項目管理過程之進度控制

簡單說，進度控制就是比較實際狀態(tài)和計劃之間的差異，并作出必要的調(diào)整使項目向有利的方向發(fā)展。這其實也說明計劃和實際狀態(tài)之間總會存在一些差異，也就是“計劃跟不上變化”，有的人因此得出結(jié)論“計劃沒用”。那么，面對不斷變化的實際情況，計劃到底有沒有用？有什么用？
　　其實，沒有“計劃”便無從談“變化”，也就是說計劃只是一個基準(zhǔn)，它是對未來的“預(yù)測”，或者說計劃好象一個準(zhǔn)星，它指定的方向可以命中目標(biāo)，但在子彈飛行過程中會受各種因素影響，不能保證一定命中目標(biāo)。但可以肯定的是，沒有準(zhǔn)星命中的可能性會大大降低，因為你無法記錄偏差和修正彈道。工作中計劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果
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時最好要當(dāng)面溝通和確認(rèn)，并得到責(zé)任人的承諾。為了確保責(zé)任人真的理解了任務(wù)，可以在說明任務(wù)后讓責(zé)任人復(fù)述一遍，有意思的是一般你都會發(fā)現(xiàn)不符或遺漏。如果組織結(jié)構(gòu)不只一層，委派任務(wù)時還要向下“看一級”，即看看你的下級是否正確地將任務(wù)委派給了它的下級，實踐證明“看一級”對提高項目的控制力度非常有效。
　　任務(wù)委派完成后當(dāng)然就是執(zhí)行（）了。執(zhí)行過程中項目經(jīng)理及時溝通情況和交流進展，調(diào)度和協(xié)調(diào)資源，處理變更和應(yīng)付意外。這個過程說起來簡單，但實際做起來就難了，這里不多討論。
　　檢查（）可以在執(zhí)行過程中的檢查點進行，也可以在特地的時點進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當(dāng)前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會、周報、匯報；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外，交付物的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。
　　在正式檢查方法中，例會是一種非常簡單有效的方式。例會可以在周末召開，也可以在周一召開。個人建議周一好些，一是經(jīng)過周末可能事情又發(fā)生了變化，應(yīng)該在一起重新更新一下；二是不必讓大家周末就開始承受下周任務(wù)的壓力。召開例會應(yīng)注意以下幾點：
　　·例會以檢查和確認(rèn)為主。檢查任務(wù)完成了嗎？沒完成的原因是什么？需要多長時間才能完成？不要責(zé)備、埋怨或談項目計劃無關(guān)的事。
　　·在確認(rèn)了當(dāng)前狀態(tài)后，再討論該如何調(diào)整工作或計劃，并一定要落實到具體的行動方案上。
　　·對于需要確認(rèn)的問題，可以安排一系列只由相關(guān)人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些局部的話題。
　　·例會的結(jié)果要形成會議紀(jì)要或填寫周報。這些文件應(yīng)該保存，并可能作為下次會議的前提和依據(jù)。
　　為了檢查方便，在制定計劃時要注意任務(wù)的顆粒度要適中，即應(yīng)該盡量讓任務(wù)的工期小于檢查周期，這樣例會上可以比較確切地判斷任務(wù)的完成情況。例如，如果例會是每周一次，則任務(wù)工期最好小于周，這樣可以明確地判定一個任務(wù)是“完成”還是“沒完成”，而不會發(fā)生“哦，大概完成了……”這種情況。
　　檢查后如果發(fā)現(xiàn)“變化”就要行動（），如果項目出現(xiàn)延期的情況，常用的調(diào)整措施包括以下幾類：
　　·增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經(jīng)驗的人，一般這都會帶來成本的上升；
　　·減少產(chǎn)出：減少工作范圍或降低要求，當(dāng)然這需要征得客戶的同意；
　　·新的方法：采用新的方法和技術(shù)，但這可能 ……（未完，全文共2010字，當(dāng)前僅顯示1278字，請閱讀下面提示信息。收藏《項目管理過程之進度控制》）