議。這種會(huì)議可以以匿名的方式進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，可避免與會(huì)者間的沖突，得來(lái)的意見(jiàn)也較中肯。
　　陷阱太早得到的答復(fù)，可能未經(jīng)深思熟慮
　　跨越技巧在使用上述方法前，確定是否有必要采用可延長(zhǎng)作出決議時(shí)間的方法。另外，受訪者應(yīng)在三人以上。
　　六、書(shū)寫(xiě)議事會(huì)議
　　書(shū)寫(xiě)議事會(huì)議是與會(huì)者以書(shū)面方式答復(fù)主持人的問(wèn)題，可說(shuō)是現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)展最快的、適用范圍極廣的一種會(huì)議，從討論問(wèn)題、商議解決辦法到作出決議，都可穿插使用這種方法。
　　陷阱若為解決簡(jiǎn)單問(wèn)題，該方 ……（未完，全文共2310字，當(dāng)前僅顯示1468字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《管理實(shí)戰(zhàn)：跨越七種會(huì)議“陷阱”的技巧》）