淺談我廠oa系統(tǒng)存在問題及改進對策

目錄/提綱：……
一、oa系統(tǒng)中收發(fā)文管理存在問題及對策
（一）發(fā)文管理的現(xiàn)狀及需完善的方面
三是文件不用再印制，節(jié)省了大量的紙張、耗材等費用
三是已歸檔文件仍在發(fā)文界面上出現(xiàn)，程序設計不太合理
四是當前oa系統(tǒng)中檔案借閱流程不符合我廠檔案借閱常規(guī)，審批手續(xù)不全
二、oa系統(tǒng)中收文管理存在問題及對策
三、oa系統(tǒng)中郵件管理存在的問題及對策
……

　　淺談我廠oa系統(tǒng)存在問題及改進對策
　　我廠的辦公自動化系統(tǒng)（oa）自2001年7月份正式運行以來，至今已經3年多了。oa系統(tǒng)的運行，既保留了傳統(tǒng)的日常辦公程序，又改進了工作方法，在實際的應用中取得了一定的成效。但隨著社會的發(fā)展和管理理念的更新，oa系統(tǒng)不適應企業(yè)發(fā)展新形勢需要的弊端日益突出。
　　一、oa系統(tǒng)中收發(fā)文管理存在問題及對策。
　�。ㄒ唬┌l(fā)文管理的現(xiàn)狀及需完善的方面。
　　1、發(fā)文流程使用現(xiàn)狀。oa系統(tǒng)中收發(fā)文管理將過去的手工傳文上升為電子傳文。現(xiàn)在我廠的發(fā)文流程是起草、部門領導核稿、文字審核、
……（新文秘網http://120pk.cn省略419字，正式會員可完整閱讀）……　
標過程中，我部門在文件控制程序的會審過程中，發(fā)現(xiàn)了oa系統(tǒng)發(fā)文管理的不足，一是企業(yè)發(fā)文傳送到的用戶，流程無法進行用戶是否打開有關文件的跟蹤，文件管理人員也不知道文件送過去后，使用人員是否查看；二是沒有作廢文件標識或作廢文件專欄，作廢文件與現(xiàn)用文件無法分開，也無法在文件上加注作廢標識。三是已歸檔文件仍在發(fā)文界面上出現(xiàn)，程序設計不太合理。四是當前oa系統(tǒng)中檔案借閱流程不符合我廠檔案借閱常規(guī)，審批手續(xù)不全。對策：1、重新進行發(fā)文程序設計，增加文件閱知人員填寫意見欄，增加作廢文件識別標記或增加作廢文件項，可以將作廢的文件移到作廢文件項。2、檔案借閱擬定流程為：借閱人——本部門領導審核——廠辦審核——主管領導簽批——檔案員——借閱人
　　二、oa系統(tǒng)中收文管理存在問題及對策
　　oa系統(tǒng)中收文的管理基本能夠滿足現(xiàn)在文件運行的需要，收文的程序是：登記、擬定、送簽、傳送、傳閱、整理、歸檔7個環(huán)節(jié)，實際使用中存在的問題是：1、在進行收文登記時，無法將圖像類的文件直接引用，需要粘貼到word內才能使用，看的效果不如直接引用效果好。2、當收文處理到傳閱狀態(tài)時，文件管理人員按照領導指示送相關的廠領導閱示或閱辦時，辦理的廠領導可以有將文件直接刪除的權限，將此權限取消時，廠領導又無法辦理文件。
　　對策：按我廠工作需要，修改相關程序。
　　三、oa系統(tǒng)中郵件管理存在的問題及對策
　　我廠明確規(guī)定了在oa系統(tǒng)中的郵件用用途是：傳送用因工作需要的非正規(guī)材料。但是在應用中發(fā)現(xiàn)，有些郵件雖然沒有必要行文下發(fā)，但確屬重要的生產資料、工作方案等企業(yè)內部重要資料，但是郵件在傳送過程中，既沒有流程跟蹤，又無法長期保存（拆離保存時，將無法將領導指示一并保存）。因此，重要材料發(fā)郵件時無法實現(xiàn)痕跡管理。
　　對策：希望對郵件進行分類，可分為一般郵件或重要郵件。一般郵件不用進行流程跟蹤。重要郵件必須進行起草人登記、領導審核（可簽發(fā)意見）、二次整理、封發(fā)有關人員辦理，實現(xiàn)流程跟蹤，同時控制起草人權限，經領導批示后不得刪除。
　　oa系統(tǒng)也需要隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷完善，我廠自2002年2月份oa系統(tǒng)升級以來，基本流程一直保存到現(xiàn)在 ……（未完，全文共1850字，當前僅顯示1176字，請閱讀下面提示信息。收藏《淺談我廠oa系統(tǒng)存在問題及改進對策》）