航運(yùn)安全管理體系內(nèi)部審核探析

航運(yùn)安全管理體系內(nèi)部審核探析
　　
　　0引言
　　
　　安全管理體系內(nèi)部審核(簡稱內(nèi)審),是指由公司內(nèi)部或聘請(qǐng)第三方人員組織的對(duì)公司安全管理體系(SMS)及其各要素的活動(dòng)和其有關(guān)結(jié)果是否符合體系相關(guān)的各類文件,以及是否得到有效的貫徹,并適合于達(dá)到安全管理目標(biāo)的系統(tǒng)的、獨(dú)立的審核。作為公司SMS自我鑒定和自行診斷的重要形式,其結(jié)果是SMS有效性評(píng)價(jià)和(或)管理復(fù)查的重要輸入信息,是最高管理者對(duì)SMS作出準(zhǔn)確評(píng)價(jià)并采取相應(yīng)獎(jiǎng)懲和改進(jìn)要求的重要依據(jù)。從某種意義上講,內(nèi)審的質(zhì)量直接影響SMS的有效性。因此,如何有效開展內(nèi)審工作,已成為各航運(yùn)企業(yè)所面臨的重要課題。
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ISM規(guī)則對(duì)SMS內(nèi)部審核的要求
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策劃內(nèi)審的時(shí)機(jī)
　　由于ISM規(guī)則初始僅以
定期
這一定性的概念規(guī)定體系內(nèi)審周期,導(dǎo)致各公司對(duì)內(nèi)審實(shí)施時(shí)機(jī)不一,影響到體系的運(yùn)行質(zhì)量,并作出正確的評(píng)價(jià)。因而,國際海事組織(IMO)提出了ISM規(guī)則2008修正案,明確規(guī)定
公司應(yīng)當(dāng)在不超過12個(gè)月的間隔期內(nèi)對(duì)船上及岸基實(shí)施內(nèi)部審核,以核查安全和防止污染活動(dòng)是否符合安全管理體系的要求。特殊情況下,間隔期不應(yīng)超過15個(gè)月。
從而使體系內(nèi)審周期與外部審核相匹配,確保公司對(duì)整個(gè)體系在船岸的運(yùn)行狀況及時(shí)掌握和作出較為客觀的評(píng)價(jià)。
　　隨著公司管理環(huán)境的變化,以及體系保持需要不斷
……（新文秘網(wǎng)http://120pk.cn省略913字，正式會(huì)員可完整閱讀）……　
采取糾正措施。
該條要求對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定情況和存在的問題,相關(guān)責(zé)任人員(不一定是受審部門、船舶或人員)應(yīng)根據(jù)其產(chǎn)生的原因采取針對(duì)性的糾正措施。對(duì)于內(nèi)審結(jié)果,規(guī)則第12
5條又規(guī)定
審核及復(fù)查的結(jié)果應(yīng)當(dāng)告知所有負(fù)有責(zé)任的人員,以提請(qǐng)他們注意。
也就是說,內(nèi)審的情況不僅要告知受審的部門、船舶和人員,也應(yīng)告知在審核中發(fā)現(xiàn)問題的相關(guān)部門、船舶和人員,目的是引起他們對(duì)所發(fā)現(xiàn)缺陷的注意,以避免類似情況的重復(fù)發(fā)生。
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公司內(nèi)部審核的實(shí)施和方法
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準(zhǔn)確收集相關(guān)信息,確定審核樣本
　　由于SMS的全面性和復(fù)雜性,審核組要在短時(shí)間內(nèi)完成審核任務(wù),只能采用抽樣的方法,即根據(jù)受審部門的工作重點(diǎn),對(duì)代表性的事項(xiàng)進(jìn)行抽查。而抽樣不免有其局限性或風(fēng)險(xiǎn),審核結(jié)論實(shí)際上是總結(jié)了對(duì)樣本的審核發(fā)現(xiàn)和部分信息綜合后得出的。用它來作為對(duì)體系總體的評(píng)價(jià)結(jié)論,可能會(huì)有一定的誤差。因此,抽樣應(yīng)力求有代表性,做到隨機(jī)、獨(dú)立、分層抽樣,抽樣應(yīng)保證一定數(shù)量,適度均衡并能覆蓋體系的全部過程。為了保證內(nèi)審結(jié)果的有效性,內(nèi)審人員在審核前應(yīng)對(duì)受審部門的工作情況進(jìn)行全面的分析,尤其是對(duì)船舶審核前,應(yīng)到有關(guān)職能部門了解該船的基本情況,以便確定正確的審核樣本。
　　
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精心設(shè)計(jì)檢查清單
　　檢查清單作為內(nèi)審員的審核手段,它能有效保障審核的進(jìn)度和覆蓋面。因此,內(nèi)審員在審核前必須按各自的分工,依據(jù)以前的審核報(bào)告、不符合規(guī)定情況及本人的專業(yè)知識(shí),對(duì)照ISM規(guī)則和SMS文件的要求,結(jié)合受審部門/船舶的特點(diǎn),選擇典型的安全和防污染活動(dòng),制定相應(yīng)的檢查清單。該清單應(yīng)有可操作性,要明確查什么、檢查什么樣本,在時(shí)間上要留有余地。由于ISM規(guī)則的同一條款要求在公司和船舶有不同的體現(xiàn),公司側(cè)重于管理和岸基地支持,而船舶側(cè)重于實(shí)施和操作。針對(duì)同類型船舶,其設(shè)備、航區(qū)和船員配備可能會(huì)有所不同。因此,在制定檢查清單時(shí),對(duì)相應(yīng)活動(dòng)的抽樣應(yīng)切合各自特點(diǎn)。檢查清單的詳略還與內(nèi)審員的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)相關(guān),與有經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)審員相比,新內(nèi)審員需要范圍更寬的審核清單。
　　
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采用過程方法實(shí)施審核
　　過程方法是指系統(tǒng)地識(shí)別和管理組織所應(yīng)用的過程,特別是這些過程之間的相互作用。其主要思想是把SMS所需的各種活動(dòng)都作為過程,對(duì)過程的三個(gè)要素


輸入、活動(dòng)、輸出進(jìn)行識(shí)別,明確過程之間的相互關(guān)系,確認(rèn)過程系統(tǒng),規(guī)定過程的途徑和實(shí)施方法,以及相應(yīng)的職責(zé)、資源和監(jiān)控。
　　用過程的審核方法,使審核與公司SMS的實(shí)際運(yùn)行相一致。以過程為審核途徑,有利于在審核過程中以過程為線索尋找證據(jù),符合過程的特性;有利于提高審核的深度和識(shí)別過程之間的關(guān)系及相互作用;有利于對(duì)過程接口的審核。也能夠通過審核確定過程的能力、穩(wěn)定性、重復(fù)性、完整性和匹配能力,確定SMS的系統(tǒng)功能、協(xié)調(diào)性、有序性、反應(yīng)能力和自我完善能力,從而提高內(nèi)審的有效性和效率。
　　為使審核工作達(dá)到預(yù)期的目標(biāo),內(nèi)審組在編制審核計(jì)劃前應(yīng)以過程方法的思路做好審核策劃工作。應(yīng)確定過程的輸入、輸出和活動(dòng),包括過程的責(zé)任人、所需的資源和信息,以及為確保過程有效運(yùn)行和控制所需的準(zhǔn)則、方法,對(duì)于個(gè)別超過一個(gè)主要負(fù)責(zé)部門的過程或涉及多個(gè)部門活動(dòng)的過程,策劃時(shí)要防止遺漏。要考慮到過程間的相互作用,在安排內(nèi)審員時(shí),應(yīng)盡量將關(guān)系密切的過程安排在同一個(gè)審核小組,為審核時(shí)恰當(dāng)?shù)靥幚磉@些過程之間的接口關(guān)系創(chuàng)造條件。
　　在實(shí)際審核中,按P-D-C-A循環(huán)來審核每個(gè)過程,每審核一個(gè)過程時(shí)應(yīng)了解這個(gè)過程是如何策劃的?如何實(shí)施的?如何檢查的?以及如何改進(jìn)的?也就是說,應(yīng)從過程的輸入查到輸出,檢查輸出是否滿足輸入或其他準(zhǔn)則的要求,資源是否有保證,開展的各項(xiàng)活動(dòng)是否符合程序文件的要求。不要只是審核實(shí)施,而不審核其它相關(guān)環(huán)節(jié)。
　　
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把握審核節(jié)奏,營造良好氛圍
　　內(nèi)審作為一項(xiàng)全新的安全和防污染管理活動(dòng),對(duì)企業(yè)的員工來說也是一種新的考核方法,自然會(huì)感到壓力。因此,在通常情況下,受審核部門或船舶的人員不可能完全站在內(nèi)審員的立場(chǎng)來對(duì)待審核,他們總是保持著一種戒備的狀態(tài),生怕說錯(cuò)了話,出示了不該出示的證據(jù),而遭受部門或船舶領(lǐng)導(dǎo)的指責(zé)。所以在審核過程中營造一個(gè)良好的審核環(huán)境顯得尤為重要。內(nèi)審員首先應(yīng)緩和過于嚴(yán)肅緊張的氣氛,注意提問方式,不要使受審人員意識(shí)到自己處于受審的地位,力求使審核成為雙方針對(duì)事實(shí)商討、研究問題的一種活動(dòng),就事論事而不追究個(gè)人的責(zé)任。遇到不符合發(fā)現(xiàn),內(nèi)審員可解釋規(guī)則,說明不符合的理由,取得共識(shí)。遇到合格的,甚至做得比較好得事情,也應(yīng)加以肯定甚至表揚(yáng),但不要過分。總之,一種平和、協(xié)調(diào)的氣氛有利于審核的順利進(jìn)行。
　　
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關(guān)于對(duì)公司最高管理者的內(nèi)部審核
　　由于最高管理者在公司處于決策和支配地位,并在SMS運(yùn)動(dòng)中起 ……（未完，全文共7304字，當(dāng)前僅顯示2565字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《航運(yùn)安全管理體系內(nèi)部審核探析》）