公司電子文件歸檔及管理暫行辦法

　　第一條 為進一步規(guī)范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。
　　第二條 電子文件，是以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡上傳送的文件。
　　第三條 檔案室對電子文件歸檔及管理工作實行監(jiān)督和指導。
　　第四條 凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　第五條 電子文件一般應在辦理完畢后，
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不會非正常改動。
　　第十條 各電子文件形成單位應在運行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設置足夠容量，安全的專用存儲器，存放處理完畢應當歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。
　　第十一條 歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》，檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由電子文件形成單位保存。
　　第十二條 電子文件的檢驗應包括以下項目：
　�。�1）載體有無劃痕、是否清潔等；
　�。�2）有無病毒；
　　（3）核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續(xù)；
　　（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；
　　（5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等是否完整；
　　第十三條 檔案室按照檢驗要求對進館電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作。
　　第十四條 移交檔案館的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。
　　第十五條 歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合下列條件：
　�。�1）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；
　�。�2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；
　　（3）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；
　�。�4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。
　　第十六條 電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成單位和設備更新情況進行一次檢查登記。
　　設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。
　　第十七條 檔案保管的電子文件應定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存并將檢驗結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。
　�。�1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施；
　　（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。
　　第十八條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。
　　第十九條 ……（未完，全文共1853字，當前僅顯示1178字，請閱讀下面提示信息。收藏《公司電子文件歸檔及管理暫行辦法》）